Spørgsmål og svar

Se oversigten med rådgivernes svar på nogle af de spørgsmål vi modtager i hotlinen på 30 35 28 18.

Oversigten er opdateret den 10. november 2021.

Det afhænger af en konkret vurdering, om en arbejdsklausul skal sanktioneres med bod. Bodens størrelse skal balancere hensynet til en effektiv sanktion med en præventiv virkning og proportionalitet i forhold til kontraktens genstand og overtrædelsens karakter.

Cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014 pålægger alle statslige myndigheder at bruge arbejdsklausuler i kontraktforhold. Det skal fremgå af klausulen, hvilke konsekvenser det har, hvis den ikke overholdes. Dog er det ikke et krav, at manglende overholdelse skal sanktioneres med bod. Det afhænger af en konkret vurdering af risikoen, om klausulen skal indeholde en bod, hvilken størrelse den skal have, og om der skal være forskellige sanktioner alt efter overtrædelsernes karakter.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, arbejdsklausulen fastsætter krav om, at leverandørens medarbejdere ikke må modtage ringere vilkår end den pågældende kollektive overenskomst fastsætter. Arbejdsklausulen gælder dog kun for de medarbejdere, der arbejder på den pågældende kontrakt og udfører arbejdet i Danmark.

Læs den fulde besvarelse her

Du kan tilgå Rådgivningsenhedens standardkontrakt her

Det afgørende for, om værdien af indkøbene skal beregnes samlet (på tværs af koncernen) eller individuelt er, om det er de enkelte styrelser, der er ansvarlige for indkøbene, eller om dette ansvar ligger hos koncernfunktionen.
Udgangspunktet i udbudsloven er, at man skal se på hele myndighedens forbrug, når kontraktværdien skal beregnes.

Der findes dog særlige regler for decentrale enheder, så de ikke behøver at blive medtaget i den samlede beregning af hele myndighedens forbrug, hvis de selv er ansvarlige for deres indkøb. Hvis ansvaret for indkøbet derimod ligger hos koncernfunktionen, skal værdien beregnes samlet, uanset om de enkelte institutioner selv er ansvarlige for finansiering af indkøbet.

Læs den fulde besvarelse her

Som udgangspunkt kan man som ordregiver indledningsvist kun kræve et ESPD og dermed ikke forlange, at tilbudsgiverne skal fremlægge fuld dokumentation sammen med tilbuddene.

Det følger af udbudsloven, at en ordregiver skal indhente foreløbig dokumentation via det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) under udbuddet. Som udgangspunkt er det alene vinderen af kontrakten, der skal fremlægge den endelige og fulde dokumentation. Ordregiveren kan derfor som udgangspunkt ikke afvise tilbud som ukonditionsmæssige på baggrund af mangel på endelig dokumentation for tilbudsgiverens egnethed.

Ordregiveren kan kun stille krav om fremlæggelse af endelig og fuld dokumentation sammen med tilbuddene, hvis det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, en udenlandsk virksomheds notarpåtegnede egen-erklæringer kan anses som gyldig dokumentation for indholdet af ESPD’et.

 Læs den fulde besvarelse her

Udbudsreglerne fastslår, at der før kontrakttildeling skal fremlægges dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Samme bestemmelse fastlår, at ordregiveren skal fastsætte en passende tidsfrist for tilbudsgiveren til at fremlægge dokumentationen.
Ifølge lovbemærkningerne til § 151 skal ordregiver udelukke en tilbudsgiver, der ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af en passende fastsat tidsfrist.

Læs den fulde besvarelse her

Læs mere i Rådgivningsenhedens vejledning: Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse (pdf)

Det korte svar er, at ansøger eller tilbudsgiver skal have 6 fulde dage til at forholde sig til oplysningerne.

Læs den fulde besvarelse her

Når du modtager ansøgninger og tilbud fra virksomheder i lande uden for EU/EØS, skal du som overvejende hovedregel behandle dem på samme måde, som du behandler ansøgninger og tilbud fra virksomheder inden for EU/EØS.

