Spørgsmål og svar: Hvad er konsekvenserne, når en tilbudsgiver overskrider fristen for at fremlægge dokumentation, og hvilke muligheder har jeg for at forlænge fristen?

Udbudsreglerne fastslår, at der før kontrakttildeling skal fremlægges dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Samme bestemmelse fastlår, at ordregiveren skal fastsætte en passende tidsfrist for tilbudsgiveren til at fremlægge dokumentationen.
Ifølge lovbemærkningerne til § 151 skal ordregiver udelukke en tilbudsgiver, der ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af en passende fastsat tidsfrist.

Når du fastsætter fristen, skal du være opmærksom på, at virksomheder uden ugrundet ophold skal kunne fremlægge den krævede dokumentation. Fristen skal derfor modsvare administrationstiden hos de relevante myndigheder, som udsteder dokumentationen, tillagt rimelig anmodnings- og fremsendelsestid hos virksomheden.

For danske virksomheder kan serviceattesten udgøre dokumentation for udelukkelsesgrundene. Denne attest skal rekvireres hos Erhvervsstyrelsen, og en tidsfrist på to en halv uge er som udgangspunkt passende for danske virksomheder til at fremsende den samlede dokumentation.

Når ordregiveren fastsætter en passende tidsfrist for dokumentation fra udenlandske virksomheder, kan det ske på flere måder. Det kan eksempelvis ske ved kontakt til myndighederne i det pågældende land eller ved kontakt til den konkrete virksomhed.

Der kan opstå forhold, som betyder, at fristen ikke længere kan anses for passende. Det kan være en længere sagsbehandlingstid end forventet samt andre forhold, der ikke kan tilskrives virksomheden. I disse situationer vil ordregiveren kunne forlænge fristen med henblik på at skabe en passende tidsfrist, så længe årsagen bag den manglende overholdelse ikke kan tilskrives virksomheden.