Faglige artikler

Rådgivningsenheden udgiver løbende faglige artikler og guides, som vi vurderer har generel interesse. Har du forslag til emner, vi skal belyse, så kontakt os gerne.

Denne artikel er del 2 i Rådgivningsenhedens serie om indkøb under tærskelværdierne. I denne artikel kan du læse om, hvilke regler du skal følge, når du skal annoncere dit indkøb, det praktiske vedrørende annonceringsproceduren samt hvilke redskaber, du kan gøre brug af. 

Læs del 1: Introduktion til indkøb under tærskelværdien: Hvordan foretager du dit indkøb?

Når du har vurderet, at dit indkøb er under tærskelværdien, og at det har en klar grænseoverskridende interesse, er du forpligtet til at annoncere indkøbet. Det betyder, at du skal offentliggøre en annonce med oplysninger om indkøbet, så alle interesserede virksomheder kan afgive et tilbud eller tilkendegive deres interesse for at deltage i processen. Ved en annoncering har du i modsætning til et EU-udbud stor frihed til at fastlægge selve proceduren for indkøbet. 

Hvilke regler gælder for annonceringen?

Når du som ordregiver skal indkøbe varer eller tjenesteydelser, som virksomheder i andre EU-medlemsstater har interesse i at levere, skal du sørge for at overholde de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet samt forbud mod nationalitetsdiskrimination. Den procedure, som du fastlægger, skal derfor være i overensstemmelse med disse principper. Det betyder, at du for eksempel ikke kan kræve, at kontrakten skal udføres af dansk arbejdskraft, da det vil være i strid med forbuddet mod nationalitetsdiskrimination. Du kan dog godt stille krav om dansktalende personale, hvis det er begrundet i dine saglige behov.

De nærmere regler om annoncering fremgår af udbudslovens afsnit IV. Derudover fastlægger Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse reglerne for, hvor du skal annoncere indkøbene.

Hvor skal annonceringen finde sted?

Værdien af dit indkøb er afgørende for, hvor du skal offentliggøre annoncen vedrørende indkøbet. Hvis indkøbets værdi overstiger 100.000 kr. (ekskl. moms), skal annoncering ske på udbud.dk.

Hvis indkøbets værdi er 100.000 kr. (ekskl. moms) eller lavere, har du ikke pligt til at annoncere på udbud.dk, men kan offentliggøre annoncen der, hvor du finder det relevant. Det kan for eksempel være på din institutions hjemmeside eller på udbud.dk. Du skal for sådanne annoncer sikre, at der er tilstrækkelig gennemsigtighed om annoncen, således at virksomheder i andre EU-medlemsstater kan få adgang hertil.

I modsætning til et udbud efter udbudslovens afsnit II, er du ikke forpligtet til at anvende elektroniske kommunikationsmidler, når du foretager en annoncering. Det betyder, at du ikke behøver at bruge et elektronisk udbudssystem, som for eksempel Ethics, EU-Supply eller iBinder, til din annonce. Du kan vælge at bruge et udbudssystem, som interagerer med udbud.dk, men du kan også vælge at offentliggøre annoncen inklusiv alt materiale direkte på udbud.dk, og kommunikere med tilbudsgiverne via for eksempel mail. Det gælder både for indkøb over og under 100.000 kr.

Som statslig institution kan du frit og uden ekstra beregning benytte ETHICS til at foretage din annoncering med integration til udbud.dk.

Læs mere om muligheden for at benytte ETHICS

Hvad skal annonceringen indeholde?

Der er stor frihed til at tilrettelægge proceduren og fremgangsmåden for din annoncering. Du kan vælge at tilrettelægge proceduren i lighed med en af procedurerne for EU-udbud, som for eksempel offentligt udbud, hvor alle interesserede virksomheder har mulighed for at afgive et tilbud, eller et begrænset udbud, hvor kun udvalgte virksomheder kan afgive et tilbud. Det sidstnævnte kan være en fordel, hvis du forventer en stor interesse for indkøbet.

Du kan dog også fastlægge din egen procedure, som for eksempel minder om et offentligt udbud, men med mulighed for efterfølgende forhandlinger.

Husk, at du ikke kan foretage grundlæggende ændringer af din procedure, når du først har offentliggjort materialet. Hvis du for eksempel ønsker at kunne forhandle, skal denne mulighed fremgå fra starten.

Annonceringsmaterialet

Du skal udarbejde et annonceringsmateriale, som sætter potentielle tilbudsgivere i stand til at vurdere, om det annoncerede indkøb har interesse for dem, og hvorvidt de ønsker at afgive et tilbud. Det vil altid være en konkret vurdering, hvor detaljeret dit annonceringsmateriale skal være for at opnå dette formål.

Dit annonceringsmateriale bør som minimum indeholde følgende:

  • Ordregivers kontaktoplysninger
  • Beskrivelse af ydelsen
  • Beskrivelse af annonceringsproceduren
  • Eventuelle egnethedskrav
  • Kriterier for tildeling
  • Frister
  • Aftalegrundlag

Såfremt du vælger en procedure med en udvælgelse, skal dit materiale også indeholde de kriterier, som udvælgelsen vil ske på baggrund af.  Hvis du vælger en procedure med udvælgelse, behøver du ikke at offentliggøre det fulde annonceringsmateriale, men kan vælge at offentliggøre en kortfattet annonce på baggrund af hvilken, interesserede virksomheder kan tilkendegive sin interesse. Du kan så efterfølgende sende materiale til brug for tilbudsafgivelsen alene til de udvalgte virksomheder.

Beskrivelse af ydelsen

Det er ikke et krav, at du udarbejder en detaljeret beskrivelse af den vare eller ydelse, du ønsker at købe ved for eksempel at lave en detaljeret kravspecifikation. Din beskrivelse skal dog fastlægge indkøbets centrale elementer, herunder de centrale mindstekrav. Du kan også beskrive ydelsen ved at afholde en besigtigelse, vedlægge fotos eller lignende, så længe den valgte fremgangsmåde er tilstrækkelig til at identificere indkøbet. Hvis indkøbet for eksempel vedrører reparation af en maskine, kan besigtigelse af maskinen være tilstrækkelig beskrivelse af ydelsen. Det vil afhænge af den konkrete situation, om indkøbet bedst identificeres ved en skriftlig beskrivelse eller ved besigtigelse, fotos og lignende eller en kombination heraf.

Du kan frit fastlægge krav og ønsker til indkøbet ud fra jeres saglige behov. Du må dog ikke stille krav, som begrænser konkurrencen, uden at det er behørigt begrundet heri. Du kan for eksempel ikke stille krav, som favoriserer de lokale leverandører eller jeres tidligere leverandør, medmindre kravene er sagligt begrundet i jeres konkrete behov, og formålet med indkøbet ikke kan sikres med mere konkurrenceneutrale krav.

Egnethedskrav

Hvis du stiller generelle krav til tilbudsgiverne, skal det fremgå af dit udbudsmateriale. Du kan vælge at bruge de egnethedskrav, der gælder for EU-udbud, som krav til teknisk og faglig formåen eller til økonomisk og finansiel formåen hos tilbudsgiverne. Du kan således for eksempel stille krav om, at tilbudsgiverne skal fremlægge mindst én relevant reference. Du er dog ikke begrænset af udbudslovens egnethedskrav, men du kan selv fastlægge kravene, så længe de er objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende.

Udbudslovens udelukkelsesregler gælder ikke ved indkøb under tærskelværdierne. Du kan dog vælge at gøre brug af udelukkelsesgrundene eller af nogle af dem i din annoncering. Du kan for eksempel have en interesse i kun at modtage tilbud fra virksomheder, der ikke har gæld til det offentlige eller ikke har deltaget i en kriminel organisation. Hvis du ønsker at gøre brug af udelukkelsesgrundene, skal du beskrive dette i dit annonceringsmateriale.

Læs om udelukkelsesgrundene i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven, kapitel 9

Eventuel udvælgelse af ansøgere

Vælger du en procedure, hvor et begrænset antal ansøgere vil blive opfordret til at give tilbud (som ved proceduren begrænset udbud), skal det fremgå klart og tydeligt af dit annonceringsmateriale. Udvælgelsen skal ske på en gennemsigtig, ikke-diskriminerende og objektiv måde. Der er ikke nogen krav til, hvad du må lægge vægt på i din udvælgelse. Du kan derfor vælge at lægge vægt på referencer, kompetencer hos leverandørens medarbejdere eller andet.

Du har heller ikke pligt til at opfordre et bestemt antal ansøgere til at afgive tilbud, men du skal sikre, at der er tilstrækkelig konkurrence om kontrakten.

Kriterier for tildeling

Du skal i dit materiale beskrive kriterier for tildeling af kontrakten, herunder tildelingskriterium og eventuelle under- og delkriterier. I modsætning til ved et EU-udbud er du i en annoncering ikke begrænset til de i udbudsloven nævnte tildelingskriterier; laveste pris, laveste omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Du kan vælge at bruge et af disse tildelingskriterier, men du kan også frit vælge et andet tildelingskriterium, som for eksempel ”det mest CO2 besparende tilbud”.

Såfremt tildelingskriteriet ikke udelukkende er pris eller omkostninger, skal du også fastlægge underkriterier, som for eksempel pris og kvalitet. Tildelingskriterier og eventuelle under- og delkriterier skal du beskrive klart og tydeligt i annonceringsmaterialet, men du er ikke forpligtet til at vægte under- eller delkriterier eller angive dem i en prioriteret rækkefølge. Det skal dog være muligt for tilbudsgiverne at gennemskue, hvordan evalueringen vil ske. Det betyder, at hvis du ønsker, at et bestemt underkriterium skal have en særlig vægt i vurderingen, skal du oplyse dette. Har du valgt tildelingskriteriet ”bedste kvalitet til prisen” og ønsker at lægge særlig vægt på kvaliteten, skal du oplyse dette.

Frister

Der gælder ingen specifikke minimumsfrister, når du foretager en annoncering. Du skal derfor fastsætte en passende tilbudsfrist og eventuel ansøgningsfrist, hvis du anvender procedure med udvælgelse.

Det vil altid være en konkret vurdering, hvad der kan anses for at være en passende frist. I vurderingen skal indgå ydelsens kompleksitet, tilbuddets forventede omfang og andre faktor, som kan påvirke tiden, som potentielle tilbudsgivere skal bruge for at udarbejdet et godt tilbud.

Husk at underrette tilbudsgiverne

Efter din evaluering af tilbuddene, skal du samtidigt og skriftligt underrette de tilbudsgivere, som har afgivet tilbud, om hvilken beslutning, du har truffet om tildelingen. Du er kun forpligtet til at give en begrundelse for tildelingen, hvis en tilbudsgiver anmoder herom. Du kan vælge at give begrundelsen fra start, men det ikke et lovkrav. Der er heller ikke pligt til at afholde standstill-periode eller udfærdige en bekendtgørelse om indgået kontrakt.

Hvis du har valgt at anvende en procedure med udvælgelse, skal du også underrette ansøgerne om din beslutning om udvælgelse. Også her er du forpligtet til at begrunde din beslutning, hvis en ansøger anmoder herom.

Skal du bruge hjælp til at udarbejde af annonceringsmaterialet?

Har du brug for hjælp til rammerne for din annoncering, kan du finde inspiration i Rådgivningsenhedens digitale skabeloner til brug for annoncering. Vores skabeloner indeholder et oplæg til rammerne for en annoncering, og tager dig blandt andet igennem overvejelser om tidsplan og evalueringsmodel.

Vi har også et spørgeskema til brug for udarbejdelse af aftaledokumenter, som kan være en kontrakt, en rammeaftale eller nogle korte standardbetingelser.

