Spørgsmål og svar

Når du skal sammensætte arbejdsgruppen for dit udbud, er det vigtigt for udbuddets succes, at du sikrer, at der er de rigtige roller og kompetencer til stede i projektet. Nedenfor vil vi gennemgå vigtigheden af tre forskellige roller, som Rådgivningsenheden anbefaler indgår i et udbud.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan sammensætter jeg den gode arbejdsgruppe til mit udbud?"

Det afgørende for, om værdien af indkøbene skal beregnes samlet (på tværs af koncernen) eller individuelt er, om det er de enkelte styrelser, der er ansvarlige for indkøbene, eller om dette ansvar ligger hos koncernfunktionen.

Læs det fulde svar på "Skal beregning af kontraktværdi for indkøb ske samlet eller individuelt pr. institution, hvis de foretages af en koncernfunktion, men finansieres af de enkelte institutioner?"

Som udgangspunkt skal værdien af en kontrakt beregnes på baggrund af det samlede beløb, der skal betales til leverandøren, inklusiv enhver form for optioner, jf. udbudsloven § 30, stk. 1. Det er her ikke afgørende, om en kontrakt løber i få måneder eller i flere år. Dog er det ikke tilladt at opdele en kontrakt med det formål at undgå udbud, jf. udbudsloven § 30, stk. 2.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan beregner jeg kontraktværdien af lignende indkøb, der foretages løbende?"

Det kan være et problem, at der er en nær familiær tilknytning mellem en ansat hos en tilbudsgiver og en ansat hos ordregiver. 

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan håndteres potentiel familiær inhabilitet?"

Udbudsloven lægger ikke hindringer i vejen for at hjemtage ydelser, som tidligere har været løst af private virksomheder.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan en statslig myndighed hjemtage ydelser, som tidligere er blevet udført af private leverandører?"

Nej, opgaver som en statslig myndighed udfører for en anden, er ikke underlagt udbudsreglerne.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Er ydelser udbudspligtige, hvis en statslig myndighed køber dem hos en anden myndighed i staten?"

Ja, som udgangspunkt vil ydelser, som en statslig ordregiver ønsker at købe hos et universitet, være udbudspligtige.

Det er Rådgivningsenhedens vurdering, at aftaler mellem en statslig ordregiver og et universitet eller en lignende selvejende institution ikke er omfattet af inhouse reglerne, fordi staten ikke udøver den fornødne kontrol med disse institutioner.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Er ydelser, som en statslig myndighed køber hos et universitet, udbudspligtige?"

I kan, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. 2, overgå til udbud med forhandling, når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud.

Læs hele svaret på spørgsmålet "Hvornår kan man overgå til udbud med forhandling?"

Det korte svar er ja. Hvis der kun findes én leverandør på markedet, der af tekniske årsager kan løse opgaven, kan du anvende proceduren udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse i henhold til udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Men du skal kunne dokumentere, at de særlige betingelser er til stede.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan jeg bruge udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse, hvis der kun er én leverandør, der kan løse min opgave?"

En ordregiver må gerne offentliggøre et udbud i EU-Tidende uden at give adgang til udbudsmaterialet på samme tid, bare det sker på datoen for offentliggørelsen.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Skal udbudsmaterialet være tilgængeligt samtidig med, at det offentliggøres i EU-Tidende?"

Det korte svar er, at udgangspunktet er, at du som ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende. Det betyder, at det samlede udbudsmateriale skal være udarbejdet forud for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende.

I særlige situationer kan ordregiver dog undlade at offentliggøre dele af udbudsmaterialet, hvis det sker på grund af udbudsmaterialets særlige karakter eller fortrolighed.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan du som ordregiver undlade at offentliggøre materiale vedrørende et udbud efter udbudslovens afsnit II på tidspunktet for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen?"

Det afhænger af en konkret vurdering, om en arbejdsklausul skal sanktioneres med bod. Bodens størrelse skal balancere hensynet til en effektiv sanktion med en præventiv virkning og proportionalitet i forhold til kontraktens genstand og overtrædelsens karakter.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan fastsætter jeg bod for overtrædelser af en arbejdsklausul?"

