Spørgsmål og svar: Skal beregning af kontraktværdi for indkøb ske samlet eller individuelt pr. institution, hvis de foretages af en koncernfunktion, men finansieres af de enkelte institutioner?

Det afgørende for, om værdien af indkøbene skal beregnes samlet (på tværs af koncernen) eller individuelt er, om det er de enkelte styrelser, der er ansvarlige for indkøbene, eller om dette ansvar ligger hos koncernfunktionen.

Udgangspunktet i udbudsloven er, at man skal se på hele myndighedens forbrug, når kontraktværdien skal beregnes. Der findes dog nogle særlige regler for decentrale enheder, hvor disse enheder ikke behøver at medtages i den samlede beregning af hele myndighedens forbrug, hvis de selv er ansvarlige for deres indkøb jf. udbudslovens § 31, stk. 2.

Det følger af udbudslovens § 31, stk. 3, at en enhed selv er ansvarlig for sine indkøb, når enheden:

• selv står for gennemførelse af udbudsforretningen, og selv træffer beslutning om indkøbet,
• har selvstændigt budget for det pågældende udbud og selv afslutter og finansierer kontrakten, og
• den decentrale enhed ikke benytter myndighedens eksisterende indkøbsaftaler på det konkrete område.

Såfremt institutionerne ikke selv gennemfører indkøbene og træffer beslutninger i forbindelse hermed, kan deres indkøb ikke anses for at være omfattet af reglerne for decentrale enheder. Hvis denne funktionen varetages af en samlet koncernfunktion, skal værdien af de enkelte indkøb beregnes samlet, selvom indkøbene finansieres af de enkelte institutioner.

Er den samlede værdi af indkøbene over den relevante tærskelværdi i udbudsloven, skal opgaverne udbydes i EU-udbud efter udbudslovens afsnit II. Hvis der er tale om løbende opgaver kan det være hensigtsmæssigt at udbyde en rammeaftale.
 
Hvis den enkelte institution vælger ikke at bruge en eventuel rammeaftale på området, er ydelsen fortsat udbudspligtig for den enkelte institution i forhold til koncernens samlede forbrug, da institutionen ikke selv kan betragtes som en decentral enhed jf. ovenfor. Institutionen vil derfor være forpligtet til at gennemføre et EU-udbud efter udbudslovens afsnit II, selvom institutionens eget forbrug er under den relevante tærskelværdi.