Spørgsmål og svar

Det afhænger af en konkret vurdering, om en arbejdsklausul skal sanktioneres med bod. Bodens størrelse skal balancere hensynet til en effektiv sanktion med en præventiv virkning og proportionalitet i forhold til kontraktens genstand og overtrædelsens karakter.

Cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014 pålægger alle statslige myndigheder at bruge arbejdsklausuler i kontraktforhold. Det skal fremgå af klausulen, hvilke konsekvenser det har, hvis den ikke overholdes. Dog er det ikke et krav, at manglende overholdelse skal sanktioneres med bod. Det afhænger af en konkret vurdering af risikoen, om klausulen skal indeholde en bod, hvilken størrelse den skal have, og om der skal være forskellige sanktioner alt efter overtrædelsernes karakter.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, arbejdsklausulen fastsætter krav om, at leverandørens medarbejdere ikke må modtage ringere vilkår end den pågældende kollektive overenskomst fastsætter. Arbejdsklausulen gælder dog kun for de medarbejdere, der arbejder på den pågældende kontrakt og udfører arbejdet i Danmark.

Læs den fulde besvarelse her

Du kan tilgå Rådgivningsenhedens standardkontrakt her

Det afgørende for, om værdien af indkøbene skal beregnes samlet (på tværs af koncernen) eller individuelt er, om det er de enkelte styrelser, der er ansvarlige for indkøbene, eller om dette ansvar ligger hos koncernfunktionen.
Udgangspunktet i udbudsloven er, at man skal se på hele myndighedens forbrug, når kontraktværdien skal beregnes.

Der findes dog særlige regler for decentrale enheder, så de ikke behøver at blive medtaget i den samlede beregning af hele myndighedens forbrug, hvis de selv er ansvarlige for deres indkøb. Hvis ansvaret for indkøbet derimod ligger hos koncernfunktionen, skal værdien beregnes samlet, uanset om de enkelte institutioner selv er ansvarlige for finansiering af indkøbet.

Læs den fulde besvarelse her

Du kan som ordregiver kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere dokumenterer deres tekniske og faglige formåen ved en referenceliste. Det fremgår af udbudslovens § 155, nr. 2, at referencerne skal være udført. Det er dog ikke ensbetydende med, at hele den kontrakt eller rammeaftale, som referencen angår, skal være afsluttet.

Læs den fulde besvarelse her

Nej, der må ikke vedlægges bilag til et ESPD. De relevante oplysninger skal fremgå direkte af ESPD’et.

Læs den fulde besvarelse her

Du kan læse mere om dokumentation for oplysninger i ESPD’et i Rådgivningsenheden vejledning ”Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse”.

Som udgangspunkt kan man som ordregiver indledningsvist kun kræve et ESPD og dermed ikke forlange, at tilbudsgiverne skal fremlægge fuld dokumentation sammen med tilbuddene.

Det følger af udbudsloven, at en ordregiver skal indhente foreløbig dokumentation via det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) under udbuddet. Som udgangspunkt er det alene vinderen af kontrakten, der skal fremlægge den endelige og fulde dokumentation. Ordregiveren kan derfor som udgangspunkt ikke afvise tilbud som ukonditionsmæssige på baggrund af mangel på endelig dokumentation for tilbudsgiverens egnethed.

Ordregiveren kan kun stille krav om fremlæggelse af endelig og fuld dokumentation sammen med tilbuddene, hvis det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, en udenlandsk virksomheds notarpåtegnede egen-erklæringer kan anses som gyldig dokumentation for indholdet af ESPD’et.

 Læs den fulde besvarelse her

Det afhænger af, hvilke oplysninger du har efterspurgt i ESPD’et.

Læs den fulde besvarelse her

Læs mere i Rådgivningsenhedens vejledning: Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse (pdf)

Udbudsreglerne fastslår, at der før kontrakttildeling skal fremlægges dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Samme bestemmelse fastslår, at ordregiveren skal fastsætte en passende tidsfrist for tilbudsgiveren til at fremlægge dokumentationen.
Ifølge lovbemærkningerne til § 151 skal ordregiver udelukke en tilbudsgiver, der ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af en passende fastsat tidsfrist.

Læs den fulde besvarelse her

Læs mere i Rådgivningsenhedens vejledning: Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse (pdf)

Ja, ved brugen af en ”hasteprocedure” for et offentligt udbud kan der indhentes dokumentation i løbet af udbudsprocessen, eller dokumentationen kan afleveres i forbindelse med tilbuddet.

Se den fulde besvarelse her

Se nærmere om tidspunktet for indhentelse af dokumentation i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat ”Gennemgang af reglerne om dokumentation”, afsnit 5.2

Det korte svar er, at ansøger eller tilbudsgiver skal have 6 fulde dage til at forholde sig til oplysningerne.

