Katja og Simon: Sådan holder vi omkostningerne ved udbud nede

Rådgivningsenheden har siden starten af april 2019 arbejdet målrettet med at undgå unødvendige omkostninger ved udbud – de såkaldte transaktionsomkostninger. Rådgiverne Katja og Simon fortæller her om, hvordan enkle greb kan sikre en smidig udbudsproces, og hvordan Rådgivningsenheden kan hjælpe dig med at lave bedre udbud med færre omkostninger med vores digitale skabeloner.

Et af de væsentligste formål med etableringen af Rådgivningsenheden har været at få bragt udbudsomkostningerne ned ved at forenkle og ensarte processerne - til gavn for både de statslige institutioner og tilbudsgiverne. Sammen med et generelt kompetenceløft af medarbejdere, der arbejder med indkøb og udbud, bidrager Rådgivningsenheden til at udvikle en indkøbs- og udbudskultur i staten, hvor der målrettet arbejdes med at forbedre og optimere indkøb og udbud.

Ved et hvert indkøb eller udbud, som Rådgivningsenheden yder hjælp til, tager vi udgangspunkt i de tiltag, der kan forebygge, at omkostningerne løber løbsk. Fx bruger og anbefaler rådgiverne markedsdialog til at afdække, hvilke krav, der kan stilles. Desuden deler rådgiverne systematisk viden om gennemførte udbud.

Katja Vollertzen og Simon Busch arbejder til daglig som rådgivere i Rådgivningsenheden. De har begge været med til at gennemføre en række udbud for statslige ordregivere, hvor de har hjulpet med at gennemføre markedsdialog for at få luget ud i skjulte omkostningsfælder:

Simon:

Jeg har kvalitetssikret flere udbudsmaterialer, hvor der var stillet krav til økonomiske nøgletal. Men gået ordregiver på klingen, så skulle kravet ikke bruges til noget – det var bare ”nice-to” at have med. Oveni købet var kravene nogle gange sat så lavt, at de potentielle tilbudsgivere sagtens kunne leve op til dem, hvorfor de ikke gavnede i forhold til en reel udvælgelsesproces. Jeg har derfor ved flere udbud anbefalet, at de økonomiske egnethedskriterier ikke tages med, når de reelt set ikke bliver brugt til noget.

Katja:

I et udbud, jeg har været rådgiver i fornylig, satte vi en begrænsning på, hvor mange sider tilbuddet maksimalt måtte være på. Selvom det var en kompleks opgave, var det vigtigt, at ordregiver ikke blev overdænget med tilbudsmateriale, hvor alt måske ikke var relevant. Det er vores erfaring, at begrænsninger på antallet af sider er med til at sikre mere målrettede tilbud, og det gør tilbudsevalueringen nemmere.”

 

Skyd genvej med fælles standarder og digitale skabeloner

Med de fælles skabeloner fra Rådgivningsenheden kan du skyde genvej til et færdigt udbudsmateriale. Og med vores seneste digitale skabelonløsning får du både hjælp og kan skræddersy dine udbudsdokumenter undervejs.

Katja:

Som rådgiver har jeg oplevet, at mange er usikre over at kaste sig ud et indkøb eller et udbud: For hvor starter du, hvad må du, og hvordan sikrer du, at du får den rette løsning? Du kommer hurtigere i gang med dit udbudsmateriale, hvis du på forhånd ved, at du får hjælp til de mere komplicerede dele. Vores nye digitale skabeloner gør det på en enkelt måde muligt at skære dit materiale til, så du undgår fordyrende krav til tilbudsgiverne. Det giver god mening og sparer tid, ressourcer og penge på begge sider af bordet.

Ved at bruge statens fælles udbudsskabeloner møder tilbudsgiverne de samme formuleringer, når de skal afgive tilbud på statslige udbud. Det gør det nemmere og nedbringer omkostningerne ved at afgive tilbud, når der er genkendelighed i udbudsmaterialet.

Gå til statens fælles skabeloner

Har du spørgsmål eller behov for sparring til, hvordan du i dit konkrete udbud kan nedbringe transaktionsomkostningerne, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 30 35 28 18, mandag – torsdag kl. 10-16 og fredag kl. 10-15.