Spørgsmål og svar

Se oversigten med rådgivernes svar på nogle af de spørgsmål vi modtager i hotlinen på 30 35 28 18. Oversigten er opdateret den 18. august 2020.

Hvordan fastsætter jeg bod for overtrædelser af en arbejdsklausul?

Det afhænger af en konkret vurdering, om en arbejdsklausul skal sanktioneres med bod. Bodens størrelse skal balancere hensynet til en effektiv sanktion med en præventiv virkning og proportionalitet i forhold til kontraktens genstand og overtrædelsens karakter.

Cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014 pålægger alle statslige myndigheder at bruge arbejdsklausuler i kontraktforhold. Det skal fremgå af klausulen, hvilke konsekvenser det har, hvis den ikke overholdes. Dog er det ikke et krav, at manglende overholdelse skal sanktioneres med bod. Det afhænger af en konkret vurdering af risikoen, om klausulen skal indeholde en bod, hvilken størrelse den skal have, og om der skal være forskellige sanktioner alt efter overtrædelsernes karakter.

Læs den fulde besvarelse her

Skal beregning af kontraktværdi for indkøb ske samlet eller individuelt pr. institution, hvis de foretages af en koncernfunktion, men finansieres af de enkelte institutioner?

Det afgørende for, om værdien af indkøbene skal beregnes samlet (på tværs af koncernen) eller individuelt er, om det er de enkelte styrelser, der er ansvarlige for indkøbene, eller om dette ansvar ligger hos koncernfunktionen.
Udgangspunktet i udbudsloven er, at man skal se på hele myndighedens forbrug, når kontraktværdien skal beregnes.

Der findes dog særlige regler for decentrale enheder, så de ikke behøver at blive medtaget i den samlede beregning af hele myndighedens forbrug, hvis de selv er ansvarlige for deres indkøb. Hvis ansvaret for indkøbet derimod ligger hos koncernfunktionen, skal værdien beregnes samlet, uanset om de enkelte institutioner selv er ansvarlige for finansiering af indkøbet.

Læs den fulde besvarelse her

Må et tilbud afvises som ukonditionsmæssigt, hvis det på trods af krav i udbudsbetingelserne ikke indeholder endelig dokumentation for tilbudsgiverens egnethed?

Som udgangspunkt kan man som ordregiver indledningsvist kun kræve et ESPD og dermed ikke forlange, at tilbudsgiverne skal fremlægge fuld dokumentation sammen med tilbuddene.

Det følger af udbudsloven, at en ordregiver skal indhente foreløbig dokumentation via det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) under udbuddet. Som udgangspunkt er det alene vinderen af kontrakten, der skal fremlægge den endelige og fulde dokumentation. Ordregiveren kan derfor som udgangspunkt ikke afvise tilbud som ukonditionsmæssige på baggrund af mangel på endelig dokumentation for tilbudsgiverens egnethed.

Ordregiveren kan kun stille krav om fremlæggelse af endelig og fuld dokumentation sammen med tilbuddene, hvis det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.

Læs den fulde besvarelse her 

Kan notarpåtegnede egen-erklæringer anvendes som dokumentation for indholdet af ESPD’et for en udenlandsk virksomhed?


Ja, en udenlandsk virksomheds notarpåtegnede egen-erklæringer kan anses som gyldig dokumentation for indholdet af ESPD’et.

Virksomheder fra andre lande i EU/EØS skal fremlægge den dokumentation, der fremgår af e-Certis. Det betyder også, at det er tilstrækkeligt, at udenlandske virksomheder leverer de dokumentationstyper, som medlemsstaten har oplyst til e-Certis.

En virksomhed kan også vælge at aflevere anden dokumentation end den, der fremgår af e-Certis, og som er krævet af ordregiver, såfremt dokumentationen lever op til kravene i udbudslovens § 153.

Hvis den fremsendte dokumentation giver anledning til tvivl, er ordregiver forpligtet til at foretage en effektiv kontrol af dokumentationen.

e-Certis kan tilgås via Europa Kommissionens hjemmeside på denne webadresse: https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/search 

Vejledningen eCertis – Sådan virker det fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen giver en grundig gennemgang af, hvordan du finder frem til de rette udenlandske certifikater i databasen.

Hent eCertis – sådan virker det fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (pdf)

Må jeg som ordregiver i et EU-udbud (offentligt udbud efter udbudsloven) indhente et manglende ESPD fra en tilbudsgiver?


Det afhænger af, hvilke oplysninger du har efterspurgt i ESPD’et.

Af udbudslovens § 159, stk. 5 fremgår det, at en ordregiver, under overholdelse af principperne i lovens § 2, kan anmode ansøgeren eller tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist. Som udgangspunkt må du anmode om et ESPD efter ansøgning- eller tilbudsfristens udløb, hvis anmodningen ikke fører til, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremsætter en ny ansøgning eller et nyt tilbud.