Læs den fulde besvarelse her

Udgangspunktet er, at en ordregiver senest 6 dage før udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning eller tilbud skal meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og supplerende dokumenter, jf. udbudslovens § 134. Hvis dette sker mindre end 6 dage før fristen, skal du som ordregiver forlænge fristen, jf. udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.

Læs den fulde besvarelse her

Det er generelt ikke en god ide at gennemføre udbud, hvor for eksempel ansøgningsfasen eller tilbudsfasen ligger henover sommerferien/industriferien, da medarbejderne i de virksomheder, der skal afgive ansøgning eller tilbud, også holder ferie.

Læs den fulde besvarelse her

Nej, ordregiver kan ikke begrænse ansøgers eller tilbudsgivers ret til at stille spørgsmål til et aktuelt udbud. Du har som ordregiver i medfør af forvaltningsloven pligt til at svare på henvendelser fra ansøgere eller tilbudsgivere. 

Læs den fulde besvarelse her

Når du modtager ansøgninger og tilbud fra virksomheder i lande uden for EU/EØS, skal du som overvejende hovedregel behandle dem på samme måde, som du behandler ansøgninger og tilbud fra virksomheder inden for EU/EØS.

Der findes i udbudsloven et forbud mod forskelsbehandling på baggrund af nationalitet, som slår fast, at du ikke må give danske ansøgere og tilbudsgivere en mindre gunstig behandling end aktører fra udlandet og omvendt. Dette forbud gælder også i forhold til aktører fra lande uden for EU/EØS, hvis det følger af internationale forpligtelser, der påhviler Danmark eller EU.

Det vigtigste at vide i forhold til overholdelse af disse forpligtelser er, at Danmark igennem EU har tiltrådt og dermed skal overholde WTO-aftalen om offentlige udbud GPA ("Government Procurement Agreement"). GPA-aftalen bygger på et gensidighedsprincip, hvor de tiltrædende stater åbner deres offentlige indkøb for andre tiltrædende stater.

Læs den fulde besvarelse her

Når du skal sammensætte arbejdsgruppen for dit udbud, er det vigtigt for udbuddets succes, at du sikrer, at der er de rigtige roller og kompetencer til stede i projektet. Nedenfor vil vi gennemgå vigtigheden af tre forskellige roller, som Rådgivningsenheden anbefaler indgår i et udbud.

Læs den fulde besvarelse

Udbudsloven lægger ikke hindringer i vejen for at hjemtage ydelser, som tidligere har været løst af private virksomheder.

Det følger af udbudsloven, at ydelser, som løses internt i en organisation, ikke er udbudspligtige efter udbudslovens regler. Statslige myndigheder er dog forpligtede til løbende at vurdere samt udbyde opgaver, som kan løses af eksterne virksomheder.

Læs den fulde besvarelse her

Klagenævnet for Udbud har ikke kompetence til at behandle sager om indkøb under EU-tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse. De indkøb er alene være omfattet af almindelige forvaltningsretlige principper.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, ordregivere har en forholdsvis vid adgang til at annullere tilbudsindhentninger. Annullationen må dog ikke være i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination – eller bygge på et usagligt formål.

Læs den fulde besvarelse her

Det korte svar er, at når en dansk ordregiver skal foretage et indkøb, er ordregiveren forpligtet til at vurdere om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse, selvom kontrakten skal udføres uden for EU.

Det forhold, at kontrakten skal udføres i et tredjeland, er ikke i sig selv tilstrækkeligt til, at kontrakten ikke kan anses for at have en klar grænseoverskridende interesse. Der skal således foretages en konkret vurdering af, om virksomheder inden for EU vil have en interesse i at byde på kontrakten.

Læs den fulde besvarelse her

Nej, opgaver, som en statslig myndighed udfører for en anden, er ikke underlagt udbudsreglerne.

Staten betragtes som en enhed i udbudsretlig forstand i henhold til lovbemærkninger til udbudsloven. Der er således ikke udbudspligt, når staten løser opgaver for ”sig selv” både inden for ét ressortområde, men også på tværs af ressortområderne. Det er imidlertid ikke efterprøvet i retspraksis.

Læs den fulde besvarelse her

Rådgivningsenheden har fået et spørgsmål om hvorvidt, det kan udgøre et problem i forhold til inhabilitet. Når en ansat hos en ordregiver, som har været med til at kravspecificere en opgave, og efterfølgende skal være med til at evaluere tilbud, er ægtefælle til en medarbejder hos én af tilbudsgiverne. Kan inhabiliteten afhjælpes for eksempel ved at personen udelukkes fra tilbudsevalueringen på det omhandlende tilbud, men er med til at vurdere de øvrige tilbud?

