Hvordan får du som ordregiver den ”rigtige” leverandør?

Du bør stille krav til tilbudsgivernes økonomiske og faglige formåen med omtanke.

Offentlige ordregivere ønsker som regel, ganske fornuftigt, at handle med solide og kompetente leverandører. Der indgår derfor krav til tilbudsgivernes økonomiske og faglige formåen i mange udbud. Inden du som ordregiver indarbejder krav til tilbudsgivernes økonomiske og faglige formåen bør du dog starte med at minde dig selv om følgende:

• Er det overhovedet nødvendigt at stille krav til tilbudsgivernes økonomiske og faglige formåen?
• Stil kun krav til tilbudsgivernes formåen, som er relevante set i forhold til kontraktgenstanden.
• Stil krav, der også kan opfyldes af mindre virksomheder, og som sikrer et bredt konkurrencefelt.
• Bed kun om relevant og nødvendig dokumentation for opfyldelsen af kravene.
• Husk proportionalitetsprincippet!

Afvej hensyn inden du stiller krav

Når offentlige ordregivere gennemfører udbud er det med henblik på at få leveret den rigtige vare, tjenesteydelse eller bygge-/anlægsarbejde i rette kvalitet og til rette pris. En anden målsætning er at få den rette leverandør og samarbejdspartner, dvs. en virksomhed der kan levere og som ikke kommer i økonomiske vanskeligheder kort tid efter kontrakten er indgået.

Udbudsreglerne stiller værktøjer til rådighed, som gør det muligt for ordregivere at stille krav til tilbudsgivernes virksomhed, f.eks. krav om økonomisk og finansiel formåen (jf. udbudsloven § 140, stk. 1, nr. 2) samt krav om teknisk og faglig formåen (jf. udbudsloven § 140, stk. 1, nr. 3). Som i mange andre henseender i et udbud bør ordregiver dog kun bruge disse værktøjer efter grundige overvejelser.

Der er flere hensyn, som skal afvejes mod hinanden:

• Ordregivers behov for at sikre sig en solid og kompetent leverandør.
• Sikring af det bedst mulige konkurrencefelt i udbuddet.
• God adgang for små og mellemstore virksomheder (SMV’er) til at byde på offentlige leverancer/opgaver.
• Hensynet til at lette byrderne (og mindske de unødvendige transaktionsomkostninger) for alle tilbudsgivere.

Vores anbefalinger

De overvejelser ordregivere bør gøre sig, handler dels om udbuddets genstand: Hvor komplekst, driftskritisk og specielt/unikt er det, man ønsker at anskaffe? Dels om markedet: Er der mange store, mange små eller en blandet skare af leverandører, hvad kendetegner generelt set virksomhederne i dette marked og hvor stor en risiko vil det udgøre at skulle skifte leverandør i løbet af kontraktperioden?

Konkret anbefaler vi følgende:

• Leverancer med lav kompleksitet/lav risiko bør give anledning til helt at undlade krav til tilbudsgivernes formåen alternativt forholdsvis lempelige krav.
• Overvej konkret, hvilke krav det er relevant at stille: Ofte vil et krav om en eller flere referencer kunne sige mere om virksomhedens leveringsevne end et krav til en bestemt økonomisk soliditet.
• I markeder præget af både store og mindre/små leverandører bør man afpasse sine krav, så de mindre/små virksomheder har en reel chance for at opfylde kravene, enten på egen hånd eller fordi der er mulighed for at gå sammen med andre virksomheder.
• Undlad at bede tilbudsgiverne om dokumentation som enten ikke bruges konkret ved vurdering af tilbuddene eller som allerede findes offentligt tilgængelige.

Læs mere her

Kampagnen løber af stablen i uge 34, hvor vi blandt andet med opslag og en kort video på LinkedIn vil sprede budskabet.

Videoen kan ses her

Læs mere om kampagnen og de øvrige anbefalinger her