Spørgsmål og svar: Må fristen for dokumentation for oplysningerne i ESPD’et forlænges?

I den konkrete situation var der ikke fremsendt dokumentation inden for den fastsatte passende frist. Dette skyldes forhold der kan tilskrives tilbudsgiveren, og det var derfor Rådgivningsenhedens vurdering, at ordregiveren ikke kunne forlænge tidsfristen, men var forpligtet til at udelukke den pågældende tilbudsgiver.

Det konkrete spørgsmål til Rådgivningsenheden vedrørte en situation, hvor ordregiveren den 19. juli 2019 havde krævet dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD’et. Fristen for dokumentation var sat til den 12. august 2019. På dagen for fristens udløb, meddeler tilbudsgiveren, at de samme dag har henvendt sig til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen for at få en serviceattest.

Det følger af udbudsloven § 151, stk. 1, at ordregiver inden kontrakten kan blive tildelt, skal kræve, at den vindende tilbudsgiver fremlægger dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD’et. Ordregiver skal fastsætte en passende tidsfrist for tilbudsgiveren til at fremlægge dokumentationen. Den passende tidsfrist skal fastsættes konkret under hensyntagen til den efterspurgte dokumentation, fremsendelsesmåde osv. For en dansk tilbudsgiver, der kan anvende en serviceattest som dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, skal der ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat ”Gennemgang af reglerne om dokumentation", afsnit 5.2.6, som hovedregel fastsættes en frist på minimum to en halv uge. Dette skyldes, at det ifølge Erhvervsstyrelsen kan tage op til ca. to uger at få udstedt en serviceattest, og hertil kommer indhentelse af samtykkeerklæringer fra personerne i den registrerede ledelse.

Yderligere følger det af lovbemærkningerne til § 151, at ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver, der ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af en passende fastsat frist, jf. § 136, nr. 3. Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat ”Gennemgang af reglerne om dokumentation", afsnit 5.2.6 kan fristen i visse tilfælde forlænges. Dette kan f.eks. ske, såfremt der fremkommer nye oplysninger, der havde medført en anden frist, hvis ordregiver havde været bekendt med disse oplysninger på tidspunktet for fastsættelsen af fristen. Dette medfører, at fristen kan forlænges, såfremt årsagen til den manglende overholdelse af tidsfristen ikke kan tilskrives tilbudsgiveren.

I den konkrete situation var der ikke fremsendt dokumentation inden for den fastsatte passende frist. Dette skyldes forhold der kan tilskrives tilbudsgiveren, og det var derfor Rådgivningsenhedens vurdering, at ordregiveren ikke kunne forlænge tidsfristen, men var forpligtet til at udelukke den pågældende tilbudsgiver.

Læs mere om reglerne for dokumentation i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat  ”Gennemgang af reglerne om dokumentation”