Det vil være en konkret vurdering, om nye oplysninger medfører, at der er fremsat en ny ansøgning eller tilbud. Det vil eksempelvis ikke betragtes som fremsættelse af en ny ansøgning eller et nyt tilbud, hvis det objektivt kan konstateres, at de relevante oplysninger i det indsendte ESPD, forelå på tidspunktet for ansøgnings- eller tilbudsfristens udløb.

Som ordregiver skal du derfor være varsom med at indhente manglende oplysninger i forbindelse med referencer i et ESPD – særligt hvor referencerne skal beskrives og målrettes i forhold til et konkret udbud.
Det kan betragtes som en fremsættelse af en ny ansøgning eller et tilbud, hvis ansøger eller tilbudsgiver anmodes om at eftersende de manglende oplysninger, da de får en tidsmæssig fordel efter fristens udløb ved at få mulighed for at beskrive og målrette deres referencer.
Er der derimod tale om manglende regnskabstal, fx angivelse af årlig omsætning, vil disse oplysninger som udgangspunkt foreligge på tidspunktet før ansøgnings- eller tilbudsfristens udløb. Eftersendelse af sådanne oplysninger vil derfor som udgangspunkt ikke medføre fremsættelse af en ny ansøgning eller tilbud.
Som ordregiver skal du være opmærksom på, at man ikke må anmode tilbudsgiveren om at indsende eller supplere et ESPD, hvis det i udbudsmaterialet udtrykkeligt er angivet, at det vil føre til afvisning, hvis oplysningerne ikke er afleveret inden ansøgnings- ellertilbudsfristens udløb.

Læs mere i Rådgivningsenhedens vejledning: Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse (pdf)

Hvad er konsekvenserne, når en tilbudsgiver overskrider fristen for at fremlægge dokumentation, og hvilke muligheder har jeg for at forlænge fristen?

Udbudsreglerne fastslår, at der før kontrakttildeling skal fremlægges dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Samme bestemmelse fastlår, at ordregiveren skal fastsætte en passende tidsfrist for tilbudsgiveren til at fremlægge dokumentationen.
Ifølge lovbemærkningerne til § 151 skal ordregiver udelukke en tilbudsgiver, der ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af en passende fastsat tidsfrist.

Når du fastsætter fristen, skal du være opmærksom på, at virksomheder uden ugrundet ophold skal kunne fremlægge den krævede dokumentation. Fristen skal derfor modsvare administrationstiden hos de relevante myndigheder, som udsteder dokumentationen, tillagt rimelig anmodnings- og fremsendelsestid hos virksomheden.

For danske virksomheder kan serviceattesten udgøre dokumentation for udelukkelsesgrundene. Denne attest skal rekvireres hos Erhvervsstyrelsen, og en tidsfrist på to en halv uge er som udgangspunkt passende for danske virksomheder til at fremsende den samlede dokumentation.

Når ordregiveren fastsætter en passende tidsfrist for dokumentation fra udenlandske virksomheder, kan det ske på flere måder. Det kan eksempelvis ske ved kontakt til myndighederne i det pågældende land eller ved kontakt til den konkrete virksomhed.

Der kan opstå forhold, som betyder, at fristen ikke længere kan anses for passende. Det kan være en længere sagsbehandlingstid end forventet samt andre forhold, der ikke kan tilskrives virksomheden. I disse situationer vil ordregiveren kunne forlænge fristen med henblik på at skabe en passende tidsfrist, så længe årsagen bag den manglende overholdelse ikke kan tilskrives virksomheden.

Læs mere i Rådgivningsenhedens vejledning: Dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse (pdf)

 

Er der klageadgang for forbigåede tilbudsgivere til Klagenævnet for Udbud, når der er tale om indkøb under tærskelværdien efter udbudslovens afsnit V?

Klagenævnet for Udbud har ikke kompetence til at behandle sager om indkøb under EU-tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse. De indkøb er alene være omfattet af almindelige forvaltningsretlige principper.

Ved overtrædelse af de almindelige forvaltningsretlige principper vil der være en administrativ klagemulighed til eksempelvis statsforvaltningen eller de ordinære domstole.

Dog kan Klagenævnet behandle sager vedr. spørgsmål, om hvorvidt en kontrakt har klar grænseoverskridende interesse og i så fald om de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet er overholdt. I tilfælde af, at kontrakten ikke har klar grænseoverskridende interesse, vil retsvirkningen være, at klagenævnet ikke tager klagen til følge. 

Ved en tilbudsindhentning blandt tre leverandører, hvor der alene er modtaget ét tilbud – er det så muligt at annullere med reference til denne begrundelse?