Find Rådgivningsenhedens skabeloner til udarbejdelsen af annonceringsmateriale

Opsummering

Udbudsloven indeholder ganske få regler om annoncering af kontrakter. I Rådgivningsenheden kan vi derfor godt forstå, hvis du synes, det er svært for dig som ordregiver at vide, hvordan du skal gribe opgaven an.

I denne artikel har vi givet dig et overblik over de krav, der er til dit materiale, din procedure og generelle fremgangsmåde, når du skal foretage en annoncering af en kontrakt med klar grænseoverskridende interesse. Overordnet skal du huske disse tre ting:

  1. offentliggør en annonce vedrørende indkøbet på udbud.dk (for indkøb over 100.000 kr.) eller et andet passende sted (for indkøb af mindre værdi),
  2. udarbejd et materiale, herunder fastsæt kriterier for tildeling, som sætter interesserede virksomheder i stand til at afgive tilbud og
  3. orienter de deltagende virksomheder om de beslutninger, som du træffer i løbet af annonceringsproceduren samt giv en begrundelse, såfremt en virksomhed anmoder herom.

I næste artikel i vores serie om indkøb under tærskelværdierne, kan du se frem til læse mere om kontrakter uden klar grænseoverskridende interesse - mere specifikt muligheden for at indhente et tilbud på baggrund af en markedsafdækning. 

 

Situationen med coronavirus giver anledning til en række spørgsmål om, hvordan vi håndterer det offentliges kontrakter med private leverandører. Generelt opfordrer vi det offentlige til at udvise fleksibilitet og samarbejde med leverandørerne om af finde gode løsninger i en vanskelig tid.

Statsinstitutioners adgang til forudbetaling forlænget

(Opdateret den 28. januar 2021) 

Statsinstitutioners adgang til at forudbetale er blevet forlænget, så der er adgang til at yde forudbetaling for enkeltleverancer på 1 mio. kr. (ekskl. moms) eller derunder, der finder sted i perioden til og med 30. juni 2021. Der opfordres fortsat til at udvise fleksibilitet over for leverandører til staten, og de øvrige dispensationer mv. på indkøbsområdet opretholdes til og med 30. juni 2021.

Overvej bestemmelser om coronakonsekvenser i kontrakten

COVID-19-krisen har vidtrækkende konsekvenser og vil præge kontraktforhold verden over i en længere periode. For kontrakter, der indgås nu, er denne situation kendt for parterne, og der er dermed ikke tale om force majeure. Ved at sætte bestemmelser ind i kontrakten, kan der tages højde for situationen nu og fremadrettet.

Læs hele artiklen om overvejelsen af bestemmelser om corona i kontrakten

Krav til økonomiske og finansielle nøgletal under coronakrisen

Regnskaberne for mange virksomheder vil blive påvirket stærkt negativt i 2020 på grund af coronakrisen. Det skal du være opmærksom på som ordregiver, når du gennemfører udbud og fastsætter minimumskrav til virksomhedernes økonomiske og/eller finansielle egnethed.

Læs hele artiklen om overvejelsen af krav til økonomiske og finansielle krav

Vejledning fra Europa-Kommissionen om anvendelse af rammen for offentlige udbud i forbindelse med COVID-19-krisesituationen

COVID-19 er en sundhedskrise, der kræver hurtige og intelligente løsninger samt fleksibilitet for at kunne håndtere en kæmpe stigning i efterspørgslen efter de samme varer og tjenesteydelser, samtidig med at en række forsyningskæder er afbrudt. Offentlige indkøbere i medlemsstaterne står i spidsen, når det gælder størsteparten af disse varer og tjenesteydelser. De skal ikke blot sikre adgangen til personlige værnemidler som ansigtsmasker og beskyttelseshandsker, medicinsk udstyr såsom respiratorer, og andre medicinske forsyninger, men også hospitals- og IT- infrastruktur, for blot at nævne nogle stykker.

Læs vejledningen om anvendelse af rammen for offentlige udbud i forbindelse med COVID-19 på EUR-Lex.eu

Fremryk betalinger og udvis fleksibilitet

(Opdateret den 28. januar 2021)

Regeringen har indgået en aftale med alle Folketingets partier om, at det offentlige indkøb skal være med til at understøtte, at virksomhederne – og dermed lønmodtagerne – kommer godt igennem den ekstraordinære økonomiske situation som følge af coronavirus.

I en periode frem til 30. juni 2021 bliver der derfor dispenseret fra en række regler med henblik på at skabe øget likviditet hos leverandørerne. En konsekvens af ændringerne er, at staten overtager en vis risiko for, at der kan opstå uoverensstemmelser mellem det, der er betalt for, og det, der senere bliver leveret.

Der er tale om tre tiltag. Statens institutioner opfordres til at:

  1.      Fremrykke alle betalinger
  2.      Forudbetale leverancer, der finder sted til og med 30. juni 2021, og som har en værdi på 1 million kroner (ekskl. moms) eller derunder.
  3.      Om muligt at undlade at opkræve bod mv., hvis en aftale bliver misligholdt som følge af coronavirus.

Tidsfrister

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vurderer, at offentlige ordregivere kan forlænge tilbudsfristerne for offentlige udbud, så længe det er begrundet i varetagelsen af saglige hensyn som følge af COVID-19 foranstaltningerne.

En forlængelse af tilbudsfristen skal ske under overholdelse af de EU-retlige principper, herunder proportionalitets- og ligebehandlingsprincippet. Efter Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering kan konsekvenserne af COVID-19 på forskellig vis udgøre et sagligt grundlag for at forlænge tilbudsfristen.

Eksempelvis kan der være forhold hos ordregiver såsom karantæne eller nødvendig hjemsendelse af medarbejdere, der gør, at udbudsprocessen ikke kan overholde den oprindeligt fastsatte tidsplan. Derudover kan eksempelvis foranstaltningerne i forbindelse med COVID-19 indebære, at der må forventes færre tilbud, såfremt den oprindeligt fastsatte frist opretholdes.

Læs mere om udbudsretlige udfordringer i forbindelse med COVID-19 i dette notat fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Den 28. marts 2023 var Danmarks Earth Overshoot Day – det vil sige den dag, hvor Danmark har brugt vores andel af klodens ressourcer i forhold til vores befolkningstal. Offentlige indkøb kan være med til at reducere dette ressource-forbrug. Det kan vi blandt andet gøre ved at fremme den cirkulære økonomi gennem indkøbene.

Cirkulære indkøb - foto af skilt

Ændringer i forbrugsvaner kan både være med til at skubbe på den grønne udvikling, ligesom valg af produkter med længere levetid kan bidrage til at sænke ressourceforbruget samt reducere miljø- og klimabelastningen. I denne artikel vil vi gå i dybden med, hvordan cirkulær økonomi kan bidrage til dette, samt hvordan du kan arbejde med cirkulær økonomi, når du foretager indkøb.

Hvad er cirkulær økonomi?

Traditionelt har udgangspunktet for et produkt været, at du købte det, så brugte du det og til sidst kasserede du det. Dette kaldes ofte en ’køb-brug-smid væk’-tilgang, hvilket er essensen af lineær økonomi, illustreret med Figur 1.

Figur 1

Lineær økonomi

Alle de produkter, vi forbruger, påvirker klimaet og miljøet, når de bliver produceret, anvendt og smidt ud. Cirkulær økonomi mindsker behovet for produktion samt spild af ressourcer og bliver derfor anset for at have en positiv effekt på både miljø og klima.

Ved cirkulær økonomi er udgangspunktet nemlig, at du ikke smider ressourcer væk. I stedet kigger du på hvert stadie i produktets levetid og arbejder på at sikre, at ressourcerne forbliver i et ’materialekredsløb’ i stedet for at blive kasseret, illustreret med Figur 2.

Figur 2

Materialekredsløbet.

 

Cirkulær økonomi bygger altså på princippet om at minimere ressourceforbruget og fastholde ressourcerne i materialekredsløbet med henblik på at anvende materialerne ved den højest mulige værdi i det økonomiske system i så lang tid som muligt. Det vil sige at anvende produktet igen og igen til den samme funktion (genbrug), og når dette ikke længere er muligt, at du sikrer, at ressourcerne fra produktet inddrages i produktionen til et nyt eller helt andet produkt (genanvendelse).

Cirkulær økonomi er tæt forbundet med tankegangen om levetidsforlængelse. Produkter med længere levetid har ofte en lavere miljø- og klimabelastning, fordi der dermed bliver indkøbt og forbrugt færre produkter, og virksomhederne derfor producerer og transporterer færre enheder og bruger færre råvarer til produktion. Der er forbehold og undtagelser, men grundlæggende er det en god idé at tænke i længere levetid i udbud – herunder også i forhold til genbrug og genanvendelse af produkter og materialer. Det kan du eksempelvis gøre ved at købe genbrugte møbler, eller sikre, at inventar, der allerede findes ét sted i organisationen, genbruges et nyt sted. Det kan også ske ved at fastsætte produktgarantier i udbuddet, der kan tages i brug, hvis der eksempelvis er behov for reparation af et produkt, der dermed kan anvendes i længere tid fremfor at smide det ud.

Kan cirkulære indkøb være en god forretning?

Ud over de miljø- og klimamæssige argumenter for at fremme cirkulær økonomi, så kan der også være økonomiske argumenter.

Hvad mener vi, når vi taler om grønne offentlige indkøb?

Også her er der forbehold og undtagelser, men for eksempel kan udgifter til affaldshåndtering blive reduceret, hvis der bliver genereret mindre affald fra eksempelvis engangsprodukter, eller hvis produkter bliver anvendt i længere tid. Energieffektive produkter kan føre til lavere omkostninger i løbet af ejerskabet, ligesom reducering af nye indkøb naturligt vil føre til økonomiske besparelser (Kilde 1).

Hvordan kan du arbejde med cirkulær økonomi i offentlige indkøb?

Et godt udgangspunkt for at indarbejde cirkulær økonomi i indkøb og udbud kan være at følge indkøbshierarkiet, illustreret herunder i Figur 3. Når produktet ikke længere kan finde anvendelse, kan du undersøge, om du i overensstemmelse med de udbudsretlige regler kan sælge det videre – eller om der kan ske tilbagesalg til leverandøren. Nedenfor vil vi gennemgå de tre overordnede trin i indkøbshierarkiet.

Figur 3

Indkøbshierarkiet. Indholdet gennemgåes i teksten nedenfor.

Forebyggelse af ressourcer

Et måske lidt fortærsket udtryk lyder ”det grønneste indkøb, er det indkøb du ikke laver” – ser du bort fra, at indkøb i mange tilfælde er nødvendige, er dette ikke desto mindre et godt udgangspunkt; jo færre indkøb, des mindre klima- og miljøpåvirkning. Du kan eksempelvis overveje, om der kan ske en adfærdsændring i din organisation, som kan resultere i mindre indkøb og forbrug - og hermed skabe mindre miljøbelastning. Det kunne for eksempel være, at forbruget af papir kan sænkes, at I har brug for færre køretøjer eller at behovet for rengøringsydelser kan blive nedbragt eller ændret. For at der også sker en reel reduktion af klimabelastningen, er det dog altid væsentligt også at se på, hvad de sparede midler bruges på i stedet.

Genbrug

Når først du har fortaget indkøbet, er det næstbedste at fastholde ressourcerne til højest mulig værdi i det økonomiske system i så lang tid som muligt gennem genbrug. Det kan eksempelvis ske ved at sikre udnyttelsen af produktgarantier, reservedelsgarantier og servicegrantier – hvilket alt sammen kræver adfærdsændringer, så det sikres, at brugerne er opmærksomme på, at produkter ikke skal skiftes ud, men løbende skal vedligeholdes. Det vil sige, at brugeren af det købte produkt – om det er dig, eller en anden i organisationen – skal være bevidst om hvilken type garanti, der er for produktet, samt hvordan du kan anvende dette.

