Udbudsprojektmodel

Formål

Udbudsprojektmodellen skal bidrage til gode og effektive udbud, der tilrettelægges og gennemføres, så det juridiske går hånd i hånd med en overskuelig og god proces.

Modellens opbygning

Udbudsprojektmodellen guider dig igennem udbudsprocessen, fra den indledende planlægning til kontrakten er underskrevet. Modellen er opdelt i de overordnede faser som et udbudsprojekt indeholder, og derudover bliver hver fase foldet ud i de konkrete projektopgaver, overvejelser, beslutninger og leverancer den indeholder.

Modellen i praksis

Udbudsprojektmodellen vil løbende, igennem 2023, blive udbygget og suppleret med guides, vejledninger og skabeloner, der understøtter de enkelte faser, opgaver, beslutninger samt leverancer undervejs i udbudsprojektet.

Se vores konkrete planer her

Vi hører gerne fra dig, hvis du har input og ønsker til guides, vejledninger og skabeloner (eksisterende som nye).

Skriv til os her eller kontakt os på 30 35 28 18

Tilmed dig vores nyhedsbrev, hvis du vil informeres, når der er nyt

Husk også

Har du vurderet dit behov i forhold til den statslige indkøbskaskade?

Ellers anbefaler vi, at du starter her inden du går i gang

Skal du gennemføre et IT-udbud, skal du ligeledes orientere dig i og følge retningslinjerne i Statens it-projektmodel.

Find Statens it-projektmodel her

Indkøbscyklus og udbudsprojektmodel

Med Udbudsprojektmodellen zoomer vi ind på den del af processen, der ligger efter foranalyse og forretningsstrategi og før implementering og drift af kontrakten. Modellen beskriver derfor ikke de aktiviteter og opgaver, der ligger i de øvrige dele af cyklussen.

Det er afgørende at være bevidst om de sammenhænge og synergier, der eksisterer mellem foranalyse og forretningsstrategi > udbud > implementering af kontrakt > indkøb > kontraktstyring.

Udbudsprojektmodellens faser

I Fase 1 etablerer du din projektgruppe, træffer beslutninger om din udbudsstrategi, foretager en detaljeret afdækning af behov, planlægger processen samt identificerer de relevante leverancer.

I Fase 2 udarbejder du dit udbudsmateriale herunder udbudsbetingelser, kravspecifikation, kontraktudkast, bilag o.s.v. og afslutter med at offentliggøre dit udbud.

 

I Fase 3 besvarer du spørgsmål fra tilbudsgivere samt afholder eventuelle besigtigelser og informationsmøder. Det er også i Fase 3 du prækvalificerer ansøgere ved udbud med begrænsede procedurer.

I Fase 4 evaluerer du de tilbud, du har modtaget, gennemfører eventuelle forhandlingsmøder og træffer din tildelingsbeslutning.

I Fase 5 indhenter du dokumentation, afholder standstill samt tildeler og underskriver kontrakten.

I Fase 6 afslutter du projektforløbet, sikrer dokumentation og journalisering samt overleverer kontrakten til implementering og kontraktstyring.