Statens fælles skabeloner

Rådgivningsenheden stiller skabeloner til rådighed for alle, der arbejder med indkøb i staten. Skabelonerne er dokumenter, hvor du selv tilpasser teksten til dit konkrete indkøb eller udbud.

Overvejelser om indkøb

Som statslig institution skal du overholde cirkulære om indkøb i staten (CIR1H nr. 9749 af 02/09/2019). Det betyder, at du indledningsvist skal gennemgå den statslige indkøbskaskade, i forhold til om dit indkøb er omfattet af en eksisterende rammeaftale. Hvis dit indkøb ikke kan foretages på en eksisterende aftale, er det kontraktværdien for dit indkøb, der har betydning for, hvilket regelsæt du skal foretage dit indkøb efter.

Har du behov for at blive guidet gennem overvejelserne inden et indkøb, kan du bruge vores digitale spørgeskema ”Overvejelser om indkøb”. Spørgeskemaet guider dig igennem overvejelserne i forhold til statens indkøbscirkulære. Hvis dit indkøb ikke kan foretages på en eksisterende rammeaftale, og værdien af dit indkøb er under tærskelværdierne, hjælper spørgeskemaet dig også med at foretage en vurdering af, om dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse.

Når du har udfyldt spørgeskemaet, får du udarbejdet et notat, som du kan downloade og gemme på din sag som dokumentation for de overvejelser, der ligger til grund for valg af indkøbsproces og leverandør, hvis indkøbet fx foretages på markedsmæssige vilkår.

Hent spørgeskemaet til overvejelser om indkøb (digital skabelon)

Indkøb under tærskelværdierne

Hvis dit indkøb ikke kan foretages på en eksisterende aftale, og kontraktværdien er under tærskelværdierne, kan du bruge vores digitale skabeloner til ”Indkøb under tærskelværdierne” til indkøb af varer og tjenesteydelser. I vores digitale skabelonløsning kan du danne betingelserne og aftaledokumenterne til brug for dit indkøb under tærskelværdierne.

Tilbudsindhentning

Anvendes ved indkøb uden klar grænseoverskridende interesse.

"Aftaledokumenter" omfatter kontrakt, rammeaftale og standardbetingelser. Derudover omfatter de miniudbudsbetingelser, leveranceaftale samt aftale til små indkøb, alt efter hvad du vælger i spørgeskemaet.

Hent spørgeskema til aftaledokumenter (digital skabelon)

”Opfordringsbrev til tilbudsindhentning” anvendes til at fastsætte rammerne for din tilbudsindhentning og indeholder bl.a. oplysninger om tidsplanen for tilbudsindhentningen, evalueringsmodel mv.

Hent spørgeskema til opfordringsbrev til tilbudsindhentning (digital skabelon)

Annoncering

Anvendes ved indkøb med klar grænseoverskridende interesse.

"Aftaledokumenter" omfatter kontrakt, rammeaftale og standardbetingelser. Derudover omfatter de miniudbudsbetingelser, leveranceaftale samt aftale til små indkøb, alt efter hvad du vælger i spørgeskemaet.

Hent spørgeskema til aftaledokumenter (digital skabelon)

”Annonceringsbetingelser” anvendes til at fastsætte rammerne for din annoncering og indeholder bl.a. oplysninger om tidsplanen for annonceringen, evalueringsmodel mv.

Hent spørgeskema til annonceringsbetingelser (digital skabelon)

Skabeloner i Word

Vi arbejder løbende på at digitalisere vores skabeloner. Følgende skabeloner hentes i Word-format og udfyldes manuelt.Skabelonerne kan både bruges ved en tilbudsindhentning og ved en annoncering.

Hent skabelon til opgavebeskrivelse

Hent skabelon til persondataunderretning

Hent skabelon til evalueringsnotat til indkøb under tærskelværdien

Hent skabelon til acceptbrev

Hent skabelon til afslagsbrev

Engelske Word-skabeloner til indkøb under tærskelværdierne:

Hent skabelon til annonceringsbetingelser - engelsk

Hent skabelon til erklæring om persondataunderretning - engelsk

Som statslig institution skal du overholde cirkulære om indkøb i staten (CIR1H nr. 9749 af 02/09/2019). Det betyder, at du indledningsvist, selvom værdien af dit indkøb er over tærskelværdien for et EU-udbud, skal overveje den statslige indkøbskaskade, i forhold til om dit indkøb skal foretages på en eksisterende rammeaftale. Hvis dit indkøb ikke kan foretages på en eksisterende aftale, og værdien af dit indkøb er over tærskelværdierne for et EU-udbud, kan du bruges vores skabeloner til at generere dit udbudsmateriale.

Digitale skabeloner:

Udbudsmateriale, aftaledokumenter og tro- og loveerklæringen vedr. EU’s sanktioner mod Rusland genererer du i vores digitale skabelonløsning ved at klikke på linket. Du kan vælge at få dem genereret på dansk og/eller engelsk. De øvrige dokumenter, som løbende vil blive digitaliseret, hentes på nuværende tidspunkt i Word-format og udfyldes manuelt.

