Fem enkle veje til at undgå høje transaktionsomkostninger

Vi giver her fem enkle anbefalinger, som vi har praktisk erfaring med kan være med til at holde omkostningerne ved udbud nede.

Transaktionsomkostninger ved udbud er en samlet betegnelse for omkostningerne ved at udbyde og byde på en opgave. Der vil altid være omkostninger ved udbud, men de kan blive uforholdsmæssigt høje, hvis du ikke på forhånd tilrettelægger en effektiv udbudsproces, hvor det tydeligt fremgår, hvordan din opgave skal løses.

Virksomheder kan helt afholde sig fra at byde, hvis krav og opgaveformulering er uklare. Og vælger de at byde, kan det ende med, at transaktionsomkostningerne afspejles i priserne på leverancerne. Så alle parter har alt at vinde ved, at transaktionsomkostningerne holdes nede på et rimeligt niveau.

Her kommer vores bud på, hvordan det sikres bedst muligt:

1. Bliv klog på din opgave - brug markedsdialog

Inden du offentliggør et udbud, så tag en dialog med potentielle tilbudsgivere om, hvordan din opgave løses bedst, og hvilke krav du kan stille for at opnå en effektiv konkurrence. Med den aktuelle viden kan du optimere dit udbudsmateriale - og dermed undgå fejl og unødige og fordyrende krav.

2. Søg inspiration og overvej koordinering på tværs af staten

Søg inspiration og udnyt erfaringer fra andre myndigheder, der har gennemført lignende indkøb.
Du reducerer tidsforbruget ved at udbyde opgaver på tværs af staten, og tilbudsgiverne sparer tid, ved ikke at skulle sætte sig ind i flere forskellige udbud - og afgive flere tilbud.

3. Brug skabeloner fra Rådgivningsenheden

Ved at benytte skabeloner bliver det mere enkelt for dig at udarbejde dit udbudsmateriale. Tilbudsbudsgiverne kan også hurtigt genkende rammerne, da de ikke skal sætte sig ind i nye eller anderledes formuleringer. Rådgivningsenheden har udarbejdet en lang række skabeloner, som du kan bruge til udbud af varer og tjenesteydelser.

Gå til statens fælles skabeloner

4. Brug de rigtige procedureregler

Gennemfør dit indkøb efter de procedureregler, som du er forpligtet til at følge. Er værdien af dit indkøb under tærskelværdien for EU-udbud, kan der være store omkostninger ved, at du alligevel udbyder efter reglerne om EU-udbud. Der er stor fleksibilitet i forhold til at gennemføre indkøb under tærskelværdien. Udnyt fleksibiliteten og tilrettelæg dit indkøb enkelt og effektivt.

5. Efterspørg kun det nødvendige

Fastsæt kun krav, der er relevante for din opgave. Stiller du for høje krav, kan det være fordyrende - og måske endda begrænse konkurrencen. Undgå at efterspørge ”nice to” oplysninger, da du kun må vurdere tilbuddene på det, der er angivet, at du vil lade indgå i vurderingen. Det kan også være en fordel at sætte begrænsninger på omfanget af det materiale, der skal afleveres, fx at en beskrivelse maksimalt må fylde x-antal sider.

Har du spørgsmål eller behov for sparring til hvordan du i dit konkrete udbud kan nedbringe transaktionsomkostningerne, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 30 35 28 18, mandag – torsdag kl. 10-16 og fredag kl. 10-15.