Der findes i udbudsloven et forbud mod forskelsbehandling på baggrund af nationalitet, som slår fast, at du ikke må give danske ansøgere og tilbudsgivere en mindre gunstig behandling end aktører fra udlandet og omvendt. Dette forbud gælder også i forhold til aktører fra lande uden for EU/EØS, hvis det følger af internationale forpligtelser, der påhviler Danmark eller EU.

Det vigtigste at vide i forhold til overholdelse af disse forpligtelser er, at Danmark igennem EU har tiltrådt og dermed skal overholde WTO-aftalen om offentlige udbud GPA ("Government Procurement Agreement"). GPA-aftalen bygger på et gensidighedsprincip, hvor de tiltrædende stater åbner deres offentlige indkøb for andre tiltrædende stater.

Læs den fulde besvarelse her

Udbudsloven lægger ikke hindringer i vejen for at hjemtage ydelser, som tidligere har været løst af private virksomheder.

Det følger af udbudsloven, at ydelser, som løses internt i en organisation, ikke er udbudspligtige efter udbudslovens regler. Statslige myndigheder er dog forpligtede til løbende at vurdere samt udbyde opgaver, som kan løses af eksterne virksomheder.

Læs den fulde besvarelse her

Klagenævnet for Udbud har ikke kompetence til at behandle sager om indkøb under EU-tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse. De indkøb er alene være omfattet af almindelige forvaltningsretlige principper.

Læs den fulde besvarelse her

Ja, ordregivere har en forholdsvis vid adgang til at annullere tilbudsindhentninger. Annullationen må dog ikke være i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination – eller bygge på et usagligt formål.

Læs den fulde besvarelse her

Det korte svar er, at når en dansk ordregiver skal foretage et indkøb, er ordregiveren forpligtet til at vurdere om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse, selvom kontrakten skal udføres uden for EU.

Det forhold, at kontrakten skal udføres i et tredjeland, er ikke i sig selv tilstrækkeligt til, at kontrakten ikke kan anses for at have en klar grænseoverskridende interesse. Der skal således foretages en konkret vurdering af, om virksomheder inden for EU vil have en interesse i at byde på kontrakten.

Læs den fulde besvarelse her

Nej, opgaver, som en statslig myndighed udfører for en anden, er ikke underlagt udbudsreglerne.

Staten betragtes som en enhed i udbudsretlig forstand i henhold til lovbemærkninger til udbudsloven. Der er således ikke udbudspligt, når staten løser opgaver for ”sig selv” både inden for ét ressortområde, men også på tværs af ressortområderne. Det er imidlertid ikke efterprøvet i retspraksis.

Læs den fulde besvarelse her

Rådgivningsenheden har fået et spørgsmål om hvorvidt, det kan udgøre et problem i forhold til inhabilitet, når en ansat hos en ordregiver, som har været med til at kravspecificere en opgave, og efterfølgende skal være med til at evaluere tilbud, er ægtefælle til en medarbejder hos én af tilbudsgiverne. Kan inhabiliteten afhjælpes for eksempel ved at personen udelukkes fra tilbudsevalueringen på det omhandlende tilbud, men er med til at vurdere de øvrige tilbud?

Det kan være et problem, at der er en nær familiær tilknytning mellem en ansat hos en tilbudsgiver og en ansat hos ordregiver. Den mest sikre måde at håndtere udfordringen på er at sikre, at den ansatte hos ordregiver ikke deltager i udbudsproceduren, hverken i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikation eller ved evalueringen af ansøgninger eller tilbud. Om et så omfattende tiltag er nødvendigt, beror dog på en konkret vurdering af situationen og de pågældende personers roller og involvering i udbuds- og tilbudsprocessen.

