Spørgsmål og svar: Må et tilbud afvises som ukonditionsmæssigt, hvis det på trods af krav i udbudsbetingelserne ikke indeholder endelig dokumentation for tilbudsgiverens egnethed?

Som udgangspunkt kan man som ordregiver indledningsvist kun kræve et ESPD og dermed ikke forlange, at tilbudsgiverne skal fremlægge fuld dokumentation sammen med tilbuddene.

Ordregiveren skal kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) som foreløbigt bevis for, at ansøgere eller tilbudsgivere:

• ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene,
• opfylder de stillede minimumskrav til egnethed, og
• hvis relevant, hvordan ansøgere eller tilbudsgivere opfylder de stillede kriterier for udvælgelsen, jf. udbudsloven § 148.

Ordregiveren skal derudover inden tildeling af kontrakt kræve, at den vindende tilbudsgiver fremlægger endelig dokumentation for oplysninger i ESPD’et, jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Der skal derfor som udgangspunkt alene opkræves endelig dokumentation fra den vindende tilbudsgiver.

Det er muligt at opkræve dokumentation fra andre ansøgere og tilbudsgivere på et tidligere tidspunkt i udbudsproceduren, hvis indhentelse af dokumentation er nødvendig for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt, jf. udbudsloven § 151, stk. 2. Dette kan eksempelvis være relevant ved begrænset udbud eller udbud med forhandling, hvor man kan have et behov for, at sikre at de ansøgere der går videre i processen kan dokumentere, at de lever op til de stillede krav.

Da adgangen til at opkræve dokumentationen fra andre end den vindende tilbudsgiver skal være konkret begrundet i hensyn til korrekt gennemførelse af udbudsproceduren, kan ordregiveren som udgangspunkt ikke i udbudsmaterialet stille krav om, at dokumentationen skal fremlægges sammen med tilbuddet. Sådan et krav vil stride imod udbudslovens regler om indhentelse af dokumentation i §§ 148 og 151, stk. 1 og 2.

Ordregiveren vil derfor som udgangspunkt være afskåret fra at afvise et tilbud som ukonditionsmæssigt, hvis det ikke indeholder endelig dokumentation for opfyldelse af et minimumskrav til egnethed, men alene indeholder foreløbigt bevis herfor i form af udfyldt ESPD.

Særligt for så vidt angår dokumentation for, at ansøgere eller tilbudsgivere, som baserer sig på andre virksomheders formåen, råder over den nødvendige formåen, jf. udbudsloven § 144, stk. 2, skal det modsat bemærkes, at Klagenævnet for Udbud i kendelsen af den 20. juni 2018, Icomera AB mod DSB, kom frem til, at ordregiver var berettiget til at afvise en ansøger, som ikke havde fremlagt en støtteerklæring sammen med sin ansøgning. Klagenævnet for Udbud lagde i den forbindelse vægt på, at hensynet til at undgå at belaste de deltagende virksomheder unødigt ikke havde haft nogen væsentlig betydning for kravet om fremlæggelse af den pågældende dokumentation, da dokumentationen (støtteerklæringen) ”nemt kunne afgives ved at udfylde en kortfattet blanket, der indgik i udbudsbetingelserne”.