Ja, ordregivere har en forholdsvis vid adgang til at annullere tilbudsindhentninger. Annullationen må dog ikke være i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination – eller bygge på et usagligt formål.

Modtager du som ordregiver kun ét tilbud, er dette en saglig begrundelse for annullation, da tilbudsindhentningen ikke har medført tilstrækkelig konkurrence om kontrakten.

Er ydelser udbudspligtige, hvis en statslig myndighed køber dem hos en anden myndighed i staten?

Nej, opgaver, som en statslig myndighed udfører for en anden, er ikke underlagt udbudsreglerne.

Staten betragtes som en enhed i udbudsretlig forstand i henhold til lovbemærkninger til udbudsloven. Der er således ikke udbudspligt, når staten løser opgaver for ”sig selv” både inden for ét ressortområde, men også på tværs af ressortområderne. Det er imidlertid ikke efterprøvet i retspraksis.

Læs den fulde besvarelse her

Kan en statslig myndighed hjemtage ydelser, som tidligere er blevet udført af private leverandører?

Udbudsloven lægger ikke hindringer i vejen for at hjemtage ydelser, som tidligere har været løst af private virksomheder.

Det følger af udbudsloven, at ydelser, som løses internt i en organisation, ikke er udbudspligtige efter udbudslovens regler. Statslige myndigheder er dog forpligtede til løbende at vurdere samt udbyde opgaver, som kan løses af eksterne virksomheder.

Læs den fulde besvarelse her

Er Rådgivningsenhedens rolle at erstatte de interne rådgivningsfunktioner inden for udbudsret i staten, og hvordan kan det undgås, at der bliver shoppet mellem mulighederne for rådgivning - internt og hos Rådgivningsenheden?

Rådgivningsenheden er alene tænkt som et alternativ til en ekstern rådgivning og sparring, som de statslige enheder benytter sig af fra eksterne konsulenter og advokathuse.

Hvis de statslige enheder har egne kompetencer på området, står det dem frit for at indhente sparring og rådgivning hos Rådgivningsenheden.

Ud over rådgivning tilbyder vi desuden deltagelse i forskellige netværk, mentorordninger, kurser, gå-hjem-møder mv.,  og vi deler viden gennem nyhedsbreve og på vores hjemmeside, således at der sikres størst mulig videndeling på tværs i staten, og så der kan udveksles gode erfaringer og tilgange til indkøb og udbud. 

Hvor lang må løbetiden være for rammeaftaler under light-regimet?

Begrænsningen i rammeaftalers løbetid på fire år i udbudslovens § 95, stk. 2, gælder som udgangspunkt ikke for rammeaftaler, der er omfattet af reglerne om light-regimet i udbudslovens afsnit III.

Varigheden af sådanne rammeaftaler skal fastsættes ud fra saglige hensyn i overensstemmelse med de EU-retlige principper i udbudslovens § 2 – særligt med proportionalitetsprincippet for øje.

En rammeaftale, der indgås efter reglerne om light-regimet, kan derfor godt have en løbetid, som er længere end fire år. Den bør dog ikke have en ubegrænset varighed. Den konkrete varighed skal fastsættes sagligt ud fra en vurdering af kontraktens genstand.

Læs den fulde besvarelse her

Hvordan skal forbigåede tilbudsgivere underrettes om indgåelse af en rammeaftale med direkte tildeling (kaskademodel)? 

Som ordregiver skal man, jf. udbudslovens § 171, hurtigst muligt og samtidigt underrette alle berørte tilbudsgivere skriftligt om, hvilke beslutninger ordregiveren har truffet ved tildeling af rammeaftaler.

Dette betyder, at forbigåede tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud men ikke tildeles en rammeaftale, skal underrettes om det vindende tilbuds karakteristika og de relative fordele, i relation til de enkelte underkriterier og delkriterier.

Læs den fulde besvarelse her

Hvad er hjemlen til ”følg eller forklar”- princippet?

Forpligtelsen til at overveje sociale klausuler er hjemlet i finanslovsaftalen fra 2013 og aftalerne om kommunernes og regionernes økonomi for 2014. Som led i en regeringsaftale fra november 2018 blev tærskelværdierne og retningslinjerne for anvendelsen af sociale klausuler justeret.

Læs den fulde besvarelse her

Hvordan får jeg faglige kompetencer til at indgå som konkurrenceparametre?

Ønsker du at lade tilbudsgivernes faglige kompetencer indgår tilbudsevalueringen, kan de udformes som et underkriterium, blot de formuleres i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Derudover er der en række overvejelser, du med fordel kan gøre dig, så de tilbudte kompetencer matcher dit behov. Din kontrakt skal også indeholde en bestemmelse, hvor du sikrer dig, at de tilbudte kompetencer varetager opgaveløsningen i hele kontraktperioden.