Udnyttelse af materialer gennem genanvendelse

Hvis behovet ikke kan blive dækket af genbrug, så må du købe nyt. Når du køber nyt, kan du overveje, om behovet kan blive dækket af nye cirkulære indkøb – og ellers kan du købe nyt uden for et cirkulært kredsløb.

For eksempel kan du overveje, om indkøbet kan være med til at fremme cirkulære forretningsmodeller, eller om du kan anvende TCO-beregninger (Total Cost of Ownership eller totalomkostninger/’totaløkonomipriser’).

Der findes mange forskellige slags cirkulære forretningsmodeller, såsom deleøkonomi, hvor flere parter deles om at eje og bruge et produkt, for at optimere hvor meget produktet anvendes, eller produkt som en service, hvor leverandøren beholder ejerskabet af produktet og sælger produktets services og funktioner, for at optimere hvor længe produktet anvendes. For at fremme disse forretningsmodeller, kan du overveje, om det kan være hensigtsmæssigt at arbejde med innovation i udbuddet, eksempelvis gennem partnerskaber og projektsamarbejder (kilde 2).

Ved anvendelse af TCO-beregninger tager du udgangspunkt i den samlede udgift ved at eje et produkt, hvilket betyder, at du blandt andet indregner udgifter til el, varme og vand. Derudover kan der også indregnes omkostninger til serviceordninger, fragt eller afgifter. Ved køb baseret på omkostninger, herunder altså totaløkonomiprisen, hvor der blandt andet er taget højde for produktets energiforbrug, vil der for stort set alle produktområder være en sammenhæng mellem de laveste totaløkonomipriser og de laveste klimabelastninger (kilde 3). Det betyder, at anskaffelsesprisen muligvis vil være højere – men den samlede udgift samt klimabelastningen vil være lavere.

Miljøstyrelsen har udarbejdet 26 forskellige TCO-værktøjer, du kan anvende ved udbud, og styrelsen tilbyder også undervisning i, hvordan du kan anvende dem i et udbud.

Levetidsforlængelse

Indkøbshierarkiet gennemgår dermed flere aspekter forbundet med at forlænge brugsfasen, også kaldet levetidsforlængelse. Miljøstyrelsen udgav i 2023 en vejledning i, hvordan du som offentlig indkøber kan arbejde med at stille levetidsforlængende krav i udbudsmaterialet. Den handler først og fremmest om, hvordan levetidsforlængelse kan indarbejdes i udbudsprocessen, men behandler også styring og opfølgning.

Vejledningens tre primære greb er produktgarantier, reservedelsgarantier og servicegarantier. Ved at aftale sådanne garantier kan du sikre en længere brugsfase.

Masser af eksempler, cases og tjeklister

Vejledningen indeholder masser af konkrete eksempler, cases og tjeklister. Enkelte sektioner i vejledningen fokuserer på dialog med slutbrugerne og på, hvad der sker, når slutbrugeren (for eksempel en driftschef) i praksis skal håndhæve de levetidsforlængende krav. Vejledningen præsenterer dels en række mulige greb til at arbejde med levetidsforlængelse, dels en række forskellige kilder til at identificere og prioritere mellem de mulige levetidsforlængende krav.

Miljøstyrelsens undervisning i TCO-værktøjer

Miljøstyrelsen vejledning i krav til fokus på længere levetid

Kilder

Kilde 1: Forum for Bæredygtige Indkøb (2017) Cirkulær Indkøbsguide.

Kilde 2: Gate21 (2019) Hvordan kan det offentlige være katalysator for den cirkulære omstilling? Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (2022) Gennemførelse af grønne udbud - Vejledning om udbudslovens muligheder

Kilde 3: Miljøstyrelsen (2020) Prisen for cirkulære indkøb.

Transaktionsomkostninger ved udbud er en samlet betegnelse for omkostningerne ved at udbyde og byde på en opgave. Der vil altid være omkostninger ved udbud, men de kan blive uforholdsmæssigt høje, hvis du ikke på forhånd tilrettelægger en effektiv udbudsproces, hvor det tydeligt fremgår, hvordan din opgave skal løses.

Virksomheder kan helt afholde sig fra at byde, hvis krav og opgaveformulering er uklare. Og vælger de at byde, kan det ende med, at transaktionsomkostningerne afspejles i priserne på leverancerne. Så alle parter har alt at vinde ved, at transaktionsomkostningerne holdes nede på et rimeligt niveau.

Her kommer vores bud på, hvordan det sikres bedst muligt:

1. Bliv klog på din opgave - brug markedsdialog

Inden du offentliggør et udbud, så tag en dialog med potentielle tilbudsgivere om, hvordan din opgave løses bedst, og hvilke krav du kan stille for at opnå en effektiv konkurrence. Med den aktuelle viden kan du optimere dit udbudsmateriale - og dermed undgå fejl og unødige og fordyrende krav.

2. Søg inspiration og overvej koordinering på tværs af staten

Søg inspiration og udnyt erfaringer fra andre myndigheder, der har gennemført lignende indkøb.
Du reducerer tidsforbruget ved at udbyde opgaver på tværs af staten, og tilbudsgiverne sparer tid, ved ikke at skulle sætte sig ind i flere forskellige udbud - og afgive flere tilbud.

3. Brug skabeloner fra Rådgivningsenheden

Ved at benytte skabeloner bliver det mere enkelt for dig at udarbejde dit udbudsmateriale. Tilbudsgiverne kan også hurtigt genkende rammerne, da de ikke skal sætte sig ind i nye eller anderledes formuleringer. Rådgivningsenheden har udarbejdet en lang række skabeloner, som du kan bruge til udbud af varer og tjenesteydelser.

Tilgå statens fælles skabeloner

4. Brug de rigtige procedureregler

Gennemfør dit indkøb efter de procedureregler, som du er forpligtet til at følge. Er værdien af dit indkøb under tærskelværdien for EU-udbud, kan der være store omkostninger ved, at du alligevel udbyder efter reglerne om EU-udbud. Der er stor fleksibilitet i forhold til at gennemføre indkøb under tærskelværdien. Udnyt fleksibiliteten og tilrettelæg dit indkøb enkelt og effektivt.

5. Efterspørg kun det nødvendige

Fastsæt kun krav, der er relevante for din opgave. Stiller du for høje krav, kan det være fordyrende - og måske endda begrænse konkurrencen. Undgå at efterspørge ”nice to” oplysninger, da du kun må vurdere tilbuddene på det, der er angivet, at du vil lade indgå i vurderingen. Det kan også være en fordel at sætte begrænsninger på omfanget af det materiale, der skal afleveres, fx at en beskrivelse maksimalt må fylde x-antal sider.

Har du spørgsmål eller behov for sparring til hvordan du i dit konkrete udbud kan nedbringe transaktionsomkostningerne, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 30 35 28 18, mandag – torsdag kl. 10-16 og fredag kl. 10-15.

Vi giver her fem enkle anbefalinger, som vi har praktisk erfaring med kan være med til at holde omkostningerne ved udbud nede.

Så længe du overholder de udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed giver Udbudslovens § 39 dig vide rammer for markedsdialog inden en udbudsproces. Du skal blot sørge for, at en eller flere virksomheder ikke opnår konkurrencefordele, der ikke kan udlignes ved at indarbejde oplysninger i materialet og/eller sætte længere frister.

Dialogen kan give dig en bedre indsigt i, hvad markedet aktuelt kan levere, og kan være med til at sikre, at du ikke stiller højere krav, end hvad der er nødvendigt i forhold til dit konkrete indkøb.

1. Tilrettelæg dialogen med flere, så markedet afdækkes

Tag en dialog med virksomheder, der repræsenterer et udsnit af markedet. Det kan fx være både store som små virksomheder, nystartede og etablerede virksomheder. Det kan give dig en dybere viden om markedet, og du undgår at ”skræddersy” udbuddet til én bestemt løsning eller leverandør.

2. Vær velforberedt

Gør dig klart, hvad du vil have ud af dialogen og forbered dine spørgsmål til markedet. Udarbejd en spørgeramme, som du fx kan sende til de udvalgte virksomheder forud for dialogen. På den måde kan virksomhederne møde velforberedte og med de rette kompetencer. Du kan også udpege, hvem du vil tale med fra virksomheden – det er ikke altid sælgeren, der kan levere de konkrete input, du har behov for.

3. Udnyt branchens ekspertviden

Dialogen skal give dig en bedre indsigt i, hvad markedet kan levere. Spørg derfor ind til, hvad virksomhederne kan tilbyde i stedet for at fortælle om dine konkrete behov. På den måde kan du også mindske risikoen for, at de virksomheder, der deltager, får en fordel i forhold til viden om dig og dine behov.

4. Hold individuelle møder med virksomhederne

Afholder du møder, hvor flere virksomheder deltager, kan deltagerne være tilbageholdende med at give oplysninger af konkurrencehensyn. Individuelle møder kan derfor ofte resultere i bedre input og viden om markedet.

5. Tilpas dialogen til din konkrete anskaffelse

Dialog med markedet før en udbudsproces er tilladt ved alle typer udbud. Dialogen bør dog altid tilpasses det konkrete udbud i forhold til udbuddets kompleksitet og værdi, da det kan være ressourcekrævende at gennemføre en markedsdialog. 

Har du set vores nye artikelserie om indkøb under tærskelværdien? Her går vi endnu mere i dybden med emnet. Du finder første del i artikelserien under titlen "Introduktion til indkøb under tærskelværdien: Hvordan foretager du dit indkøb?" Denne artikel bliver derfor ikke længere opdateret.

Rådgivningsenheden modtager løbende spørgsmål der går på, hvilke regler man som indkøber skal følge og hvor enkelt man egentlig kan tilrettelægge et indkøb under tærskelværdien. Denne artikel har fokus på, hvordan indkøb kan foretages inden for rammerne af de gældende regler, og hvordan Rådgivningsenhedens skabeloner kan understøtte din indkøbsproces.

Indkøb under tærskelværdien - hvordan griber jeg indkøbet an?

Når du som ordregiver står over for et indkøb, bør du altid starte med at orientere dig om, hvilke regler og retningslinjer du er underlagt af i din organisation. Ud over udbudslovens regler for offentlige indkøb findes der også cirkulærer, indkøbspolitikker mv., som du kan være forpligtet til at følge. Du kan ved at anvende skemaet Overvejelser om indkøb blive guidet gennem disse overvejelser.

Brugen af rammeaftaler

Står du og skal i gang med et indkøb, så undersøg altid, om dit indkøb er omfattet af en indkøbsaftale under Statens Indkøbsprogram. Disse aftaler er du forpligtet til at bruge. Du er også forpligtet til at bruge aftaler udbudt af Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), medmindre det ikke vurderes at være hensigtsmæssigt for dit indkøb. Skemaet Overvejelser om indkøb, indeholder de overvejelser du skal igennem, og du kan anvende det som dokumentation, hvis en aftale ikke vurderes hensigtsmæssig at anvende.

Din organisation kan også selv eller sammen med andre have udbudt rammeaftaler, som du skal eller kan benytte. Køber du ind på en eksisterende rammeaftale, der har været udbudt i overensstemmelse med udbudslovens regler, er din udbudsforpligtelse efter udbudsloven løftet, dvs. du skal ikke selv gennemføre et selvstændigt udbud. Det gælder uanset indkøbets værdi, dvs. uanset om den forventede værdi af din opgave er over eller under tærskelværdien.

Aftalerne skal anvendes efter de retningslinjer, der er for brugen af den konkrete aftale, fx om et indkøb kan foretages ved en direkte tildeling eller ved gennemførelse af et miniudbud. Når du anvender en rammeaftale, skal du derfor være opmærksom på, at det er dit ansvar, at du anvender aftalerne korrekt.

