FAQ

På denne side kan du finde en række svar på ofte stillede spørgsmål. Er dit spørgsmål ikke blandt spørgsmålene på denne side, er du velkommen til at skrive til Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen på statensindkob@modst.dk med dit spørgsmål.

Se de ofte stillede spørgsmål i det følgende.


1. Hvad er Statens Indkøbs aftaler?
Statens Indkøbs aftaler er en række aftaler, som statslige myndigheder er forpligtede til at benytte, når de køber de produkter og ydelser, der er dækket af disse koordinerede, statslige aftaler. Målsætningen med disse statslige indkøbsaftaler er at effektivisere statens indkøb. Det sker ved at standardisere, koordinere og forpligte de statslige institutioners indkøb. Læs mere om Statens Indkøbsprogram.


2. Hvem er kunden?
Kunden er alle statslige institutioner, der er omfattet af Cirkulære om indkøb i staten af 13. februar 2010. De statslige myndigheder er forpligtet til at benytte indkøbsaftalerne.

Derudover gives der fra fase til fase af indkøbsprogrammet adgang til, at kommuner, regioner og selvejende institutioner, Folketinget m.fl. frivilligt kan tilmelde sig visse aftaler og dermed blive kunde med ret til at bruge aftalerne.


  


3. Tager Moderniseringsstyrelsen imod henvendelser vedr. de statslige indkøbsaftaler?
Alle forespørgsler fra kunder på aftalerne (uanset om det er de forpligtede eller frivillige kunder) skal sendes til statensindkob@modst.dk.


4. Hvad betyder det, at kunderne er forpligtede?
Den enkelte rammekontrakt indebærer, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe de af rammekontrakten omfattede produkter og ydelser inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalerne dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for de pågældende områder. Det følger således af forpligtelsen, at de omfattede produkter og ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalerne, herunder ved brug af SKI’s aftaler.

Når et produkt eller en ydelse ikke er omfattet af indkøbsaftalerne, men det på aftalerne er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalerne således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på den pågældende indkøbsaftale.


5. Er de tilmeldte kommuner, regioner, selvejende institutioner m.fl. forpligtede til at anvende aftalerne og hvem forpligter de sig overfor?
Der er forskel på vilkårene for tilmelding til Statens Indkøbs aftaler før og efter 5. fase af Indkøbsprogrammet.

Ved tilmelding til de indkøbsaftaler, der er indgået før 5. fase af Indkøbsprogrammet, forpligtes den tilmeldte kommune/region/selvejende institution at indkøbe de af Rammekontrakten omfattede produkter og ydelser ved brug af Rammekontrakten frem til aftaleperioden udløber. Det vil sige, at kommunen/regionen/den selvejende institution ikke kan købe de omfattede produkter og tjenesteydelser på andre aftaler, herunder ved brug af SKI-rammekontrakter.

Hvis Statens Indkøb vælger at benytte sig af muligheden for at forlænge aftaleperioden, har den frivillige kunde mulighed for at vælge imellem at fortsætte eller træde ud af aftalen. Den frivillige kunde skal inden forlængelsesperiodens begyndelse overfor Moderniseringsstyrelsen tilkendegive, om kunden fortsat vil være omfattet af Rammekontrakten.

For indkøbsaftaler med tilmelding på forpligtende vilkår (dvs. før 5. fase) er den tilmeldte kundes forpligtelse til at anvende aftalerne alene en forpligtelse, som den frivillige kunde har i forhold til leverandøren. Det er således op til den tilmeldte frivillige kunde at fastlægge med leverandøren, hvordan forpligtelsen skal administreres.

Den frivillige kunde skal dog være opmærksom på, at udbudspligten ikke er afløftet for køb uden for aftalen eller for køb af produkter eller ydelser, der ikke er defineret på aftalen. Når dette køb sker, bør den frivillige kunde derfor vurdere, om købet er udbudspligtigt i henhold til udbudsreglerne.