Det kan være et problem, at der er en nær familiær tilknytning mellem en ansat hos en tilbudsgiver og en ansat hos ordregiver. Den mest sikre måde at håndtere udfordringen på er at sikre, at den ansatte hos ordregiver ikke deltager i udbudsproceduren, hverken i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikation eller ved evalueringen af ansøgninger eller tilbud. Om et så omfattende tiltag er nødvendigt, beror dog på en konkret vurdering af situationen og de pågældende personers roller og involvering i udbuds- og tilbudsprocessen.

Læs den fulde besvarelse her

En udbudsbekendtgørelse blev offentliggjort i EU-Tidende den 20. januar 2022 tidligt på dagen, men der blev først givet elektronisk adgang til udbudsmaterialet via et udbudssystemet senere på dagen kl. 23.50. Er det korrekt, eller skulle udbudsmaterialet være tilgængeligt på tidspunktet for offentliggørelsen i EU-Tidende?

En ordregiver må gerne offentliggøre et udbud i EU-Tidende uden at give adgang til udbudsmaterialet på samme tid, bare det sker på datoen for offentliggørelsen.

Udbudslovens § 132, stk. 1, bestemmer, at en ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen i den Europæiske Unions Tidende.

Regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter er fastsat i Tidsfristforordningen fra 1971, som bl.a. har til formål at sikre at Rådets og Kommissionens retsakter fortolkes ensartet.

Se Tidsfristforordningen på EU-Lex (eur-lex.europa.eu)

Af forordningens artikel 5, punkt 2 fastsættes følgende:

Når en handling til gennemførelse af en af Rådets eller Kommissionens retsakter kan eller skal foretages på en bestemt dato, kan eller skal handlingen foretages mellem begyndelsen af den første time og udgangen af den sidste time på den dag, der svarer til den nævnte dato.

Handlingen ”at give adgangen til udbudsmaterialet” skal således ske på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen inden udgangen af den sidste time på dagen. Adgang til udbudsmaterialet kl. 23:50 den 20. januar 2022 er således rettidig.

Af lovbemærkningerne til § 132 fremgår tilsvarende, at adgang til udbudsmaterialet skal gives "samme dato, som udbudsbekendtgørelsen offentliggøres", hvilket således skal forstås som inden dagens udgang.
Udbudsmaterialet må dog allerede offentliggøres via udbudssystemet 48 timer efter at ordregiveren har modtaget bekræftelse fra EU’s publikationskontor om modtagelsen af bekendtgørelsen, jf. udbudslovens § 130, stk. 2.

Rådgivningsenheden er alene tænkt som et alternativ til en ekstern rådgivning og sparring, som de statslige enheder benytter sig af fra eksterne konsulenter og advokathuse.

Læs den fulde besvarelse her

Begrænsningen i rammeaftalers løbetid på fire år i udbudslovens § 95, stk. 2, gælder som udgangspunkt ikke for rammeaftaler, der er omfattet af reglerne om light-regimet i udbudslovens afsnit III.

Varigheden af sådanne rammeaftaler skal fastsættes ud fra saglige hensyn i overensstemmelse med de EU-retlige principper i udbudslovens § 2 – særligt med proportionalitetsprincippet for øje.

En rammeaftale, der indgås efter reglerne om light-regimet, kan derfor godt have en løbetid, som er længere end fire år. Den bør dog ikke have en ubegrænset varighed. Den konkrete varighed skal fastsættes sagligt ud fra en vurdering af kontraktens genstand.

Læs den fulde besvarelse her

Som ordregiver skal man, jf. udbudslovens § 171, hurtigst muligt og samtidigt underrette alle berørte tilbudsgivere skriftligt om, hvilke beslutninger ordregiveren har truffet ved tildeling af rammeaftaler.

Dette betyder, at forbigåede tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud men ikke tildeles en rammeaftale, skal underrettes om det vindende tilbuds karakteristika og de relative fordele, i relation til de enkelte underkriterier og delkriterier.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, ordregiver kan fastsætte en standstill-periode, der er længere end den obligatoriske periode på 10 dage, eller efterfølgende inden udløbet af den obligatoriske periode forlænge perioden ved at meddele det til de berørte ansøgere eller tilbudsgivere.

Læs den fulde besvarelse her

Det er generelt ikke en god idé at afholde standstill-perioden henover din ferie. Du eller din kollega skal som ansvarlige for udbuddet være forberedte på at håndtere henvendelser i standstill-perioden. Det gælder selv, hvis du ligger standstill-perioden henover din ferie.