Indkøb efter udbudslovens regler

Når dit indkøb ikke sker i henhold til en allerede udbudt rammeaftale, og værdien er under tærskelværdien, skal du følge reglerne i udbudslovens afsnit IV og V. Her skal du altid starte med at vurdere, om kontrakten har en såkaldt klar grænseoverskridende interesse.

Vurdér om der er klar grænseoverskridende interesse

Et indkøb har klar grænseoverskridende interesse, hvis en virksomhed, som er etableret i og driver virksomhed i en anden EU-medlemsstat, kan være interesseret i at byde på opgaven. Du er altid forpligtet til at foretage en konkret vurdering af den enkelte kontrakts grænseoverskridende karakter – uanset værdien af dit indkøb. Skemaet Overvejelser om indkøb guider dig gennem de elementer du skal inddrage i vurderingen.

Vurderer du, at dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse, skal du følge reglerne i udbudslovens afsnit IV. For den type indkøb gælder, at du skal overholde de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet – og indkøbet skal annonceres på www.udbud.dk – uanset kontraktens værdi. Du har frihed til at tilrettelægge din procedure for indkøbet. Du skal blot udarbejde et materiale, som sætter potentielle tilbudsgivere i stand til at afgive tilbud. Der er ikke en pligt til at gennemføre et egentligt udbud i henhold til procedurereglerne for udbud over tærskelværdierne.

Ikke klar grænseoverskridende interesse – overholdelse af de forvaltningsretlige principper

Vurderer du, at dit indkøb ikke har klar grænseoverskridende interesse, skal dit indkøb følge reglerne i udbudslovens afsnit V, når indkøbet overstiger 500.000 kr. men er under tærskelværdierne. Som det fremgår af afsnit V, skal du som ordregiver sikre dig, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Når du skal indkøbe på markedsmæssige vilkår, skal du handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper.

Kontrakter under 500.000 kr. falder uden for udbudslovens område, men forvaltningsmyndigheder skal for opgaver under denne værdi fortsat sikre, at der indkøbes i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper. Disse principper om saglig forvaltning, herunder forbuddet mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet skal iagttages ved alle indkøb – også ved opgaver omfattet af udbudslovens øvrige regler.

Hvordan kan man indkøbe på markedsmæssige vilkår?

Du har som forvaltningsmyndighed en forpligtelse til at sikre, at du handler økonomisk forsvarligt i de dispositioner, du foretager. Det indebærer, at du skal sikre dig, at den leverandør, som du foretager dit indkøb hos, også kan levere det ønskede på en god og økonomisk fordelagtig måde. Du har med andre ord en pligt til at sikre, at indkøbet sker på markedsmæssige vilkår. Dette kan ske ved, at du som ordregiver fx

  • Laver en markedsafdækning og på den baggrund indhenter ét tilbud

Metoden kan være relevant ved opgaver af begrænset værdi, og hvor du med dit markedskendskab kan vurdere, om et tilbud er konkurrencedygtigt.

  • Indhenter 2 – 3 tilbud

Valget af virksomheder, du ønsker tilbud fra, skal ske efter en vurdering af markedet i forhold til, hvem der vil kunne levere en god kvalitet til de mest konkurrencedygtige priser.

Du kan lave et enkelt materiale, der er let at byde på. Der er ikke krav om, at du skal udarbejde et egentligt udbudsmateriale med detaljerede beskrivelser af indkøbet, men det skal være muligt at identificere de væsentligste dele af indkøbet.

  • Laver en frivillig annoncering af opgaven

Der stilles ingen krav til, hvor en frivillig annoncering skal ske – det kan fx være på egen hjemmeside eller på udbud.dk. En sådan annoncering kan være en fordel, hvis du har et begrænset kendskab til det pågældende marked og fx ikke kender de bedst kvalificerede virksomheder på markedet, som du kan indhente tilbud fra.

Metoderne er blot eksempler. Hvis en anden metode i øvrigt er i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper, står det dig således frit for at vælge den fremgangsmåde, som bedst passer til det konkrete indkøb. Valget af metode vil i høj grad afhænge af karakteren og værdien af det konkrete indkøb, og ikke mindst af det marked, der er for opgaven. Uanset hvilken metode du vælger, skal du dog altid kunne dokumentere, at dit indkøb er foregået på markedsmæssige vilkår. Men der er ingen regler eller formkrav til denne dokumentation, men skemaet Overvejelser om indkøb kan bl.a. hjælpe dig med hvordan du kan dokumentere, at et indkøb er foretaget på markedsmæssige vilkår.

Tilgå skemaet "Overvejelser om indkøb”, der guider dig gennem overvejelser og valg omkring, hvordan dit indkøb skal foretages

Tilgå spørgeskema til brug ved udarbejdelse af dokumenter til en tilbudsindhentning eller en annoncering

Tilgå spørgeskema til aftaledokumenter

Har du behov for rådgivning eller sparring om dit konkrete indkøb, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 3035 2818.

I denne artikel får du en introduktion til indkøb af varer og tjenesteydelser under tærskelværdien. Vi kommer ind på, hvordan du skal gøre brug af den statslige indkøbskaskade, hvordan du vurderer, om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse – og ikke mindst, hvor du kan søge hjælp, når ovenstående volder dig problemer. Denne artikel er første del i en serie om indkøb under tærskelværdien.

I Rådgivningsenheden oplever vi, at et af de områder, hvor statslige myndigheder har flest udfordringer og spørgsmål, vedrører indkøb med en værdi under grænserne for EU-udbud, også kaldet indkøb under tærskelværdien.

I denne artikelserie sætter vi derfor fokus på lige præcis de udfordringer og muligheder, der er i reglerne om indkøb under EU-tærskelværdierne.

Statens indkøbskaskade

Når du som statslig myndighed skal foretage et indkøb, skal du følge den statslige indkøbskaskade, som fremgår af cirkulære om indkøb i staten. Du skal bruge indkøbskaskaden for alle indkøb uanset værdi. Det betyder, at du som det første skal undersøge, om dit indkøb er dækket af en eksisterende aftale (i prioriteret rækkefølge):

  1. Centralt koordinerede forpligtende aftaler. Det vil sige forpligtende aftaler under Statens Indkøbsprogram, herunder aftaler indgået af Økonomistyrelsen og SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S), samt andre aftaler efter aftale med Økonomistyrelsen, som statens Facility Management aftaler indgået af Bygningsstyrelsen.
  2. Øvrige centralt koordinerede aftaler, der ikke er forpligtende, og frivillige aftaler indgået af SKI

Se aftalerne i Statens indkøbsprogram

Når dit indkøb er dækket af en centralt koordineret forpligtende aftale, skal du bruge aftalen til indkøbet. Du skal foretage dit indkøb på den måde, som er foreskrevet i aftalen.

Når dit indkøb er dækket af en af de øvrige centralt koordinerede aftaler, eller en frivillig aftale indgået af SKI, er udgangspunktet også, at du skal foretage indkøbet på aftalen. Du kan dog undtagelsesvist undlade at bruge aftalen, hvis du vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at bruge aftalen til det konkrete indkøb. Det kan for eksempel være, hvis den frivillige aftale ikke giver mulighed for en tilstrækkelig hurtig levering, eller hvis den frivillige aftale ikke giver dig mulighed for at vælge en leverandør på baggrund af hensyn, som er vigtige for dit konkrete indkøb. Det er dog vigtigt at bemærke, at du i videst muligt omfang skal anvende de eksisterende aftaler, så du bør altid starte med at undersøge, om de er egnet for dit indkøb.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit behov kan dækkes af et indkøb på en eksisterende aftaler, eller hvis du har yderligere spørgsmål til aftalen, har alle ministerområder mindst en koncernindkøber, der kan hjælpe. Er du selv koncernindkøber kan du også altid kontakte den myndighed, som har indgået den relevante aftale på vegne af staten. Det vil sige, at du kan kontakte Økonomistyrelsen for spørgsmål til aftaler under Statens Indkøbsprogram, Bygningsstyrelsen for spørgsmål til Facility Management aftalerne eller SKI for spørgsmål til deres aftaler.

Din koncernindkøber kan også svare på, om dit ministerområde har indgået en indkøbsaftale, som du skal anvende, inden du eventuelt foretager indkøbet på egen hånd.

Er der en centralt koordineret forpligtende aftale? Ja - Brug denne, Nej, Er der en anden centralt koordineret aftale eller en frivillig aftale? Ja, Brug denne,  Nej, Har dit ministerområde eller styrelse sin egen aftale? Ja, brug denne, Nej, Har indkøbet klar grænseoverskridende interesse? Ja, Foretag annoncering efter udbudslovens afsnit IV, Nej, Foretag indkøb på markedsmæssige vilkår

Er indkøbet under tærskelværdien?

Hvis ikke du kan bruge en centralt koordineret aftale, har værdien af dit indkøb betydning for, hvordan du skal foretage dit indkøb.

Hvis du har vurderet, at den samlede værdi af dit indkøb er under den relevante tærskelværdi, er det næste skridt, at du skal vurdere om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse. Der findes ikke en nedre grænse for, hvornår du skal foretage denne vurdering. Det vil sige, at du skal foretage denne vurdering for alle indkøb under tærskelværdierne uanset deres værdi.

Hvis du vurderer, at værdien af dit indkøb er over tærskelværdierne, skal du i stedet sende indkøbet i EU-udbud.

Se gældende tærskelværdier

Har indkøbet en klar grænseoverskridende interesse?

At et indkøb har klar grænseoverskridende interesse betyder, at en potentiel leverandør i et andet EU-medlemsland har en reel interessere i at indgå en kontrakt omkring indkøbet. Dette er mere end blot den teoretiske mulighed for at der kunne være en udenlandsk leverandør. En udenlandsk leverandør, som allerede driver virksomhed i Danmark, eksempelvis igennem en filial, skal du ikke anse for at være en udenlandsk leverandør i denne henseende, og dette vil ikke medføre, at indkøbet har klar grænseoverskridende interesse.

I det øjeblik hvor du ønsker at anvende eller kender til en udenlandsk leverandør, vil dit indkøb have klar grænseoverskridende interesse, og du skal følge reglerne om denne type indkøb. Dette selvom indkøbet har en meget begrænset værdi, og det drejer sig om eksempelvis ganske få softwarelicenser eller engelske bøger.

Når du skal foretage vurderingen af, om dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse vil det altid være en konkret vurdering af indholdet af den kontrakt, du ønsker at indgå, og du kan inddrage følgende forhold i vurderingen:

  • Kontraktens genstand: Her skal du forholde dig til, om der er nogen særlige forhold ved indkøbet eller vilkårene herfor, der taler for eller imod, at opgaven vil kunne løses af udenlandske leverandører? Hvis leverandøren for eksempel skal kunne tale dansk for at løse opgaven eller skal have kendskab til særlige danske forhold, vil det tale imod en grænseoverskridende interesse.  
  • Kontraktens anslåede værdi: Udgangspunkt er, at jo større værdien er, jo større interesse kan du forvente fra udenlandske leverandører. Værdien vil dog ikke i sig selv være det afgørende for, om du kan konstatere klar grænseoverskridende interesse eller ej, og du skal altså se værdien i sammenhæng med de andre vurderingsmomenter.
  • Markedsforhold: Taler forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis for eller imod interesse fra udenlandske virksomheder? Er det for eksempel sædvanligt, at udenlandske aktører løser lignende opgaver i Danmark, vil det tale for klar grænseoverskridende interesse. Er der omvendt god konkurrence på det danske marked, vil det tale imod, at udenlandske leverandører vil finde markedet interessant.
  • Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres: Hvis opgaven kræver fysisk tilstedeværelse i Danmark, for eksempel fordi du skal afholde et kursus, eller opgaven kræver montering i Danmark, kan afstanden til potentielle udenlandske leverandører tale for eller imod en klar grænseoverskridende interesse. Kontrakter, som du skal have udført tæt på grænsen til Tyskland eller Sverige vil nemmere have klar grænseoverskridende interesse end kontrakter, du skal have udført i Nordjylland.
  • Andre relevante elementer: Det kan for eksempel være varigheden af den pågældende kontrakt samt andre forhold, som er relevante for at vurdere udenlandsk interesse.