Ved tilmelding til indkøbsaftaler fra og med 5. fase af Indkøbsprogrammet er det frivilligt for den tilmeldte kommune/region/selvejende institution at købe de af Rammekontrakten omfattede produkter og tjenesteydelser ved brug af Rammekontrakten. Den tilmeldte kunde er således ikke forpligtet til at købe de omfattede produkter og ydelser på Rammekontrakten, men alene berettiget hertil.


 


6. Vi skal købe et produkt eller en ydelse, der ikke er dækket af Statens Indkøbs aftaler?
Kunden kan købe produktet eller ydelsen hos en ekstern leverandør, hvis kunden ikke er forpligtet til at købe det på de statslige indkøbsaftaler.

Kunden skal dog være opmærksom på, at hvis indkøbet af samme produkt eller ydelse over en periode vil overstige visse beløbsstørrelser, så skal udbudsreglerne om annonceringspligt eller Udbudsdirektiverne følges.

Har SKI en aftale på området, kan kunden – hvis denne bliver kunde hos SKI - også købe produktet eller ydelsen her. En fordel ved at bruge SKI’s indkøbsaftaler med disse køb uden for Statens Indkøbs aftaler er, at udbudspligten efter udbudsreglerne er løftet. Hvis en statslig kunde køber disse varer eller ydelser jævnligt, og indkøbene når en vis størrelse, hører Statens Indkøb gerne om dette område.

Der gøres opmærksom på, at de statslige kunder for at kunne anvende visse af SKI’s rammeaftaler over for Moderniseringsstyrelsen skal dokumentere, at anskaffelsen ikke er omfattet af Statens Indkøbs aftaler. Læs mere om indberetning om indkøb på visse af SKI’s rammeaftaler her.


7. Hvordan foregår bestillingen?
Det er forskelligt fra aftale til aftale, hvordan bestillingen foregår. Læs om, hvordan du bestiller produkter eller ydelser på aftalerne under menupunktet Statens Indkøbs aftaler.


8. Hvad kan der købes på aftalerne?
Produkt og ydelsessortimentet fremgår af indkøbsaftalerne, sortimentsoversigter for de respektive aftaler og af e-katalogerne på DOIP og/eller leverandørernes bestillingssider.


9. Hvem kontakter vi med spørgsmål om det, der kan købes?
Du kan kontakte leverandørens kontaktpersoner eller kontaktcentre med spørgsmål til de enkelte aftaler. Se kontaktinformation til leverandørerne under Statens Indkøbs aftaler. Find herefter den pågældende indkøbsaftale og vælg "Kontakt leverandør".

 

 


10. Hvad gør vi, når varerne eller ydelserne er forsinket?
Det fremgår af Rammekontrakten og Kontraktbilag 6, Levering, i de enkelte aftaler, hvordan du forholder dig til forsinkelse på varer eller ydelser. Der er desuden skrevet en vejledning til alle indkøbsaftaler, hvor regler for levering mm. fremgår. Vejledningen og de relevante kontraktbilag findes under Statens Indkøbs aftaler.


11. Hvad gør vi, når vi ikke har modtaget alt, som vi har bestilt?
Det fremgår af Rammekontrakten og Kontraktbilag 6, Levering, i de enkelte aftaler, hvordan du forholder dig, hvis ikke hele bestillingen er blevet leveret, eller der er blevet leveret forkert. Der er desuden skrevet en vejledning til alle indkøbsaftaler, hvor regler for levering mm. fremgår. Vejledningen og de relevante kontraktbilag findes under Statens Indkøbs aftaler.


12. Hvad gør vi, hvis der er fejl eller mangler i det leverede?
Det fremgår af Rammekontrakten og Kontraktbilag 6, Levering, i de enkelte aftaler, hvordan du forholder dig til fejl eller mangler ved det leverede. Der er desuden skrevet en vejledning til alle indkøbsaftaler, hvor regler for levering mm. fremgår. Vejledningen og de relevante kontraktbilag findes under Statens Indkøbs aftaler.