Spørgsmål og svar: Må der vedlægges bilag til et ESPD?

Nej, der må ikke vedlægges bilag til et ESPD. De relevante oplysninger skal fremgå direkte af ESPD’et.

Det fremgår af udbudsloven, at ordregiver skal kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere benytter ESPD-formularen. ESPD, som står for ”European Single Procurement Document”, er en standardiseret egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for:

• At virksomheden ikke er omfattet af en situation, der udelukker den fra at deltage i udbuddet.
• At virksomheden opfylder de relevante minimumskrav til egnethed, der gør den i stand til at deltage i udbuddet.
• At virksomheden opfylder de kriterier, der eventuelt er opstillet for at begrænse antallet af ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Derudover skal der i ESPD'et gives oplysninger om, hvorvidt virksomheden baserer sig på andre enheder med henblik på opfyldelse af minimumskrav til egnethed og evt. udvælgelse.

Ordregiver må derfor ikke kræve, at der vedlægges bilag i forbindelse med udfyldelsen af et ESPD. Ansøgere eller tilbudsgivere skal udfylde ESPD’et og vedlægge det ansøgningen eller tilbuddet, og må derfor heller ikke af egen drift vedlægge bilag til et ESPD.

Modtager du alligevel bilag sammen med et udfyldt ESPD, skal du enten se bort fra bilaget – særligt hvis ESPD’et er udfyldt korrekt, eller du kan vurdere, om du evt. kan berigtige forholdet efter udbudslovens § 159, stk. 5.

De fleste danske udbudssystemer har integreret ESPD-formularen, så ansøger eller tilbudsgiver bliver ikke nødvendigvis præsenteret for et særskilt ESPD, men afgiver oplysningerne som en del af ansøgningen eller tilbuddet.

Det er som udgangspunkt obligatorisk at anvende ESPD'et ved udbud efter afsnit II i udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet og koncessionsdirektivet. Det skal dog ikke anvendes ved projektkonkurrencer og udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse efter udbudslovens afsnit II.

Oplysningerne skal kunne dokumenteres

ESPD’et er et foreløbigt bevis, hvorfor der skal fremlægges endelig dokumentation, inden kontrakten kan tildeles. Det er som udgangspunkt kun den eller de vindende tilbudsgivere, der skal fremsende den endelige dokumentation for oplysningerne i ESPD’et. Der kan dog opstå situationer, hvor ordregiveren vurderer, at det er nødvendigt at indhente dele af eller hele dokumentationen på et tidligere tidspunkt for at sikre en korrekt afvikling af udbudsproceduren.
Det kunne eksempelvis være ved en udbudsprocedure med to faser, hvor ordregiveren gør brug af muligheden for at begrænse antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud. Her kan det ud fra en konkret vurdering være relevant at anmode om dokumentation fra de prækvalificerede, så det sikres, at de udvalgte reelt opfylder kravene for at kunne afgive tilbud.

I udbudslovens §§ 153-158 er beskrevet hvilken dokumentation, du som ordregiver kan kræve.