Du skal foretage en samlet vurdering ud fra ovenstående elementer. Nogle forhold kan tale for og andre imod en klar grænseoverskridende interesse. Hvilke forhold, der vil have den tungeste vægt, vil afhænge af den konkrete situation. Du bør som ordregiver altid dokumentere din vurdering af, om indkøbet har en klar grænseoverskridende interesse eller ej. 

I Rådgivningsenheden har vi udarbejdet en skabelon, hvor du kan finde hjælp og vejledning samt blive guidet igennem alle trin om overvejelserne om et indkøb, herunder at du gør brug af statens indkøbskaskade og din vurdering af klar grænseoverskridende interesse. Når du har udfyldt spørgeskemaet, får du udarbejdet et notat, som du kan downloade og gemme på din sag som dokumentation for de overvejelser, der ligger til grund for dit valg.

Find skabelonen Overvejelser om indkøb 

Selvom der ikke findes nogle generelle regler for, hvilke indkøb der har klar grænseoverskridende interesse, så ser vi i Rådgivningsenheden at varekøb oftere vil have klar grænseoverskridende interesse end for eksempel tjenesteydelser. Det skyldes, at varer i dag nemt kan fragtes rundt i hele verden, og særligt inden for EU, hvor der ikke bliver pålagt told eller afgifter. Der skal derfor foreligge tungtvejende argumenter for en vurdering af, at et varekøb ikke har en klar grænseoverskridende interesse.

Det samme er tilfældet for IT-systemer, særligt hvis der er tale om indkøb af for eksempel licenser, som ikke kræver fragt eller fysiske installationer af hardware.  

Omvendt hvis du som en del af indkøb af et IT-system kræver, at leverandøren skal yde support på dansk og skal holde et kursus på dansk for at oplære en række superbrugere, kan det tale for, at indkøbet ikke har en klar grænseoverskridende interesse. Kravet om dansksproget personale skal dog være baseret på saglige behov i din organisation.

Generelt vil tjenesteydelser ofte have en mindre grad af grænseoverskridende interesse end varekøb. Det skyldes, at kravene til en tjeneste oftest er tættere knyttet til det land, hvori du skal have ydelsen leveret. For eksempel vil mange tjenesteydelser have krav om fysisk tilstedeværelse, personale, der taler dansk eller kendskab til særlovgivning i Danmark. Alle disse forhold vil som udgangspunkt tale imod grænseoverskridende interesse.

Hvad gør jeg så nu?

Hvis du efter at have foretaget din vurdering med brug af skabelonen ’Overvejelser om indkøb’, er kommet frem til den vurdering, at dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse, skal du annoncere indkøbet i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV. Vi går i dybden med reglerne for annoncering i vores næste artikel i denne serie om indkøb under tærskelværdien.  

Hvis du har vurderet, at dit indkøb ikke har klar grænseoverskridende interesse, er du ikke forpligtet til at annoncere indkøbet, men skal sikre, at du foretager indkøbet på markedsmæssige vilkår i overensstemmelse med reglerne i udbudslovens afsnit V. Reglerne i afsnit V, herunder regler for markedsafdækning, tilbudsindhentning og frivillig annoncering er også emner, vi går i dybden med i de følgende artikler i denne serie.

Hvis du har brug for mere hjælp, kan du benytte Rådgivningsenhedens skabelon og vejledning ’Overvejelser om indkøb’.

Gå til Overvejelser om indkøb

Husk, at du altid er velkommen til at kontakte os på vores hotline på telefonnummer 30 35 28 18, hvor vores rådgivere sidder klar til at hjælpe dig med dit indkøb under tærskelværdien. Du kan også kontakte os via kontaktmodulet.

Selv den bedste aftale er ikke meget værd, hvis ikke du får det ud af den, der er aftalt. I denne artikel giver Rådgivningsenheden gode råd til, hvad du bør være særligt opmærksom på som kontraktstyrer.

Det er vigtigt at lave dit forarbejde godt, når du laver udbud. Du skal overholde gældende lovgivning og principper i udbudsprocessen, men når den del er overstået, begynder arbejdet med at sikre, at du opnår det, du ønskede med den udbudte kontrakt: At dække et konkret behov. Det er her, rollen som kontraktstyrer bliver afgørende. Det er kontraktstyreren, der skal følge op på, om det, der er aftalt også bliver leveret – og om behovet bliver dækket.

Rådgivningsenheden vil gerne hjælpe dig godt i gang, hvis du er kontraktstyrer for første gang, eller hvis du har brug for gode råd til, hvad du skal være opmærksom på i rollen som kontraktstyrer. I denne artikel vil vi komme ind på:

  • hvorfor kontraktstyring er vigtigt i hele processen
  • hvordan du bruger aftalen som et værktøj
  • hvordan du kan opnå et godt samarbejde med din leverandør.

Hvornår i aftalens livscyklus bør kontraktstyreren have en rolle?

Vi kunne fristes til at sige, at kontraktstyreren bør have en rolle i hele processen. Den viden, du sidder inde med som kontraktstyrer, kan være afgørende for, om en aftale kommer til at opfylde sit formål.

Kontraktstyreren har en vigtig rolle allerede i forberedelserne til udbudsprocessen. Her er det væsentligt, at der bliver inddraget erfaring fra en eksisterende aftale. Viden fra tidligere aftaler eller lignende aftaleområder eller markeder kan understøtte, at der bliver stillet de rigtige spørgsmål i behovsafklaringen og markedsdialogen. Det kan sikre, at fejl fra sidste aftale ikke bliver gentaget, og at gode vilkår og mekanismer bliver videreført i en ny aftale. Det kan i en ny aftale tillige sikre, at aftalen bliver udformet, så aftalen kan styres, som der konkret er behov for. De fleste kontraktstyrere får hurtigt en fornemmelse for, hvilke styringsmekanismer der virker i hvilke situationer, og denne viden er vigtig for den udbudsansvarlige, herunder den, der skal skrive kontraktmaterialet. Et tæt parløb mellem kontraktstyrer, som har stor faglig indsigt om opgaven, og den udbudsansvarlige kan derfor give stor værdi.

Under selve udbuddet kan det tillige være relevant at inddrage viden fra kontraktstyringen, idet eksempelvis spørgsmål og svar, som giver fortolkningsbidrag til den senere forståelse af aftalen, kan være hensigtsmæssig at drøfte med kontraktstyreren. Både for at sikre, at du ved besvarelsen af spørgsmål ikke får skabt fortolkningsmæssige uhensigtsmæssigheder i kontraktstyringen og for at sikre, at kontraktstyreren viderefører den konkrete tolkning i den praktiske del af kontraktstyringen.

I forbindelse med implementeringen af aftalen bør der være et overlap mellem den udbudsansvarliges arbejde og kontraktstyringen med henblik på at sikre overdragelse af viden og den gode opstart. Rådgivningsenheden anbefaler at starte kontraktstyringen op med et fælles møde med vindende tilbudsgiver, udbudsansvarlig og kontraktstyrer, hvor kontrakten bliver gennemgået, og der bliver skabt en fælles forståelse af parternes forpligtelser og rettigheder.

Du bør således tænke kontraktstyring ind i hele aftalens livscyklus. I din organisation kan I gøre dette ved at skabe nogle gode processer for gennemførelse af et udbud. Her kan du med fordel gøre brug af Rådgivningsenhedens Udbudsprojektmodel, der guider dig igennem udbudsprocessen fra den indledende planlægning til kontrakten er underskrevet – samt sikrer en god inddragelse af kontraktstyrer i hele processen.

Find Udbudsprojektmodellen

Dine overvejelser omkring kontraktstyring bør omfatte alt fra planlægningen af udbuddet, over selve udbudsprocessen, til kontraktunderskrift og efterfølgende implementerings- og driftsfase og til slut overvejelser om nyt udbud. Prøv at markere tydeligt, hvor mange steder i processen, at viden fra og om kontraktstyring kunne give værdi – det er overraskende mange.

Aftalen som værktøj

Overtager du en aftale, hvor du ikke har haft mulighed for at være med i den indledende del af udbudsprocessen frem til aftalens indgåelse, vil din rolle som kontraktstyrer starte ved overtagelsen af kontraktstyringsopgaven. Her er det vigtigt, at du sætter dig grundigt ind i aftalens indhold og taler med dem, der var med til at udbyde aftalen, og som har kendskab til markedet for den pågældende ydelse, hvis du har mulighed for det. Det vil give dig de bedste forudsætninger for at anvende din aftale som et aktivt værktøj.

Som kontraktstyrer er der flere ting, du kan gøre for at sikre, at der bliver leveret i overensstemmelse med aftalen, og at behovet bliver dækket. Nogle af de vigtigste opgaver og handlinger, du kan udføre, er:

  • At udarbejde en kontraktstyringsplan: Fastlæg aftalens aktiviteter i en kontraktstyringsplan samt udpeg, hvilke vilkår, der skal følges op på, hvornår og af hvem. Det vil sikre en tydelig ansvarsfordeling og derved forhindre forsinkelser. Din kontraktstyringsplan bør indeholde alle de dele af aftalen, som der proaktivt skal følges op på i aftalens levetid. Det kan være den indeholder kvantificerbare tiltag som milepæle, årlige tidspunkter for prisreguleringer eller salgsrapportering, antallet af statusmøder med leverandøren og lignende. På den måde har du som kontraktstyrer gjort dig klart, hvad du har af håndtag i aftalen, og hvornår du skal reagere.
  • Kvalitetsstyring/løbende opfølgning: Du bør løbende (eller ved levering) kvalitetssikre leveringer fra leverandøren for at sikre, at det leverede opfylder de stillede krav i aftalen. Det vil oftest fremgå af aftalen, hvordan du kontrollerer, at kravene bliver opfyldt. Det kan for eksempel omfatte gennemgang af salgsrapporter, stikprøver eller egentlig kontrol af varen/ydelsen samt opfølgning på tidsplanen og kvaliteten af det udførte arbejde ved eksempelvis statusmøder.
  • At følge op på afvigelser: Hvis der opstår afvigelser fra det aftalte, skal du som kontraktstyrer følge op og tage de nødvendige skridt for at håndtere uoverensstemmelsen. Det kan for eksempel være, hvis leverandøren har opkrævet en pris, som ikke er i overensstemmelse med den prisliste, som fremgår af aftalen. Her skal du som kontraktstyrer foretage de skridt, aftalen beskriver. Det kan eksempelvis være en høring af de involverede parter. Udfaldet kan blive opkrævning af bod, hvis det er en sanktion i aftalen. Læs aftalen nøje. Hvis der står du skal, og du ikke reagerer, er der tale om en ændring af kontrakten, hvor du ikke håndhæver sanktionerne indeholdt i aftalen. Det er blandt andet i et sådant tilfælde, at det er godt at have lavet en kontraktstyringsplan, hvor du har gjort dig helt klart, hvad du har af handlemuligheder og pligter ifølge aftalen.
  • At evaluere såvel internt som med leverandøren: Når aftalen nærmer sig sit udløb, bør du evaluere, hvad der har fungeret godt, og hvad der har fungeret mindre godt i aftalen og i samarbejdet med leverandøren. Det kan hjælpe med at forbedre fremtidige aftaler eller samarbejdsrelationer. Gør det i så god tid, at erfaringerne kan anvendes i en eventuel ny aftale.