Læs den fulde besvarelse her

Begrænsningen i rammeaftalers løbetid på fire år i udbudslovens § 95, stk. 2, gælder som udgangspunkt ikke for rammeaftaler, der er omfattet af reglerne om light-regimet i udbudslovens afsnit III.

Varigheden af sådanne rammeaftaler skal fastsættes ud fra saglige hensyn i overensstemmelse med de EU-retlige principper i udbudslovens § 2 – særligt med proportionalitetsprincippet for øje.

En rammeaftale, der indgås efter reglerne om light-regimet, kan derfor godt have en løbetid, som er længere end fire år. Den bør dog ikke have en ubegrænset varighed. Den konkrete varighed skal fastsættes sagligt ud fra en vurdering af kontraktens genstand.

Læs den fulde besvarelse her

Som ordregiver skal man, jf. udbudslovens § 171, hurtigst muligt og samtidigt underrette alle berørte tilbudsgivere skriftligt om, hvilke beslutninger ordregiveren har truffet ved tildeling af rammeaftaler.

Dette betyder, at forbigåede tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud men ikke tildeles en rammeaftale, skal underrettes om det vindende tilbuds karakteristika og de relative fordele, i relation til de enkelte underkriterier og delkriterier.

Læs den fulde besvarelse her

Forpligtelsen til at overveje sociale klausuler er hjemlet i finanslovsaftalen fra 2013 og aftalerne om kommunernes og regionernes økonomi for 2014. Som led i en regeringsaftale fra november 2018 blev tærskelværdierne og retningslinjerne for anvendelsen af sociale klausuler justeret.

Læs den fulde besvarelse her

Ønsker du at lade tilbudsgivernes faglige kompetencer indgår tilbudsevalueringen, kan de udformes som et underkriterium, blot de formuleres i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Derudover er der en række overvejelser, du med fordel kan gøre dig, så de tilbudte kompetencer matcher dit behov. Din kontrakt skal også indeholde en bestemmelse, hvor du sikrer dig, at de tilbudte kompetencer varetager opgaveløsningen i hele kontraktperioden.

Læs den fulde besvarelse her

Gå til Rådgivningsenhedens digitale skabeloner

Det korte svar er ja. Hvis der kun findes én leverandør på markedet, der af tekniske årsager kan løse opgaven, kan du anvende proceduren udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse i henhold til udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Men du skal kunne dokumentere, at de særlige betingelser er til stede.

Læs den fulde besvarelse her

Er der ved et udbud med en udvælgelsesfase, fx begrænset udbud, flere ansøgere end antallet af ansøgere, som ordregiveren vil opfordre til at afgive tilbud, skal ordregiveren foretage udvælgelsen blandt de ansøgere, som opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed og som ikke er udelukkede.

Det fremgår af udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 1-3, at ordregiver i udbudsbekendtgørelsen skal oplyse om antallet af ansøgere, som ordregiver vil opfordre til at afgive tilbud, hvilke oplysninger fra tilbudsgiveren, der vil danne grundlag for udvælgelsen, og hvilke objektive og ikkediskriminerende kriterier, som ordregiver vil tillægge vægt i forbindelse udvælgelsen.

Det fremgår af lovbemærkningerne, at kriterierne for udvælgelsen kan være relateret til økonomisk og finansiel formåen, teknisk og faglig formåen, f.eks. spidskompetencer eller særlige referencer, eller hvad der udgør det bedste konkurrencefelt.

Hvis ordregiver lægger vægt på forskellige forhold, skal det fremgå klart af udbudsmaterialet, hvordan de enkelte forhold prioriteres eller vægtes. Det er dog ikke et krav, at kriterierne skal vægtes, men det skal være gennemsigtigt, hvordan udvælgelsen vil ske.