Læs den fulde besvarelse her

En ordregiver skal underrette alle berørte ansøgere og tilbudsgivere om en tildelingsbeslutning, jf. udbudslovens § 171, stk. 1, nr. 3. Det er derfor vigtigt at have styr på, hvem der er en ”berørt” ansøger eller tilbudsgiver.

Berørte ansøgere og tilbudsgivere er følgende:

1)       Virksomheder, der har søgt om prækvalifikation, men ikke blev prækvalificeret, hvis de endnu ikke er endeligt udelukket, dvs. de ikke længere kan blive genstand for en klageprocedure

2)      Ansøgere, der er prækvalificerede men ikke afgav tilbud.

3)      Samtlige tilbudsgivere. 

Glemmer en ordregiver at underrette en berørt ansøger eller tilbudsgiver, hindrer dette ikke i alle tilfælde, at standstill-perioden begynder at løbe med den konsekvens, at kontrakten indgås i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 17, stk. 1, nr. 2. I en kendelse af 14. december 2011 tog Klagenævnet for Udbud stilling til virkningen af, at en prækvalificeret ansøger, der ikke afgav tilbud, ikke blev underrettet om tildelingsbeslutningen. I den situation fandt klagenævnet, at standstill-perioden begyndte at løbe fra underretningen om tildelingsbeslutningen (af de andre berørte), og at to rammeaftaler derfor ikke var indgået i standstill-perioden, uanset den fejlagtige undladelse af at underrette den pågældende. Konsekvensen blev i den pågældende sag, at der ikke var nogen reel konsekvens af den fejlagtig undladelse af underretning. Det fremhæves, at andre situationer kan føre til andre resultater, og at der under alle omstændigheder er grund til at du er omhyggelig med at få foretaget underretninger til alle de berørte.

Derfor vil vi, uanset kendelsen også altid anbefale, at du er opmærksom på de krav, der følger af udbudslovens § 171 om underretningers indhold, så klager om utilstrækkelig underretning helt kan undgås.

Ønsker du at lade tilbudsgivernes faglige kompetencer indgår tilbudsevalueringen, kan de udformes som et underkriterium, blot de formuleres i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Derudover er der en række overvejelser, du med fordel kan gøre dig, så de tilbudte kompetencer matcher dit behov. Din kontrakt skal også indeholde en bestemmelse, hvor du sikrer dig, at de tilbudte kompetencer varetager opgaveløsningen i hele kontraktperioden.

Læs den fulde besvarelse her

Gå til Rådgivningsenhedens digitale skabeloner

Det korte svar er ja. Hvis der kun findes én leverandør på markedet, der af tekniske årsager kan løse opgaven, kan du anvende proceduren udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse i henhold til udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Men du skal kunne dokumentere, at de særlige betingelser er til stede.

Læs den fulde besvarelse her

Er der ved et udbud med en udvælgelsesfase, fx begrænset udbud, flere ansøgere end antallet af ansøgere, som ordregiveren vil opfordre til at afgive tilbud, skal ordregiveren foretage udvælgelsen blandt de ansøgere, som opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed og som ikke er udelukkede.

Læs den fulde besvarelse her

I kan, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. 2, overgå til udbud med forhandling, når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud.

Læs den fulde besvarelse her

Det korte svar er, at udgangspunktet er, at du som ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende. Det betyder, at det samlede udbudsmateriale skal være udarbejdet forud for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende.

I særlige situationer kan ordregiver dog undlade at offentliggøre dele af udbudsmaterialet, hvis det sker på grund af udbudsmaterialets særlige karakter eller fortrolighed.

Læs den fulde besvarelse her

Det korte svar:

Kontrakter vedrørende forsknings- og udviklingsydelser er kun omfattet af udbudsloven, når 1) udbyttet af ydelsen udelukkende tilhører ordregiveren til brug for egen virksomhed, og 2) ydelsen fuldt ud betales af ordregiveren, jf. udbudsloven § 22.

Forsknings- og udviklingsydelser beskrives i udbudsloven ved en række CPV-koder. Men afgørende er, om den ydelse, du skal indkøbe, kan betragtes som en egentlig forsknings- og udviklingsopgave, som kan undtages loven, hvis ovenstående to betingelser ikke er opfyldt.

Du skal som ordregiver altid foretage en konkret vurdering af, om ydelsen angår forskning og udvikling, og ikke har karakter af fx konsulentbistand. Det forhold, at opgaven skal udføres af en forskningsinstitution medfører ikke i sig selv, at der er tale om en forsknings- og udviklingsydelse.

Læs den fulde besvarelse her