Alt i alt er det vigtigt at være opmærksom på aftalens indhold, så du faktisk får brugt den. På den måde sørger du for, at den kommer til at dække begge parters behov. For at få det fulde udbytte af aftalen, er det altså Rådgivningsenhedens klare anbefaling, at du gør en særlig indsats for at sætte dig ind i din aftale – og at du sørger for at bruge den som et aktivt værktøj i stedet for at lægge den i skuffen efter aftaleindgåelsen.

Hvordan opnår du det gode samarbejde?

Det er Rådgivningsenhedens oplevelse, at et godt og solidt samarbejde mellem kontraktstyren og leverandøren er afgørende for at opnå en vellykket gennemførelse af aftalen.

Du bør arbejde for, at forholdet til leverandøren er baseret på gensidig tillid og forståelse, så I kan kommunikere åbent og samarbejde om at opnå et fælles mål, hvor begge parter leverer det aftalte.  Der kommer nemlig sjældent noget godt ud af, at parterne har en meget konfrontatorisk stil eller søger at opnå egne fordele på bekostning af den anden part. Der kan være en tendens til at anse leverandøren som en modpart. Det er imidlertid ikke en værdiskabende tilgang og motiverer formentlig ikke ret mange til at kaste sig ind i leveringen på en aftale med en positiv indstilling. Betragt derfor leverandøren som en samarbejdspartner – ikke en modstander.

Kontraktstyring indebærer nemlig også, at du bør søge at løse eller lette uenigheder mellem parterne. Her er det vigtigt, at det står klart for begge parter, hvilket formål den anden part har med aftalen. I de fleste tilfælde er der kun ganske lidt kontakt mellem ordregiver og tilbudsgiverne frem til aftaleunderskrift. Derfor er det vigtigt, at du sørger for, at der er en fuldstændig klar forståelse mellem parterne om, hvilken ydelse der skal leveres, og hvilket formål I hver især har med aftalen.

Kommunikation mellem parterne bør ske på det rigtige niveau afhængigt af den konkrete situation. I den forbindelse bør der i aftalen være fastsat bestemmelser om hvorledes, og mellem hvilke personer, kommunikation mellem parterne skal ske, alt efter hvilken situation der opstår. Vær i denne forbindelse særdeles opmærksom på, hvor der er rum til fortolkning. Det kan virke som en optrapning af konflikten, hvis du fra start hiver øverste ledelse ind i sagen, hvis kontrakten giver mulighed for at starte på et lavere niveau. Tænk over, hvordan den anden part kan opfatte dine handlinger og tænk over, at de kun ser en brøkdel af det, der foregår af sagsbehandling i din organisation. Det samme gør sig gældende for din organisation i forhold til det, der sker hos leverandøren. Det er derfor vigtigt at forblive åben og at holde dialogen i gang og bruge denne som et konkret værktøj. En måde du kan gøre dette på, er ved altid at holde dig på din egen side af bordet og for eksempel spørge:

”Jeg oplever […] Forstår jeg det rigtigt?” Spørg også gerne ind til leverandørens opfattelse. Konkludér aldrig på forhånd, hvad andres intentioner har været eller, hvad de har ment, men hav gerne en plan for flere scenarier, så du er forberedt.

Når der opstår problemer, er det vigtigt, at de bliver håndteret med det samme. Du bør derfor, så snart du konstaterer, at der er problemer med ydelsen eller samarbejdet, gøre opmærksom på det over for parterne. Af hensyn til en eventuel efterfølgende tvist er det en god idé at sørge for, at kommunikation omkring større problemer bliver dokumenteret skriftligt og gerne på en måde, der gør det muligt efterfølgende at konstatere, hvad årsagen til problemerne var.

Hvor kan jeg få mere inspiration og/eller sparring?

Rådgivningsenheden faciliterer faglige netværksgrupper for kontraktstyrere blandt andet ved at arrangere netværksmøder både i København og resten af landet afhængigt af behovet. Har du således en god idé eller kendskab til noget, der virker rigtig godt, som du har lyst til at dele i et fagligt netværk på tværs af staten, er netværket relevant for netop dig.

Læs mere om Rådgivningsenhedens netværk for kontraktstyrere

Du kan også kontakte Rådgivningsenheden, hvis du har brug for råd til din rolle som kontraktstyrer. Du kan enten ringe til vores gratis hotline mandag til torsdag klokken 10.00 til klokken 16.00 eller fredag klokken 10.00 til 15.00 på telefon 30 35 28 18, eller du kan skrive til os via vores kontaktmodul.

Rådgivningsenheden tilbyder også kurser til ansatte i staten, således at de kan foretage indkøb og udbud på den bedste og mest hensigtsmæssige måde. Her er netop kontraktstyring et vigtigt modul på begge uddannelser.

Lær mere om Indkøb i staten i praksis

Lær mere om Udbud i staten i praksis

Ordregivere stiller ofte krav til virksomhedernes økonomiske og finansielle formåen, fx ved at fastsætte minimumskrav til tilbudsgivernes omsætning eller finansielle nøgletal. Men hvordan skal nystartede virksomheder forholde sig til de krav, hvis de endnu ikke har den krævede omsætning eller et årsregnskab?

Ordregiver kan fastsætte krav til en ansøgers eller tilbudsgivers egnethed i forhold til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 140, stk. 1, nr. 2. Det kan fx være krav til omsætning. Hvis en nystartet virksomhed ikke har den krævede omsætning, som ordregiver har stillet som minimumskrav, kan virksomheden overveje at basere sig på en støttevirksomhed eller gå sammen med andre virksomheder og afgive tilbud som en sammenslutning, fx et konsortium.

Ens minimumskrav for alle

De fastsatte minimumskrav skal være ens for alle deltagere i konkurrencen – også for nystartede virksomheder og virksomheder under stiftelse. Ordregiver må således ikke stille forskellige krav eller ændre minimumskravene til egnethed under udbudsprocessen.

Anden form for dokumentation

Ud over at fastsætte krav til en ansøgers eller tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, kan ordregiver også fastsætte krav til, hvordan ansøger eller tilbudsgiver skal dokumentere sin økonomiske og finansielle formåen, jf. udbudslovens § 154, stk. 1. Det kan fx være fremlæggelse af årsregnskaber.

Hvis en ansøger eller tilbudsgiver ikke kan fremsende den dokumentation, som ordregiver har krævet, fx tre årsregnskaber, er der således mulighed for at dokumentere det ved et hvert andet dokument. Det følger af udbudslovens § 154, stk. 2. Det er dog op til ordregiveren at vurdere, om den fremsendte dokumentation er passende. Udbudslovens § 154, stk. 2 er altid relevant at overveje i forhold til nystartede virksomheder, som fx ikke har et årsregnskab for flere år tilbage, de kan fremsende.

Se bestemmelsen i udbudsloven: § 154, stk. 2 (retsinformation.dk)

Kendelse fra Klagenævnet for Udbud - Fineman A/S mod Region Hovedstaden

Netop denne problemstilling var omdrejningspunktet i en kendelse fra Klagenævnet for Udbud af 15. juli 2021, Fineman A/S mod Region Hovedstaden.

Sagen omhandlede et offentligt udbud af mundbind efter udbudslovens afsnit II. Region Hovedstaden havde fastsat et minimumskrav til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle formåen om en gennemsnitlig årsomsætning på minimum 10 millioner kroner for de seneste tre regnskabsår.

I kendelsen kom klagenævnet frem til, at Region Hovedstaden havde handlet i strid med ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2 ved i tilbudsfasen at foretage ændringer i grundlæggende elementer i udbudsgrundlaget i form af fastsættelse af nye minimumskrav til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle formåen.
I forbindelse med udbuddet modtog Region Hovedstaden et spørgsmål fra en virksomhed. Virksomheden oplyste, at de er en nystartet virksomhed, og derfor ikke havde en omsætning på 10 mio. kr. i de forudgående tre år. Virksomheden spurgte, om de kunne byde på udbuddet.

Region Hovedstaden svarede følgende:

Ja. Kravet gælder kun for perioden fra tilbudsgivers etablering til tilbudsfristen, hvorfor omsætningskravet nedsættes proportionalt for nystartede virksomheder. Eks. En virksomhed, som blev etableret for et halvt år siden, skal kun vise halv årlig omsætning (kr. 5 mio.) fra etablering, etc.

Fineman A/S nedlagde efterfølgende påstand om, at Region Hovedstaden med besvarelsen havde nedsat minimumskravet til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle formåen og derfor havde foretaget en ændring af et grundlæggende element i udbudsgrundlaget. Region Hovedstaden gjorde gældende, at svaret skulle læses i sammenhæng med udbudslovens § 154. Svaret skulle på den baggrund læses som, at det var kravet til dokumentationen, som blev nedsat proportionelt, og ikke minimumskravet på 10 millioner kr. i gennemsnitlig årlig omsætning.

Klagenævnet udtalte, at efter ordlyden af ordregivers besvarelse blev omsætningskravet nedsat proportionalt for nystartede virksomheder, da en virksomhed, som havde været etableret i et halvt år, alene skulle vise en halvårlig omsætning på 5 mio. kr., eller alternativt kunne basere sig på en anden aktør.

Klagenævnet fandt dermed, at Region Hovedstaden havde lempet minimumskravet om økonomisk og finansiel formåen for tilbudsgivere, som havde været etableret i mindre end tre år.
Derved havde regionen foretaget ændringer i grundlæggende elementer i udbudsmaterialet og på den baggrund handlet i strid med ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2, stk. 1.

Læs hele kendelsen fra Klagenævnet for Udbud (klfu.dk - pdf)

Læs mere om udbudslovens § 154, stk. 2 og indhentelse af dokumentation for økonomisk og finansiel formåen i Rådgivningsenhedens vejledning ”Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse”.

Hent ”Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse" (pdf)

Rådgivningsenhedens skabeloner indeholder en vejledende tekst, som hjælper dig med at udfylde skabelonerne, fx også formuleringer af minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, og hvilken dokumentation du eksempelvis kan kræve samt vejledende tekst om udbudslovens § 154, stk. 2.

Læs mere om Rådgivningsenhedens skabeloner

Alle taler om grønne indkøb, og de fleste organisationer ønsker at købe mere grønt ind. Men det er ikke altid nemt at afgøre præcist, hvad der gør, at et indkøb er ”grønt”, når man sidder som indkøber eller udbudsjurist.

I denne artikel zoomer vi ind på tre forskellige typer af ”grønne indkøb”, og vi giver Rådgivningsenhedens bud på, hvad det betyder at foretage grønne indkøb. Artiklen er den første i en serie af nyheder om grønne offentlige indkøb, som vi udgiver gennem Rådgivningsenhedens nyhedsbrev i løbet af 2023. 

Udbudsloven hjælper ikke direkte med at forstå, hvordan vi kan definere ”det grønne” og gøre det håndgribeligt for os at arbejde med i offentlige indkøb. Det vil vi forsøge at adressere her i artiklen. For hvad betyder ”grønt” egentlig? 

Selvom udbudsloven ikke rummer mange ord om, hvad der definerer grønne indkøb, eller hvordan du kan gennemføre dem, så betyder det ikke at udbudsloven begrænser mulighederne for at stille grønne krav. Tværtimod er der mange muligheder i udbudsloven, som understøtter grønne indkøb, hvilket vi i den kommende tid vil sætte fokus på i Rådgivningsenhedens nyhedsbrev.  Du kan blandet andet læse mere om Udbudslovens muligheder i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”Gennemførelse af grønne udbud. Vejledning om udbudslovens muligheder”.