Ja, arbejdsklausulen fastsætter krav om, at leverandørens medarbejdere ikke må modtage ringere vilkår end den pågældende kollektive overenskomst fastsætter. Arbejdsklausulen gælder dog kun for de medarbejdere, der arbejder på den pågældende kontrakt og udfører arbejdet i Danmark.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Skal arbejdsklausulen forstås således, at den fastsætter krav om, at leverandørens medarbejdere ikke kan modtage ringere vilkår end den kollektive overenskomst fastsætter?"

Ordregiver skal senest 6 dage før udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning eller tilbud meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og supplerende dokumenter, jf. udbudslovens § 134. Hvis dette sker mindre end 6 dage før fristen, skal du som ordregiver forlænge fristen, jf. udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan beregner jeg 6-dages fristen for afgivelse af supplerende oplysninger?"

Ordregiver skal senest 6 dage før udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning eller tilbud meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og supplerende dokumenter, jf. udbudslovens § 134. Hvis dette sker mindre end 6 dage før fristen, skal du som ordregiver forlænge fristen, jf. udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvornår skal du forlænge din frist, fordi du har besvaret et spørgsmål?"

Det er generelt ikke en god ide at gennemføre udbud, hvor for eksempel ansøgningsfasen eller tilbudsfasen ligger henover sommerferien/industriferien, da medarbejderne i de virksomheder, der skal afgive ansøgning eller tilbud, også holder ferie.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan en ansøgnings- eller tilbudsfrist ligge henover sommerferien?"

Nej, ordregiver kan ikke begrænse ansøgers eller tilbudsgivers ret til at stille spørgsmål til et aktuelt udbud. Du har som ordregiver i medfør af forvaltningsloven pligt til at svare på henvendelser fra ansøgere eller tilbudsgivere.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan jeg i mit udbudsmateriale begrænse tilbudsgivers spørgeret?"

Du kan som ordregiver kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere dokumenterer deres tekniske og faglige formåen ved en referenceliste. Det fremgår af udbudslovens § 155, nr. 2, at referencerne skal være udført. Det er dog ikke ensbetydende med, at hele den kontrakt eller rammeaftale, som referencen angår, skal være afsluttet.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan referencer være opgaver, der ikke er udført?"

Nej, der må ikke vedlægges bilag til et ESPD. De relevante oplysninger skal fremgå direkte af ESPD’et.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Må der vedlægges bilag til et ESPD?"

Som udgangspunkt kan man som ordregiver indledningsvist kun kræve et ESPD og dermed ikke forlange, at tilbudsgiverne skal fremlægge fuld dokumentation sammen med tilbuddene.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Må et tilbud afvises som ukonditionsmæssigt, hvis det på trods af krav i udbudsbetingelserne ikke indeholder endelig dokumentation for tilbudsgiverens egnethed?"

Ja, en udenlandsk virksomheds notarpåtegnede egen-erklæringer kan anses som gyldig dokumentation for indholdet af ESPD’et.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan notarpåtegnede egen-erklæringer anvendes som dokumentation for indholdet af ESPD’et for en udenlandsk virksomhed?"

Det afhænger af, hvilke oplysninger du har efterspurgt i ESPD’et.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Må jeg som ordregiver i et EU-udbud indhente et manglende ESPD fra en tilbudsgiver?"

Udbudsreglerne fastslår, at der før kontrakttildeling skal fremlægges dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Samme bestemmelse fastslår, at ordregiveren skal fastsætte en passende tidsfrist for tilbudsgiveren til at fremlægge dokumentationen.
Ifølge lovbemærkningerne til § 151 skal ordregiver udelukke en tilbudsgiver, der ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af en passende fastsat tidsfrist.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvad er konsekvenserne, når en tilbudsgiver overskrider fristen for at fremlægge dokumentation, og hvilke muligheder har jeg for at forlænge fristen?"