Videre fremgår det af lovbemærkningerne, at

at afhængig af de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelsen, skal ordregiveren foretage sin vurdering på baggrund af et sagligt skøn af ansøgers formåen eller som en objektiv konstatering af, hvilken ansøger, der har den bedste formåen. Ordregiveren kan anføre ét eller flere forhold, som er afgørende i vurderingen.

Der er således ikke et krav om, at der skal anvendes pointmodeller i udvælgelsesfasen. Endvidere er der ikke et krav om, at kriterierne skal vægtes. Det skal dog være gennemsigtigt, hvordan udvælgelsen vil ske. Gennemsigtighed kan f.eks. skabes ved, at der anføres et eller flere forhold, som er afgørende i vurderingen eller ved at der angives en prioritering af kriterierne, hvis visse kriterier tillægges særlig vægt.

Ordregiver har således et ganske vidt skøn ved vurderingen af hvilke ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne, så længe det er gennemsigtigt for ansøgerne, hvad der vil blive lagt vægt på ved udvælgelsen.

I kan, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. 2, overgå til udbud med forhandling, når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud.

Ved ikkeforskriftsmæssige tilbud forstås tilbud, der enten:

  • ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet
  • er modtaget for sent
  • foreligger beviser for ulovlig samordning eller bestikkelse eller
  • er unormalt lave.

Ved uacceptable tilbud forstås tilbud, som er:

  • indgivet af tilbudsgivere, som ikke lever op til de fastsatte minimumskrav til egnethed eller
  • overstiger det af ordregiveren på forhånd fastsatte budget.

Da de to tilbud indeholder forbehold eller ikke lever op til mindstekrav, er der tale om tilbud, der ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet. De kan dermed betegnes som ikkeforskriftsmæssige tilbud. I opfylder således betingelserne for at overgå til udbud med forhandling.
I denne situation kan I overgå til udbud med forhandling uden at offentliggøre en ny bekendtgørelse, jf. udbudslovens § 61, stk. 4, hvis alle tilbudsgivere under den forudgående procedure har afgivet tilbud i overensstemmelse med procedurens formelle krav, og hvis de alle opfylder kravene i udbudslovens § 159, stk. 2, 2. pkt., nr. 1-3.

Da de to tilbud levede op til de fastsatte minimumskriterier for egnethed og udelukkelse og var afgivet i overensstemmelse med udbudsprocedurens formelle krav, kan I også undlade at offentliggøre en ny udbudsbekendtgørelse.

Det korte svar er, at udgangspunktet er, at du som ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende. Det betyder, at det samlede udbudsmateriale skal være udarbejdet forud for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende.

I særlige situationer kan ordregiver dog undlade at offentliggøre dele af udbudsmaterialet, hvis det sker på grund af udbudsmaterialets særlige karakter eller fortrolighed.

Adgang til det fulde udbudsmateriale

Af udbudslovens § 132, stk. 1, fremgår, at adgangen til udbudsmaterialet skal være fri, direkte og fuld elektronisk fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende.

Formålet med pligten til offentliggørelse af det fulde udbudsmateriale på samme tidspunkt som udbudsbekendtgørelsen er at sikre gennemsigtighed, således at potentielle tilbudsgivere får det bedste grundlag for at ansøge om deltagelse i et udbud, og at ordregiver får en langt mere kvalificeret gruppe af ansøgere.

At adgangen skal være fri og direkte betyder, at der skal være en umiddelbar adgang til udbudsmaterialet, dvs. at tilbudsgiverne skal have adgang til udbudsmaterialet uden at gennemgå en godkendelsesprocedure, samt at denne adgang skal være vederlagsfri. Der skal være adgang til det fulde udbudsmateriale, dvs. de dokumenter, som ordregiver har udarbejdet og henviser til for at beskrive eller fastlægge elementer i udbuddet eller i proceduren, jf. definitionen af udbudsmaterialet i § 24, nr. 36.