Du kan finde vejledningen her

Tre typer af grønne indkøb

Det er vigtigt først at slå fast, at der ikke kun eksisterer én definition af, hvad et grønt indkøb er. Kernen i et grønt indkøb er, at de produkter, varer eller tjenesteydelser, du køber, er mere klima- eller miljøvenlige, end hvis du havde købt et tilsvarende konventionelt produkt. Da klima- og miljøbelastninger ofte har mange forskellige årsager, så skal der også mange forskellige løsninger til at reducere belastningerne, og derfor er der rigtig mange muligheder for at købe grønt ind.

I denne artikel skelner vi mellem tre forskellige typer af grønne indkøb afhængigt af, hvordan det gavner klimaet eller miljøet. De tre typer af grønne indkøb er:

  • Klimavenlige indkøb med fokus på reduktion af drivhusgasser
  • Miljøvenlige indkøb med fokus på at reducere miljøbelastninger (for eksempel vand-, jord-, eller luftforurening)
  • Miljøfremmende indkøb, der bidrager positivt til at genoprette natur og miljø

Klimavenlige indkøb

For det første kan et indkøb være grønt, hvis det har et lavere klimaaftryk (CO2) end et konventionelt indkøb. Det betyder, at produkter i et livscyklusperspektiv samlet set udleder færre drivhusgasser (CO2-ækvivalenter), og dermed bidrager i mindre grad til temperaturstigninger på Jorden. Et lavere klimaaftryk kan i et livscyklusperspektiv opnås ved én af følgende handlinger:

  • at erstatte fossilt baserede råvarer, for eksempel virgin plast med genanvendte plastmaterialer i produktionsprocessen
  • at bruge vedvarende energikilder i fremstillingsprocessen, til transport og i brugsfasen
  • at reducere udledninger ved transport, distribution og på lager
  • at reducere energiforbruget i forbrugsfasen
  • at livsforlænge produkter
  • at undgå forbrug-og-smid-væk kultur og i højere grad genbruge og genanvende materialer, komponenter og produkter og på den måde erstatte ny-produktionen af råvarer og materialer

Listen viser, at der er mange muligheder for at reducere klimaaftrykket gennem indkøb. Skal du eksempelvis gennemføre et grønt indkøb af møbler kan du gennemføre det på mange måder. Ved et ny-indkøb af et møbel kan du som indkøber være opmærksom på materialevalg og prioritere genanvendte materialer eller materialer, der er produceret med vedvarende energikilder. Du kan også søge at forlænge levetiden af møblerne ved for eksempel at ombetrække eller reparere dem, herunder ved at dit indkøb lægger vægt på, at der er tale om møbler, hvor enkelte dele nemt kan skiftes ud. Endeligt kan du også vælge at indkøbe genbrugte møbler gennem en møbel-børs eller lignende.

Miljøvenlige indkøb

For det andet kan et indkøb være grønt, hvis det har en lavere miljøbelastning end et konventionelt indkøb for eksempel gennem et lavere ressourceforbrug, brug af genbrugte materialer eller reduktion af forureningskilder. Her kan fokus være på:

  • at stimulere højere grad af affaldssortering
  • at reducere forurening af luft, vand og jord
  • at minimere negative virkninger af kemikalier
  • at øge genbrug og genanvendelse af materialer
  • at reducere ressourceforbrug ved for eksempel at lave delebilsordninger eller genbrugscentraler for møbler

Et reduceret ressourceforbrug vil typisk bidrage til et bedre miljø i det nærområde, hvor ressourcerne bliver udvundet eller produceret, og miljøvenlige måder at udvinde eller producere ressourcer på kan bidrage til forbedring af luft-, vand- og jordmiljø lokalt. Et reduceret ressourceforbrug kan også bidrage til reduktion af klimabelastning, men det er ikke altid tilfældet, og derfor er det en god ide at gennemtænke sine løsninger i forhold til både potentielle klimaeffekter og miljøeffekter.  

Miljøfremmende indkøb

En tredje gruppe af grønne indkøb har fokus på at fremme miljøet. Det vil altså sige, at her har indkøbet ikke blot en lavere miljøbelastning sammenlignet med et konventionelt indkøb, men indkøbet gør ligefrem noget positivt for miljøet. Det kan for eksempel være ved at bidrage til at genoprette økosystemer eller fremme biodiversitet. Det omfatter blandt andet:

  • fødevareindkøb, der fremmer økologi eller regenerative dyrkningsmetoder som genopbygger landbrugsjord til det økosystem af mikroorganismer, det oprindeligt har været
  • afskovningsfrie indkøb
  • naturpleje og vedligehold af landarealer, for eksempel af banelegemer eller offentlige parker

Overvej klima- og miljøbelastningen ved dit indkøb

De tre typer af grønne indkøb præsenteret i denne artikel kan være en hjælp til at strukturere de indledende overvejelser, du bør gøre dig i forbindelse med dit indkøb.  Det er en rigtig god ide at overveje hvilken klima- eller miljøbelastning, der er ved et givent køb, og om det primært er klima eller primært miljø, der bliver belastet, eller om belastningen er lige væsentlig inden for begge grupper. Endeligt kan du også overveje, om du gennem dit indkøb kan stille krav, der kan have en direkte miljøfremmende effekt og derved være med til at genoprette biodiversitet eller natur til gavn for et bedre miljø. Du kan bruge uddybningen af de tre kategorier ovenfor til at tjekke, hvilken grøn effekt dit forestående indkøb kan have.

Det betyder helt konkret, at du i de indledende analyser før et indkøb skal overveje hvor i værdikæden – materialeudvinding, fremstillingsprocessen eller brugsfasen –  den største klima- eller miljøbelastning ligger. Hvis du er i tvivl, så drøft det med din kollega eller en ekspert, der kender indkøbsområdet i detaljer. Derudover vil vi altid anbefale, at du overvejer at have en markedsdialog, hvor du kan tale med potentielle tilbudsgivere, som er dem, der kender værdikæden allerbedst. 

Du kan læse Rådgivningsenhedens 5 gode råd til at optimere din markedsdialog her 

Du skal altid være opmærksom på, at de tre typer af grønne indkøb ikke udelukker hinanden, og derfor kan det samme grønne indkøb godt bidrage både til et bedre klima og til et bedre miljø. Enkelte indkøb, der bidrager til et bedre miljø er til gengæld ikke altid en fordel for klimaet. For eksempel kan nogle økologiske fødevare godt have et højere CO2-aftryk end konventionelle fødevare. En økologisk asparges, der er transporteret fra Peru, har et højere klimaaftryk end lokalt producerede asparges, der er i sæson.

I Rådgivningsenheden vil vi gerne samle og dele gode eksempler på, hvordan du kan tænke grønne elementer ind i dit indkøb. Hvis du har gode erfaringer vil vi også gerne dele din historie, så du må gerne tage fat i os.

I 2023 vil vi i Rådgivningsenheden løbende udgive artikler i en ny artikelserie om grønne indkøb.

Kilde: Varanasi, Anuradha: Is Organic Food really Better for the Environment?, Columbia Climate School - State of the Planet, 22.10.2019

I de fleste tilfælde kan du som ordregiver lægge de oplysninger, som du modtager fra ansøgere og tilbudsgivere til grund uden at foretage en nærmere kontrol heraf. I visse situationer kan du dog være forpligtet til at kontrollere rigtigheden af oplysningerne. I denne artikel vil vi forklare når om, hvornår du skal kontrollere rigtigheden af de modtagne oplysninger i et tilbud eller en ansøgning samt hvordan du praktisk kan bære dig ad med denne kontrol.

Oplysninger afgivet i ESPD’et

Som udgangspunkt behøver du ikke kontrollere eller få dokumentation for de oplysninger, som de økonomiske aktører (dvs. ansøgere eller tilbudsgivere) har afgivet i ESPD'et vedrørende opfyldelsen af minimumskrav til egnethed og ikke-udelukkelse.  I relation til den vindende tilbudsgiver skal du dog altid sikre dig dokumentation herfor, inden du foretager den endelige tildeling af kontrakten, jf. udbudslovens § 152, stk. 1. Hvilken dokumentation du skal efterspørge vil afhænge af hvad du har efterspurgt af oplysninger i ESPD’et, men de overordnede rammer for dokumentation er beskrevet i udbudslovens §§ 152-155.

Der vil sjældent være behov for at foretage en effektiv kontrol af dokumentationen. Hvis du modtager en anden type dokumentation end den, du har krævet, kan du dog være forpligtet til at undersøge dokumentationen nærmere. Det samme kan være tilfældet, hvis en kendt type dokumentation pludseligt ser anderledes ud end den plejer, eksempelvis hvis en serviceattest ikke indeholder stempler fra alle de relevante myndigheder.

Du har ikke pligt til at indhente dokumentation for alle udelukkelsesgrundene, men kun for de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som fremgår af udbudsloven § 135, stk. 1 og stk. 3, og hvis de er brugt i dit udbud, for de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 2 om konkurs eller anden insolvensbehandling og nr. 6 om ubetalt forfalden gæld til det offentlige under 100.000 kr. For de øvrige udelukkelsesgrunde kan du som udgangspunkt lægge ansøgerens eller tilbudsgiverens egen-erklæring i ESPD’et til grund.

Det samme gælder i forhold til ansøgerens eller tilbudsgiverens opfyldelse af minimumskrav til egnethed, hvis du har beskrevet, at oplysningerne i ESPD’et udgør den endelige dokumentation. Det ses eksempelvis tit i relation til krav om referencer, hvor ordregiver sjældent beder om anden dokumentation end selve beskrivelsen af referencerne i ESPD’et.

Hvis du konkret kommer i tvivl om, hvorvidt de pågældende oplysninger er rigtige, har du en pligt til at undersøge oplysningerne nærmere.

Øvrige oplysninger i tilbud

Også for øvrige oplysninger i et tilbud kan du som udgangspunkt lægge tilbudsgiverens oplysninger til grund uden en nærmere undersøgelse heraf. Det gælder således også oplysninger om opfyldelse af mindstekravene til ydelsen og tilbudsgiverens besvarelse af evalueringskrav.

Hvis du har bedt om dokumentation for opfyldelse af et bestemt krav, skal du dog kontrollere, at den pågældende dokumentation er fremsendt. Hvis der er fremsendt en anden type dokumentation end den, du konkret bad om, skal du kontrollere, om den pågældende dokumentation er tilsvarende, dvs. om den dokumenterer de krævede egenskaber i tilstrækkelig grad.

Hvis du konkret kommer i tvivl om, hvorvidt en tilbudsgiver nu også kan opfylde de stillede krav, har du en pligt til at foretage en effektiv kontrol heraf.

Tvivlstilfælde, der udløser pligt til at kontrollere

Undersøgelsespligten indtræder i de situationer, hvor du som ordregiver på baggrund af oplysningerne i en ansøgning eller et tilbud konkret er i tvivl om, hvorvidt ansøgningen eller tilbuddet opfylder de stillede krav.

Tvivlen kan opstå som følge af den konkrete udformning af ansøgningen eller tilbuddet, eksempelvis hvis der indgår modsatrettede oplysninger, vage og upræcise formuleringer vedrørende opfyldelsen af krav m.v.

Tvivlen kan også skyldes henvendelser fra tredjeparter. Særligt forbigåede ansøgere eller tilbudsgivere kan have en interesse i at påpege, at de prækvalificerede ansøgere eller den vindende tilbudsgiver ikke opfylder kravene. Sådanne henvendelser skal tages alvorligt og kan medføre en pligt til at kontrollere forholdet nærmere.

Undersøgelsespligten gælder imidlertid kun for oplysninger, som - hvis deres rigtighed bekræftes - vil føre til, at virksomheden skal udelukkes fra udbudsproceduren, ikke vil blive udvalgt eller kunne få tildelt kontrakten. Undersøgelsespligten gælder således ikke for generelle oplysninger om eventuelle uhensigtsmæssige eller problematiske forhold hos de prækvalificerede eller hos den vindende tilbudsgiver.