Krav til underkriterier

Når du har valgt tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, har du en bred adgang til at vælge underkriterier, der giver mulighed for at lægge vægt på høj kvalitet i den tilbudte løsning, og som understøtter dit behov.

Underkriterier er konkurrenceparametre, som udgør grundlaget for din vurdering af kvaliteten i tilbuddene. Du skal beskrive, hvad der lægges vægt på ved denne bedømmelse. Det kan både være positivt og negativt. Dernæst skal under- og eventuelle delkriterier være knyttet til kontraktens genstand, så du alene lægger vægt på forhold, der angår kontrakten.

Medarbejderes faglige kvalifikationer og erfaringer kan anvendes, når kvaliteten af leverandørens personale kan påvirke niveauet for kontraktens opfyldelse. Underkriterierne skal vægtes, og det skal ske med henblik på at imødekomme dine behov som ordregiver. Det er derfor af væsentlig betydning, at du før udbuddet nøje overvejer, hvordan du vægter fx pris og faglige kompetencer i udbuddet.

Overvejelser i forhold til hvad du efterspørger

Når du lægger vægt på faglige kompetencer i forbindelse med din tilbudsevaluering, skal du dels overveje, hvad du vil tillægge betydning i vurderingen af kompetencerne, og hvordan du ønsker det dokumenteret. Som dokumentation efterspørges ofte de tilbudte medarbejderes CV’er. For at kunne vurdere hvilken værdi de oplyste erfaringer/kompetencer har i forhold til din konkrete opgave, kan du fx bede tilbudsgiver om at angive, hvilken rolle den pågældende medarbejder har haft i de konkrete projekter, der anføres på CV’et. 

Det kan være ret afgørende, om medarbejderen har været projektleder eller kun været involveret i mindre dele af opgaven. Du kan også bede tilbudsgiver om at oplyse, hvordan de pågældende medarbejdere skal indgå i din konkrete opgaveløsning, fx ved at beskrive deres konkrete rolle eller med angivelse af det antal timer, medarbejderen involveres i projektet.

Bestemmelse om "bemanding" i digitale skabeloner 

For at sikre at de tilbudte faglige kompetencer kommer til at løse opgaven, er det vigtigt, at din kontrakt indeholder en bestemmelse om, hvordan en evt. udskiftning af medarbejdere skal foregå.
Udarbejder du en skræddersyet kontrakt i Rådgivningsenhedens digitale skabelonløsning, vil den automatisk indeholde en sådan bestemmelse om "Bemanding", når du angiver, at der er tale om et indkøb af en tjenesteydelse. Du kan skræddersy din kontrakt via vores digitale løsning.

Gå til Rådgivningsenhedens digitale skabeloner

Eksempel på tekst fra Statens fælles skabeloner:

Bemanding

Leverandøren stiller de medarbejdere (både egne og eventuelle underleverandørers), som angivet i tilbuddet, til rådighed for ydelsernes udførelse.
Leverandøren skal i videst muligt omfang, undgå at udskifte medarbejdere eller foretage væsentlige ændringer i rollefordelingen mellem medarbejderne under ydelsernes udførelse.
Leverandøren skal, i tilfælde af udskiftning af en medarbejder, redegøre for årsagen hertil og udpege en ny medarbejder med mindst de samme faglige kvalifikationer, som den tidligere medarbejder var i besiddelse af. Dette godtgøres ved forevisning af et fuldstændigt og detaljeret CV for den nye medarbejder. [Krav om forevisning af et fuldstændigt og detaljeret CV kan kun anvendes, hvis CV’er er krævet som en del af leverandørens tilbud.] Leverandørens udskiftning af medarbejdere må ikke have indvirkning på ydelserne, og udskiftning af medarbejdere må ikke medføre yderligere omkostninger eller forsinkelse for kunden. Kunden skal således eksempelvis ikke betale for, at en ny medarbejder opnår indsigt i ydelserne og kundens behov svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder har. Kunden kan afvise en ny medarbejder, hvis denne skønnes ikke at have samme faglige kvalifikationer som den oprindelige.
Leverandøren skal efter kundens anmodning udskifte en medarbejder, såfremt anmodningen er rimeligt begrundet.

Efter kontraktens indgåelse er det vigtigt, at du er opmærksom på kontraktopfølgning, og på at leverandøren følger den beskrevne procedure ved en eventuel udskiftning.

Kan jeg bruge udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse, hvis der kun er én leverandør, der kan løse min opgave?Kan jeg bruge udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse, hvis der kun er én leverandør, der kan løse min opgave?

Det korte svar er ja. Hvis der kun findes én leverandør på markedet, der af tekniske årsager kan løse opgaven, kan du anvende proceduren udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse i henhold til udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Men du skal kunne dokumentere, at de særlige betingelser er til stede.

Læs den fulde besvarelse her