Derudover er der et krav om, at adgangen skal være elektronisk. Denne elektroniske adgang skal ses i sammenhæng med kravet om anvendelse af elektronisk kommunikation ved udbud, jf. BEK nr. 1572 af 30. november 2016, som i praksis betyder, at al kommunikation under en udbudsprocedure skal ske elektronisk, fx gennem et udbudssystem.

Undtagelse til fri, direkte og fuld elektronisk adgang til materialet

Ordregiver kan i særlige tilfælde undlade at give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til visse dele af udbudsmaterialet, hvis det sker på grund af udbudsmaterialets særlige karakter eller på grund af fortrolighed, jf. udbudslovens § 132, stk. 2.

I de situationer hvor dele af udbudsmaterialet er omfattet undtagelsen, skal ordregiver i udbudsbekendtgørelsen angive hvor og hvordan ansøgere eller tilbudsgivere kan opnå adgang til de dele af udbudsmaterialet, der ikke er gjort offentligt tilgængeligt. Fristen for afgivelse af tilbud skal forlænges med 5 dage.

Med udbudsmaterialets særlige karakter menes alene disse 4 særlige situationer:

  • Hvis udbuddets særlige art medfører, at brug af elektroniske kommunikationsmidler kræver særlige værktøjer, anordninger eller filformater, som ikke er almindeligt tilgængelige eller understøttes af almindeligt tilgængelige programmer.
  • Hvis de programmer, der understøtter filformater, som er egnet til beskrivelsen af tilbuddene, anvender filformater, som ikke kan behandles af andre åbne eller almindeligt tilgængelige programmer, eller er omfattet af en licensordning og ikke kan downloades eller fjernanvendes.
  • Hvis brug af elekronisk kommunikation kræver særligt kontorudstyr, som ikke er almindeligt tilgængelig.
  • Hvis der er tale om fysiske modeller eller skalamodeller, der ikke kan fremsendes ved anvendelse af elektroniske midler.

Vedrørende behov for fortrolighed, fremgår det af lovbemærkningerne, at ordregiver kan pålægge ansøgere eller tilbudsgivere fortrolighed med hensyn til de oplysninger som ordregiveren stiller til rådighed i udbudsproceduren jf. udbudslovens § 5, stk. 2.

Hvis ordregiveren er en forvaltningsmyndighed gælder reglerne i forvaltningslovens § 27, stk. 6, hvorefter en forvaltningsmyndighed kan bestemme, at en person uden for den offentlige forvaltning har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som myndigheden videregiver til den pågældende uden at være forpligtet hertil. Der kan ikke gives fortrolighedspålæg for oplysninger, der ikke er fortrolige.

Udarbejd et notat hvis du undtager materiale fra offentliggørelse

Det er Rådgivningsenhedens anbefaling, at ordregiver i et kort notat beskriver baggrunden for, at dele af udbudsmaterialet undtages fra den fri, direkte og fulde elektroniske adgang til materialet fra tidspunktet for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Notatet bør henvise til den eller de konkrete situationer, der begrunder undtagelsen.

Det korte svar:

Kontrakter vedrørende forsknings- og udviklingsydelser er kun omfattet af udbudsloven, når 1) udbyttet af ydelsen udelukkende tilhører ordregiveren til brug for egen virksomhed, og 2) ydelsen fuldt ud betales af ordregiveren, jf. udbudsloven § 22.

Forsknings- og udviklingsydelser beskrives i udbudsloven ved en række CPV-koder. Men afgørende er, om den ydelse, du skal indkøbe, kan betragtes som en egentlig forsknings- og udviklingsopgave, som kan undtages loven, hvis ovenstående to betingelser ikke er opfyldt.

Du skal som ordregiver altid foretage en konkret vurdering af, om ydelsen angår forskning og udvikling, og ikke har karakter af fx konsulentbistand. Det forhold, at opgaven skal udføres af en forskningsinstitution medfører ikke i sig selv, at der er tale om en forsknings- og udviklingsydelse.

Læs den fulde besvarelse her