Udbudsprocesser kan bidrage til videndeling og kompetenceløft

Som fælles videnscenter inden for indkøb og udbud i staten arbejder stærke fagspecialister og juridiske eksperter i Rådgivningsenheden – Statens indkøb hver dag for at fremme viden og kompetencer på indkøbsområdet i staten. Uanset om det drejer sig om hurtig sparring via vores hotline, eller om vi skal stå for hele udbudsprocessen, er det en af vores vigtigste opgaver at understøtte kompetenceopbygning på indkøbsområdet i staten.

Rådgivningsenheden tilbyder specialiseret rådgivning og ydelser inden for indkøb og udbud til jer, der sidder i ministerier, styrelser og statslige institutioner. Sparring og rådgivning sker i samarbejde med jer og så vidt muligt med læring og kompetenceudvikling for øje. Et tæt samarbejde i opgaveløsningen kan nemlig bidrage til opkvalificering af jeres indkøbs- og udbudsfaglige kompetencer. På den måde yder Rådgivningsenheden altså en form for hjælp til selvhjælp inden for udbud og indkøb.

Netop samarbejde og videndeling kendetegner det projekt, som Jenny Kingbo, der er økonomichef i Statsministeriet, fik bistand fra Rådgivningsenheden til. Statsministeriet stod for at skulle gennemføre et udbud af forplejning og kantinedrift, men ministeriet havde ikke de rette ressourcer til selv at gennemføre udbuddet. Derfor indgik ministeriet en aftale med Rådgivningsheden om bistand til projektet. Jenny Kingbo uddyber baggrunden for at indgå et samarbejde med Rådgivningsenheden:

”Vi er en lille organisation og har få medarbejdere at trække på i forhold til opgaver som udbud. Derfor skulle vi under alle omstændigheder ud og søge bistand til at gennemføre udbuddet. Vi så en mulighed for at søge bistand internt i staten, så giver det god mening at få hjælp til opgaven fra Rådgivningsenheden.”

Gennemførelse af udbud er en af de ydelser, som Rådgivningsenheden leverer mod særskilt betaling. Hvor stor del af opgaven, som Rådgivningsenheden skal levere, sker efter aftale med jer og i forhold til hvad jeres behov måtte være. I Statsministeriets tilfælde blev udbuddet gennemført i samarbejde med Rådgivningsenhedens specialister, som på baggrund af deres juridiske og kommercielle viden kunne stå for gennemførslen af udbuddet. Om det fortæller Jenny Kingbo:

”Rådgiverne var rigtigt gode til at få vores meget detaljerede ønsker og de særlige forhold formuleret i udbudsmaterialet. Vi havde selv svært ved at beskrive opgaven og lave en kravspecifikation, men fik rådgiverne hurtigt beskrevet, fx hvordan vi skulle lægge vægten mellem pris og kvalitet. Det lærte os, hvordan vi formulerer krav og får dem gjort egnede til at komme med i opgavebeskrivelsen. Vi fik også indsigt i, hvordan man håndterer alt det, der går ud over kontrakten. Her var det meget givtigt at have rådgiverne med, da de helt klart kunne foreslå de rigtige løsninger til at håndtere den slags udfordringer. Tilrettelæggelsen og håndteringen af forhandlinger foregik også super professionelt.”

Projektet blev samtidig Jenny Kingbos første udbud med forhandling, og samarbejdet var derfor en god mulighed for at tilegne sig ny viden og praktisk erfaring. Foruden at specialisterne fra Rådgivningsenheden havde fokus på effektiv konkurrence i udbuddet, understøttede udbudsprocessen også læring og faglig udvikling for Jenny. At kombinere læring med praktisk opgaveløsning giver en indsigt i den praktiske gennemførelse af et udbud, hvilket understreges af Jenny Kingbo:  

”Forløbet med Rådgivningsenheden har givet mig en indsigt i, hvordan man beskriver opgaven og formulerer krav i udbudsmaterialet. Rådgivernes håndtering af ansøgere og tilbudsgivere har også vist, hvordan man sikrer grundlaget for en effektiv og grundig forhandling.”

De tilbudsgivere som bød på udbuddet var også tilfredse med processen, fortæller Jenny:

”Det var et godt samarbejde, og de leverandører, der deltog, gav også udtryk for, at de følte sig meget godt behandlede. De lagde særligt vægt på, at udbudsmaterialet var let at forholde sig til, og at opgaven var klart formuleret. Så det var ikke bare os som ordregivere, der fandt, at vi havde nogle effektive og konstruktive forhandlinger. Det mente leverandørerne også. Faktisk sagde en af dem, at de aldrig før havde været med til et så veltilrettelagt udbud med forhandling.” 

Hvis I har et behov for sparring, rådgivning eller bistand til udbudsprojekter, er I velkomne til at kontakte Rådgivningsenheden med henblik på en uforpligtende snak eller et møde om, hvordan vi bedst kan hjælpe jer med at løse jeres udbuds- eller indkøbsfaglige opgaver.  

Rådgivningsenhedens ydelser

Vi tilbyder:

• Kortvarig sparring og juridisk rådgivning om jeres konkrete indkøb og udbud
• Gennemførelse af udbud fra A til Z
• Udlån af medarbejdere til gennemførelse af udbud
• Projektledelse ift. jeres udbud
• Deltagelse i netværk
• Undervisning og kursusafholdelse om indkøb og udbud