Spørgsmål og svar: Hvordan beregner jeg kontraktværdien af lignende indkøb, der foretages løbende?

  • Planlægning af dit udbud

Som udgangspunkt skal værdien af en kontrakt beregnes på baggrund af det samlede beløb, der skal betales til leverandøren, inklusiv enhver form for optioner, jf. udbudsloven § 30, stk. 1. Det er her ikke afgørende, om en kontrakt løber i få måneder eller i flere år. Dog er det ikke tilladt at opdele en kontrakt med det formål at undgå udbud, jf. udbudsloven § 30, stk. 2.

Person der peger på post-it's på en væg

For at bestemme, hvornår der er tale om ”ensartede” ydelser, er det afgørende, om der er indholds- og tidsmæssig sammenhæng mellem de enkelte delkontrakter, jf. lovbemærkninger til udbudsloven § 8, stk. 1.

Vurderingen af indholdsmæssig sammenhæng kan ske ud fra følgende spørgsmål:

  • Skal anskaffelserne opfylde samme formål?
  • Opfylder anskaffelserne den samme økonomiske og tekniske funktion?
  • Kan ydelserne leveres af de samme leverandører?

Der vil være tidsmæssig sammenhæng mellem anskaffelserne, hvis de foretages samtidigt eller inden for en kortere periode. Den tidsmæssige sammenhæng skal også ses i lyset af reglen om beregning af kontraktværdi for kontrakter, som indgås med regelmæssige mellemrum i udbudslovens § 35. Der vil være tale om ”kontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum”, hvis det er forudsigeligt for ordregiveren, at der vil blive indgået flere lignende kontrakter inden for det samme år.

Kontraktværdien for kontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum, skal efter udbudslovens § 35 beregnes på baggrund af enten:

  • Den samlede faktiske værdi af samtlige kontrakter, der er tildelt i de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår, så vidt muligt korrigeret for forventede ændringer i mængde eller værdi, eller
  • Den samlede anslåede værdi af samtlige kontrakter, der vil blive tildelt i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første levering (eller i løbet af regnskabsåret, hvis den er over 12 måneder).

Så opsummerende skal kontraktværdien af lignende indkøb, som indgås løbende, beregnes på baggrund af den samlede anslåede værdi af alle indkøbene hen over en 12-måneders periode, jf. udbudslovens § 35.

Såfremt der i stedet for separate indkøb foretages et samlet indkøb, som vedrører en længere periode – fx fordi udskiftning af leverandør hvert år vil være uhensigtsmæssig – skal kontraktværdien imidlertid beregnes på baggrund af kontraktens samlede værdi i hele kontraktperioden, jf. udgangspunktet i udbudslovens § 30.

Som ordregiver skal du være opmærksom på, om der ved flere gentagne indkøb i virkeligheden er tale om en kontrakt, der forlænges eller genforhandles, så der reelt er tale om en længerevarende kontrakt af tilsvarende højere værdi. Særligt ved gentagne kontrakttildelinger til den samme leverandør kan der være risiko for, at der vil være tale om opdeling i strid med udbudslovens § 30, stk. 2.

Konsekvensen af, at værdien af indkøbene skal beregnes samlet, er ikke nødvendigvis, at ordregiver er forpligtet til at udbyde alle indkøbene samlet. Det enkelte indkøb skal dog foretages efter de regler, der gælder for den akkumulerede værdi af indkøbene. Hvis den samlede akkumulerede værdi overstiger udbudslovens tærskelværdi, skal kontrakten for det enkelte indkøb således udbydes efter udbudsloven, selvom kontraktens værdi isoleret set er langt under tærskelværdien. I sådan en situation kan det være hensigtsmæssigt at udbyde en rammeaftale, som dækker indkøbsbehovet for en periode på op til fire år.