"Udbudsmaterialet" omfatter offentligt udbud, begrænset udbud og udbud med forhandling. Derudover omfatter det prækvalifikationsbetingelser, tekst til udbudsbekendtgørelsen, skabelon til tilbudsgivers identifikation af risiko- og omkostningsfaktorer samt til persondataunderretning, alt efter hvad du vælger i spørgeskemaet.

Hent skabelon til udbudsmateriale (digital skabelon)

"Aftaledokumenter" omfatter kontrakt, rammeaftale og standardbetingelser. Derudover omfatter de miniudbudsbetingelser, leveranceaftale samt aftale til små indkøb, alt efter hvad du vælger i spørgeskemaet.

Hent skabelon til aftaledokumenter (digital skabelon)

Den 8. april 2022 offentliggjorde EU ved forordning 2022/576 (som medfører ændringer til forordning nr. 833/2014) en femte pakke af sanktioner mod Rusland. De nye sanktioner betyder blandt andet, at ordregivere i EU ikke må tildele offentlige kontrakter eller koncessionskontrakter til økonomiske aktører i eller med forbindelse til Rusland, eller videreføre offentlige kontrakter med disse økonomiske aktører efter d. 10. oktober 2022. Forbuddet gælder kun for offentlige kontrakter over tærskelværdierne.

Som dokumentation for, at en virksomhed ikke er omfattet af forordningen, har vi udarbejdet en tro- og loveerklæring, som både kan bruges ved udbud og ved allerede indgåede kontrakter eller rammeaftaler.

Hent skabelon til tro- og loveerklæring til indhentning af dokumentation for ikke at være omfattet af EU’s sanktioner mod Rusland

Word-skabeloner

Udvælgelse:

Hent skabelon til udvælgelsesnotat - Prækvalifikation

Hent skabelon til opfordringsbrev - Prækvalifikation

Hent skabelon til afslagsbrev - Prækvalifikation

Tilbudsevaluering:

Hent skabelon til evalueringsnotat

Hent skabelon til acceptbrev

Hent skabelon til afslagsbrev

Hent skabelon til afslag til ukonditionsmæssige tilbudsgivere

Hent skabelon til anmodning om berigtigelse eller supplerende oplysninger

Indhentelse af dokumentation:

Hent skabelon til brev til indhentning af dokumentation

Hent skabelon til brev til indhentning af dokumentation fra virksomheder uden for EU

Hent skabelon til støtteerklæring

Hent skabelon til tro- og loveerklæring til indhentning af dokumentation for ikke at være omfattet af EU’s sanktioner mod Rusland

Her finder du skabeloner til breve, som kan du kan bruge til behandlingen af aktindsigtsanmodninger i udbudssager.

Skabelonerne henviser til reglerne i offentlighedsloven. Hvis aktindsigtsanmodningen drejer sig miljøoplysninger, skal afgørelsen træffes efter lov om aktindsigt i miljøoplysninger (miljøoplysningsloven) og 1985-offentlighedsloven. I de tilfælde kan Rådgivningsenhedens skabeloner ikke anvendes uden tilpasning.

Hent skabelon til afgørelse - Helt eller delvist afslag

Hent bilag til afgørelse

Hent skabelon til fristudsættelsesbrev

Hent skabelon til afgørelse - Fuld imødekommelse

Hent skabelon til høringsbrev

Hent skabelon til orientering om videresendelse af klage

Hent skabelon til partshøring

 

Hvis du ønsker at foretage en ændring af en indgået kontrakt eller rammeaftale, skal du være opmærksom på, om det er muligt at foretage den ønskede ændring efter bestemmelserne i udbudsloven. Derefter skal leverandøren acceptere dit ændringsønske.

Når du skal vurdere, om du kan foretage den ønskede ændring, kan du bruge dette spørgeskema, som guider dig gennem ændringsbestemmelserne i udbudsloven og de vurderinger, som du skal foretage. Spørgeskemaet gennemgår hver enkelt ændringsbestemmelse for sig, og hvilke vurderinger du skal foretage, i forhold til om din ændring kan foretages efter den konkrete bestemmelse.

Hvis du allerede har vurderet at ændringen sker i medfør af aftalen, grundet en lovlig ændringsklausul jf. udbudslovens § 179, behøver du ikke anvende skabelonen. I dette tilfælde kan du nøjes med at lave en allonge.

Når du har udfyldt spørgeskemaet, kan du downloade og gemme notatet, der bliver dannet, som dokumentation for din vurdering af hvorvidt du kan foretage ændringen.

Vi arbejder løbende på at udvikle nye skabeloner. Har du forslag til nye, eller mangler du en i oversigten, er du velkommen til at kontakte os via vores kontraktmodul eller ringe til vores hotline 30 35 28 18.

Rådgivningsenheden har udarbejdet skabelonerne, men du er selv ansvarlig for at få dem udfyldt korrekt.