Ja, ved brugen af en ”hasteprocedure” for et offentligt udbud kan der indhentes dokumentation i løbet af udbudsprocessen, eller dokumentationen kan afleveres i forbindelse med tilbuddet.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Må man kræve serviceattesten afleveret i forbindelse med tilbuddet ved et offentligt udbud gennemført ved brug af hasteproceduren?"

Ordregiver skal give mulighed for, at ansøger/tilbudsgiver kan udskifte den støttende enhed, som ansøger/tilbudsgiver har angivet at ville basere sin opfyldelse af et af mindstekravene til egnethed på, hvis virksomheden ikke opfylder dette krav.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Skal ordregiver kræve udskiftning af en støttende virksomhed?"

I den konkrete situation var der ikke fremsendt dokumentation inden for den fastsatte passende frist. Dette skyldes forhold der kan tilskrives tilbudsgiveren, og det var derfor Rådgivningsenhedens vurdering, at ordregiveren ikke kunne forlænge tidsfristen, men var forpligtet til at udelukke den pågældende tilbudsgiver.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Må fristen for dokumentation for oplysningerne i ESPD’et forlænges?"

Du bør stille krav til tilbudsgivernes økonomiske og faglige formåen med omtanke. Konkret anbefaler vi følgende:

• Leverancer med lav kompleksitet/lav risiko bør give anledning til helt at undlade krav til tilbudsgivernes formåen alternativt forholdsvis lempelige krav.
• Overvej konkret, hvilke krav det er relevant at stille: Ofte vil et krav om en eller flere referencer kunne sige mere om virksomhedens leveringsevne end et krav til en bestemt økonomisk soliditet.
• I markeder præget af både store og mindre/små leverandører bør man afpasse sine krav, så de mindre/små virksomheder har en reel chance for at opfylde kravene, enten på egen hånd eller fordi der er mulighed for at gå sammen med andre virksomheder.

• Undlad at bede tilbudsgiverne om dokumentation som enten ikke bruges konkret ved vurdering af tilbuddene eller som allerede findes offentligt tilgængelige.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvilke krav bør du stille til tilbudsgivers økonomiske og faglige formåen?"

Når du modtager ansøgninger og tilbud fra virksomheder i lande uden for EU/EØS, skal du som overvejende hovedregel behandle dem på samme måde, som du behandler ansøgninger og tilbud fra virksomheder inden for EU/EØS. 

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Er du som ordregiver forpligtet til at behandle ansøgninger eller tilbud fra virksomheder i lande uden for EU/EØS?"

Berørte ansøgere og tilbudsgivere er følgende:

1. Virksomheder, der har søgt om prækvalifikation, men ikke blev prækvalificeret, hvis de endnu ikke er endeligt udelukket, dvs. de ikke længere kan blive genstand for en klageprocedure
2. Ansøgere, der er prækvalificerede men ikke afgav tilbud.
3. Samtlige tilbudsgivere. 

Læs hele svaret på spørgsmålet "Hvem er berørte ansøgere og tilbudsgivere ved underretning om tildelingsbeslutning?"

Ønsker du at lade tilbudsgivernes faglige kompetencer indgår tilbudsevalueringen, kan de udformes som et underkriterium, blot de formuleres i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. 

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan får jeg faglige kompetencer til at indgå som konkurrenceparametre?"

Er der ved et udbud med en udvælgelsesfase, for eksempel begrænset udbud, flere ansøgere end antallet af ansøgere, som ordregiveren vil opfordre til at afgive tilbud, skal ordregiveren foretage udvælgelsen blandt de ansøgere, som opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed og som ikke er udelukkede.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Skal der opstilles en pointmodel i forhold til udvælgelseskriterierne i prækvalifikation, eller har ordregiver et vidt skøn ved vurderingen?"

