Fem gode råd til at optimere din markedsdialog

Inden du offentliggør et udbud, kan du indgå i en dialog med potentielle tilbudsgivere om, hvordan dine behov bedst kan dækkes, og hvilke krav du kan stille for at få en effektiv konkurrence om opgaven. Få her fem gode råd fra Rådgivningsenheden om, hvordan du optimerer din dialog med markedet før udbuddet.

Så længe du overholder de udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed giver Udbudslovens § 39 dig vide rammer for markedsdialog inden en udbudsproces. Du skal blot sørge for, at en eller flere virksomheder ikke opnår konkurrencefordele, der ikke kan udlignes ved at indarbejde oplysninger i materialet og/eller sætte længere frister.

Dialogen kan give dig en bedre indsigt i, hvad markedet aktuelt kan levere, og kan være med til at sikre, at du ikke stiller højere krav, end hvad der er nødvendigt i forhold til dit konkrete indkøb.

1. Tilrettelæg dialogen med flere, så markedet afdækkes

Tag en dialog med virksomheder, der repræsenterer et udsnit af markedet. Det kan fx være både store som små virksomheder, nystartede og etablerede virksomheder. Det kan give dig en dybere viden om markedet, og du undgår at ”skræddersy” udbuddet til én bestemt løsning eller leverandør.

2. Vær velforberedt

Gør dig klart, hvad du vil have ud af dialogen og forbered dine spørgsmål til markedet. Udarbejd en spørgeramme, som du fx kan sende til de udvalgte virksomheder forud for dialogen. På den måde kan virksomhederne møde velforberedte og med de rette kompetencer. Du kan også udpege, hvem du vil tale med fra virksomheden – det er ikke altid sælgeren, der kan levere de konkrete input, du har behov for.

3. Udnyt branchens ekspertviden

Dialogen skal give dig en bedre indsigt i, hvad markedet kan levere. Spørg derfor ind til, hvad virksomhederne kan tilbyde i stedet for at fortælle om dine konkrete behov. På den måde kan du også mindske risikoen for, at de virksomheder, der deltager, får en fordel i forhold til viden om dig og dine behov.

4. Hold individuelle møder med virksomhederne

Afholder du møder, hvor flere virksomheder deltager, kan deltagerne være tilbageholdende med at give oplysninger af konkurrencehensyn. Individuelle møder kan derfor ofte resultere i bedre input og viden om markedet.

5. Tilpas dialogen til din konkrete anskaffelse

Dialog med markedet før en udbudsproces er tilladt ved alle typer udbud. Dialogen bør dog altid tilpasses det konkrete udbud i forhold til udbuddets kompleksitet og værdi, da det kan være ressourcekrævende at gennemføre en markedsdialog. 

Mere viden om markedsdialog

Har du spørgsmål til markedsdialog eller behov for sparring til at tilrettelægge en konkret markedsdialog, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 30 35 28 18, mandag – torsdag kl. 10-16 og fredag kl. 10-15.