Derudover kan du som ordregiver af egen drift blive forpligtet til at undersøge forholdet nærmere, eksempelvis hvis du på grund af et eksisterende kontraktforhold med ansøgeren eller tilbudsgiveren er i tvivl om, hvorvidt vedkommende kan opfylde et stillet krav, eller bliver opmærksom på avisartikler m.v., som rejser tvivl om, hvorvidt ansøgeren eller tilbudsgiveren befinder sig i en situation, som skal føre til udelukkelse, ikke kan udvælges eller tildeles kontrakten.

Altid en ret til nærmere undersøgelser

Du har som ordregiver altid en ret til at kontrollere rigtigheden af oplysningerne i ansøgninger eller tilbud ved at bede en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge supplerende oplysninger eller ved selv at foretage en undersøgelse eller lignende. Du vil således ikke overtræde udbudsreglerne ved at foretage en kontrol, hvis du er i tvivl om, hvorvidt undersøgelsespligten er indtrådt.

Du skal ved en sådan kontrol blot være opmærksom på, at du overholder ligebehandlingsprincippet, således at du indhenter supplerende oplysninger fra alle de ansøgere eller tilbudsgivere, som befinder sig i samme situation. Endelig skal du også være opmærksom på at fremlæggelse af supplerende oplysninger ikke må føre til fremsættelse af en ny ansøgning eller et nyt tilbud, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

Vær opmærksom på, at såfremt du i dit udbudsmateriale har angivet, at en konkret fejl eller mangel vil medføre afvisning af ansøgning eller tilbud, vil du være forpligtet til at afvise en ansøgning eller tilbud, hvor der er en sådan fejl eller mangel.

Hvordan kan du opfylde en undersøgelsespligt?

Undersøgelsespligten vil være opfyldt, når du enten har påvist, at ansøgning eller tilbud ikke opfylder de stillede krav, eller når du får en vis form for sikkerhed for, at de fremsendte oplysninger eller dokumenter er korrekte i forhold til ansøgningens eller tilbuddets opfyldelse af de stillede krav. Det vil altid være en konkret vurdering, hvornår du har fået tilstrækkelig sikkerhed for opfyldelse af kravet.

 Til brug for undersøgelsen kan du i medfør af udbudslovens § 159, stk. 5 bede ansøgeren eller tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet. Du kan derfor eksempelvis bede om supplerende oplysninger om et kravs opfyldelse eller nærmere dokumentation herfor.

Hvis der er tale om oplysninger, som kan findes i et offentligt tilgængeligt register, kan du også opfylde undersøgelsespligten ved selv at undersøge det pågældende register. Hvis undersøgelsen eksempelvis vedrører en dansk ansøgers eller tilbudsgivers ejerforhold, kan du til en vis grad selv undersøge forholdet i CVR-registeret.

Det kan efter omstændighederne også være tilstrækkeligt, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren blot bekræfter opfyldelsen af et bestemt krav. Dette kan eksempelvis være tilfældet for mindstekrav, som først kan kræves opfyldt i kontraktperioden, hvilket blandt andet er slået fast i Klagenævnet for Udbuds kendelse af 7. december 2017, Maquet Danmark A/S mod Region Midtjylland med Simonsen & Weel A/S som intervenient.

Du kan læse mere om indhentelse af dokumentation for oplysninger i ESPD’et i Rådgivningsenheden – Statens indkøbs vejledning om dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse

Find vejledningen her

Har du behov for rådgivning eller sparring om dit konkrete indkøb, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 3035 2818 eller via vores kontaktmodul, som du finder på statensindkob.dk.

Ordregiver var under et miniudbud ikke bundet af sin kvalitative evaluering af tilbud på rammeaftalen.

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 21. februar 2020, PlanMiljø ApS mod Miljøstyrelsen, vedrører en klage over et miniudbud af konsulentydelser.

Det var under sagen omtvistet, om klagers påstande og anbringender var tilstrækkeligt klare, og om klagen derfor var egnet til at danne grundlag for sagens behandling.

Læs artiklen om den nye kendelse om evaluering ved miniudbud

Med jævne mellemrum sker der ressortomlægninger i staten, fx ved et regeringsskifte eller en finanslovsaftale. Men hvordan håndterer du mulige ressortomlægninger i kontrakter? Svaret skal b.la. findes i udbudslovens § 179 om hvorvidt kontrakten indeholder klare, præcise og entydige klausuler, eller i § 178 om hvorvidt der er tale om ændring af grundlæggende elementer.

Når der sker ressortomlægninger, fx opdeling af et ministerområde i to nye ministerier, vil der være tale om ændring af en aftalepart - og dermed en kontraktændring. Derfor skal der foretages en vurdering af, hvordan du udbuds- og kontraktretligt håndterer, at der reelt er tale om to nye ministeriers anvendelse af en aftale, og hvorvidt en sådan kontraktændring kan foretages i overensstemmelse med udbudsreglerne.

To forhold skal indgå i vurderingen:

  1. Er muligheden for at foretage ændringer reguleret i aftalerne? Det følger af udbudslovens § 179, at ændringer der er forudset, dvs. fremgår af kontrakten i klare, præcise og entydige klausuler, ikke betragtes som ændringer af grundlæggende elementer, og dermed kan foretages uden det kræver et nyt udbud.
  2. Indeholder de konkrete aftaler ikke en ændringsklausul, skal det vurderes, hvorvidt ændringen udgør ændring af grundlæggende elementer. Det følger af udbudslovens § 178, at ved ændring af grundlæggende elementer i en kontrakt skal ordregiveren gennemføre et nyt udbud.

Ændringsklausuler i aftalerne

Ændringer af en kontrakt, der er forudset i udbudsmaterialet i klare, præcise og entydige klausuler, betragtes ikke som ændringer af grundlæggende elementer af kontrakten. Der er derimod tale om såkaldte ”ændringer i medfør af kontrakt”.

Klausulerne skal fastsætte omfanget og arten af eventuelle ændringer eller ændringsmuligheder og betingelserne for deres anvendelse, og må ikke ændre kontraktens ellers overordnede karakter.

Klar, præcis og entydig

Med "klar, præcis og entydig" menes, at en klausul ikke må medføre tvivl om, i hvilke situationer den kan finde anvendelse samt rækkevidden af de ændringer, der kan foretages på baggrund af klausulen.

Det skal derfor først undersøges, hvorvidt de indgåede aftaler indeholder klausuler, der regulerer, hvordan og i hvilket omfang den enkelte aftale kan ændres. Mange kontrakter indeholder en særskilt bestemmelse om overdragelse af rettigheder og forpligtelser. Det vil dog være en konkret vurdering af indholdet i en ændringsklausul om overdragelse af rettigheder og forpligtelser, hvorvidt den omfatter ressortomlægninger.

Opdateret skabelon til kontrakten

Vi har opdateret bestemmelsen om overdragelse i Rådgivningsenhedens skabelon til kontrakter og rammeaftaler, så den mere klart og præcist omfatter mulige ressortomlægninger.

Gå til statens fælles skabeloner

Findes der ikke en klar, præcis og entydig ændringsklausul i aftalen, er det afgørende, om den pågældende ændring udgør en ændring af "grundlæggende elementer".

Ændring af grundlæggende elementer

Det følger af udbudslovens § 178, stk. 1, at der gælder et forbud mod at ændre grundlæggende elementer i en kontrakt eller rammeaftale.

Efter § 178, stk. 2, foreligger der en ændring af grundlæggende elementer, når ændringen bevirker: 

[…] at kontraktens eller rammeaftalens karakter er væsentlig forskellig fra den oprindelige kontrakt.

Bestemmelsens stk. 2 opstiller fire ikke-udtømmende typer af ændringer, der som hovedregel altid anses for at være ændringer af grundlæggende elementer.

  1. Ordregiveren indfører betingelser, som ville have givet adgang for andre ansøgere end de oprindeligt udvalgte eller givet mulighed for at acceptere et andet tilbud end det valgte, eller ville have tiltrukket yderligere deltagere i udbudsproceduren.
  2. Kontraktens økonomiske balance ændres til leverandørens fordel på en måde, som den oprindelige kontrakt ikke gav mulighed for.
  3. Ændringen medfører en betydelig udvidelse af kontraktens anvendelsesområde.
  4. En ny leverandør erstatter den leverandør, som ordregiver oprindeligt havde tildelt kontrakten.

Et ministerområde opdeles i to

Er der udelukkende tale om en ændring af aftaleparterne hos ordregiveren, fx ved at et ministerområde opdeles i to, og der i øvrigt ikke sker ændringer af vilkår, leveringsbetingelser eller andet indhold i kontrakten, vil der åbenbart hverken være tale om:

2. en ændring af den økonomiske balance til fordel for leverandøren

3. en betydelig udvidelse af kontraktens eller rammeaftalens anvendelsesområde

4. en erstatning af leverandøren.

En ændring af ordregiver i en aftale kan efter en konkret vurdering være en ændring af grundlæggende elementer i den udstrækning, at 1) ændringen ville have tiltrukket yderligere deltagere til det forudgående udbud, hvis markedet var bekendt med, at ordregiver var en anden.

I det tilfælde, hvor der sker en opdeling af ét ministerium i to nye ministerier, er det dog Rådgivningsenhedens konkrete vurdering, at en kontraktændring – alt andet lige – ikke vil være en ændring af grundlæggende elementer. Vores vurdering beror på, at ordregiver de facto er den samme, men nu blot består af to enheder. Dette er dog under forudsætning af, at aftalerne ikke ændres i øvrigt i forhold til fx omfang eller indhold.

Ændring af myndigheder i rammeaftaler

Det bemærkes, at det for så vidt angår rammeaftaler fremgår af udbudslovens § 96, at det skal angives i udbudsbekendtgørelsen, hvilke ordregivere der skal kunne gøre brug af rammeaftalen. Af lovbemærkningerne til bestemmelsen fremgår det endvidere, at:

Ved ressortændringer, ændringer i den kommunale inddeling o.l. kan indgåede aftaler anvendes af de fortsættende myndigheder. Overføres kun et meget begrænset område fra en myndighed, der er part i en rammeaftale, til en anden allerede eksisterende myndighed, vil denne allerede eksisterende myndighed ikke kunne anvende aftalen, medmindre den selv er oprindelig part. Omvendt vil overførelse af et meget stort område fra en myndighed, der er part, til en myndighed, der ikke er part, kunne medføre, at den modtagende myndighed får partsstatus. Beslutningen vil bero på en vurdering af de konkrete omstændigheder.”

Det følger således af lovbemærkningerne, at rammeaftaler, hvor et ministerområde er part, lovligt kan anvendes af to nye ministerier (de fortsættende myndigheder), selvom de ikke har været angivet som to særskilte myndigheder i udbudsbekendtgørelsen.

Efter vores opfattelse er der ikke noget, der taler imod en analog anvendelse for så vidt angår offentlige kontrakter. 

Behov for andre ændringer i kontrakter og rammeaftaler

I det tilfælde, at der er ved ressortomlægninger er behov for andre ændringer af kontrakten, fx udvidelser i aftalens omfang, skal ændringerne, medmindre de er reguleret ved ændringsklausuler, vurderes efter bestemmelserne om ændringer af kontrakter i udbudslovens §§ 178-184.

Der er en række sociale og andre specifikke tjenesteydelser, der er omfattet af de særlige lempelige procedureregler i udbudslovens afsnit III. De kaldes i daglig tale light-ydelser.

For at en ydelse kan være omfattet af light-regimets regler, skal den være omfattet af en af de CPV-koder, der fremgår af listen i udbudsdirektivets bilag XIV.

I denne faglige artikel fra Rådgivningsenheden gennemgår vi, hvordan du finder frem til de relevante CPV-koder.

Læs hele guiden om, hvordan du kommer frem til, om din ydelse er omfattet af light-regimet