Ja, ordregiver kan fastsætte en standstill-periode, der er længere end den obligatoriske periode på 10 dage, eller efterfølgende inden udløbet af den obligatoriske periode forlænge perioden ved at meddele det til de berørte ansøgere eller tilbudsgivere.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Kan ordregiver forlænge standstill-perioden?"

Det er generelt ikke en god idé at afholde standstill-perioden henover din ferie. Du eller din kollega skal som ansvarlige for udbuddet være forberedte på at håndtere henvendelser i standstill-perioden. Det gælder selv, hvis du ligger standstill-perioden henover din ferie.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Må standstill-perioden ligge henover min ferie?"

Som ordregiver skal du, jf. udbudslovens § 171, hurtigst muligt og samtidigt underrette alle berørte tilbudsgivere skriftligt om, hvilke beslutninger ordregiveren har truffet ved tildeling af rammeaftaler.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvordan skal forbigåede tilbudsgivere underrettes om indgåelse af en rammeaftale med direkte tildeling (kaskademodel)?"

Begrænsningen i rammeaftalers løbetid på fire år i udbudslovens § 95, stk. 2, gælder som udgangspunkt ikke for rammeaftaler, der er omfattet af reglerne om light-regimet i udbudslovens afsnit III.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Hvor lang må løbetiden være for rammeaftaler under light-regimet?"

Klagenævnet for Udbud har ikke kompetence til at behandle sager om indkøb under EU-tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse. De indkøb er alene omfattet af almindelige forvaltningsretlige principper.

Ved overtrædelse af de almindelige forvaltningsretlige principper vil der være en administrativ klagemulighed til eksempelvis statsforvaltningen eller de ordinære domstole.

Dog kan Klagenævnet behandle sager vedrørende spørgsmål, om hvorvidt en kontrakt har klar grænseoverskridende interesse og i så fald om de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet er overholdt. I tilfælde af, at kontrakten ikke har klar grænseoverskridende interesse, vil retsvirkningen være, at klagenævnet ikke tager klagen til følge.

Ja, ordregivere har en forholdsvis vid adgang til at annullere tilbudsindhentninger. Annullationen må dog ikke være i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination – eller bygge på et usagligt formål.

Modtager du som ordregiver kun ét tilbud, er dette en saglig begrundelse for annullation, da tilbudsindhentningen ikke har medført tilstrækkelig konkurrence om kontrakten.

Det korte svar er, at når en dansk ordregiver skal foretage et indkøb, er ordregiveren forpligtet til at vurdere om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse, selvom kontrakten skal udføres uden for EU.

Det forhold, at kontrakten skal udføres i et tredjeland, er ikke i sig selv tilstrækkeligt til, at kontrakten ikke kan anses for at have en klar grænseoverskridende interesse. Der skal således foretages en konkret vurdering af, om virksomheder inden for EU vil have en interesse i at byde på kontrakten.

Læs det fulde svar på "Skal der foretages en vurdering af klar grænseoverskridende interesse ved indkøb, hvis kontraktgenstanden skal leveres eller udføres uden for EU?"

Kontrakter vedrørende forsknings- og udviklingsydelser er kun omfattet af udbudsloven, når 1) udbyttet af ydelsen udelukkende tilhører ordregiveren til brug for egen virksomhed, og 2) ydelsen fuldt ud betales af ordregiveren, jf. udbudsloven § 22. Forsknings- og udviklingsydelser beskrives i udbudsloven ved en række CPV-koder. Men afgørende er, om den ydelse, du skal indkøbe, kan betragtes som en egentlig forsknings- og udviklingsopgave, som kan undtages loven, hvis ovenstående to betingelser ikke er opfyldt. Du skal som ordregiver altid foretage en konkret vurdering af, om ydelsen angår forskning og udvikling, og ikke har karakter af fx konsulentbistand. Det forhold, at opgaven skal udføres af en forskningsinstitution medfører ikke i sig selv, at der er tale om en forsknings- og udviklingsydelse.

Læs det fulde svar på spørgsmålet "Er jeg forpligtet til at udbyde en kontrakt vedrørende forsknings- og udviklingsydelser?"