Kan referencer være på opgaver, der ikke er udført?

Virksomheder kan dokumentere deres tekniske og faglige formåen på en liste med de betydeligste leveringer af varer eller tjenesteydelser, de har udført inden for de seneste tre år. Sådan en referenceliste er et flittigt brugt egnethedskrav i danske udbud. Der kan dog opstå tvivl om, hvornår en reference er udført, for eksempel hvis der er tale om løbende kontraktforhold eller leveringer på en rammeaftale.

Du kan som ordregiver kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere dokumenterer deres tekniske og faglige formåen med en referenceliste. Det fremgår af udbudslovens § 155, nr. 2, at referencerne skal være udført. Det er dog ikke ensbetydende med, at hele den kontrakt eller rammeaftale, som referencen angår, skal være afsluttet.

Det er muligt at henvise til igangværende kontrakter og rammeaftaler, såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren har udført visse af de leverancer, som den pågældende kontrakt eller rammeaftale angår.

Du bør i udbudsmaterialet beskrive, i hvilket omfang og hvordan der kan henvises til referencer for igangværende kontraktforhold.

Som ordregiver kan du kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere dokumenterer deres tekniske og faglige formåen. Det kan ske ved, at de fremsender en liste over de betydeligste leveringer af varer eller tjenesteydelser, der er udført inden for de seneste tre år, jf. udbudsloven § 155, nr. 2. Sådan en liste – også kaldet referencelisten – er et flittigt brugt egnethedskrav i danske udbud. Der kan dog i praksis opstå tvivl om, hvornår en reference er udført. Dette gælder særligt, når referencerne angår løbende kontraktforhold eller leveringer på en rammeaftale.

Hvornår er en reference udført?

Der skal foreligge konkrete leveringer af de varer og tjenesteydelser, som referencen omfatter, på tidspunktet for afgivelse af ansøgning eller tilbud. Det vil for eksempel ikke være tilstrækkeligt, hvis der er indgået en kontrakt om levering af tilsvarende ydelser, og hvor ansøger eller tilbudsgiver dermed har forpligtet sig til at levere, men endnu ikke har foretaget de relevante leveringer.

Det er indholdet af selve minimumskravet til egnethed, der definerer, hvilke referencer, der kan fremlægges. Hvis der for eksempel stilles krav om, at tilbudsgiveren skal fremlægge mindst én relevant reference med levering af tilsvarende ydelser, og tilsvarende ydelser er defineret som levering af x antal varer, så er det kun referencer, hvor der er sket levering af minimum den med ”x” anførte mængde varer, som kan anses for at være udført og som derfor vil leve op til minimumskravet. Ved udbud af et IT-system kan du for eksempel også overveje, om ”levering af tilsvarende ydelser” omfatter selve leveringen af en tilsvarende IT-løsning, eller også udvikling og drift og support. Også her vil det være din beskrivelse af, hvad der udgør tilsvarende ydelser, som sætter rammerne for, hvilke referencer, som kan accepteres.

Vi anbefaler således, at du altid grundigt overvejer hvad du har brug for, at ansøger eller tilbudsgiver skal dokumentere at have erfaring med, og tydeligt får det beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

I visse situationer kan der også opstå tvivl om, hvornår leveringen af varer eller ydelser, som referencen omfatter, tidsmæssigt er udført. Hvis referencen for eksempel angår levering af et IT-system, kan der opstå spørgsmål om, hvorvidt referencen er udført, når systemet er stillet til rådighed for kunden, eller først når det er testet og godkendt. Derfor anbefaler vi, at du beskriver, hvornår du vil anse en reference for at være udført.

Hvordan undgås usikkerheden om, hvorvidt en reference er udført?

For at undgå tvivl om, hvilke referencer der vil blive taget i betragtning, kan du i udbudsbekendtgørelsen udtrykkeligt angive, at leverancen skal være afsluttet. Du kan selv fastsætte, hvornår du anser en reference for at være afsluttet. Hvis den udbudte kontrakt for eksempel angår udvikling af et IT-system, kan du fastsætte, at alene leverancer, hvor systemet er afprøvet og accepteret af kunden, vil blive taget i betragtning. Du skal blot være opmærksom på, at egnethedskravet skal hænge sammen med og stå i forhold til kontraktens genstand.

Du kan på samme måde fastsætte, hvordan tilbudsgiverne kan henvise til løbende kontraktforhold eller en rammeaftale som reference. Du kan for eksempel angive, at der kan henvises til de enkelte leverancer af varer eller tjenesteydelser, som er udført på ansøgnings- eller tilbudstidspunktet. Hvis du stiller krav om flere referencer, bør du også tage stilling til, om leverancer på samme kontrakt eller leverancer på en rammeaftale kan udgøre kun én reference eller flere forskellige referencer.
Tilsvarende kan du i forhold til for eksempel et IT-udbud overveje, om du ønsker at se minimum én reference for en samlet leverance af en tilsvarende it-løsning, som både omfatter selve leveringen, men også delvis udvikling, løbende vedligeholdelse og support samt drift, således at ansøger eller tilbudsgiver dokumenterer at de tidligere har været i stand til at levere en samlet løsning af det efterspurgte, eller om du vil acceptere at det stillede minimumskrav dokumenteres ved, at leveringen opdeles på flere kontrakter, så én reference kan dokumentere levering af et tilsvarende it-system, en anden kan dokumentere vedligeholdelse og support og en helt tredje drift af en it-løsning. Stiller du krav om levering af en samlet reference af en ydelse, som traditionelt ikke udbydes med jævne mellemrum, kan du overveje at beskrive, at du vil acceptere dokumentation for leverancer leveret eller udført mere end 3 år tidligere, da udbudslovens § 155, nr. 2 giver mulighed herfor for at sikre en tilstrækkelig konkurrence.

Supplere eller berigtige oplysninger

Hvis du i forbindelse med et udbud ikke har specificeret, hvornår en reference anses for at være udført, eller hvordan der kan henvises til løbende kontraktforhold eller til leveringer på rammeaftaler, og du kommer i tvivl om, hvorvidt en reference er udført eller ej, kan du anmode ansøgeren eller tilbudsgiveren om at supplere eller berigtige oplysninger i medfør af udbudsloven § 159, stk. 5. Hvis du for eksempel modtager en reference med henvisning til en kontrakt med en slutdato efter ansøgnings- eller tilbudstidspunktet, kan du bede ansøgeren eller tilbudsgiveren om at bekræfte, at referencen omfatter leverancer, som er udført. Her skal du dog være opmærksom på, at anmodningen ikke må føre til, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremsætter en ny ansøgning eller et nyt tilbud. Derudover skal du iagttage ligebehandlingsprincippet og således anmode alle ansøgere og tilbudsgivere, som står i samme situation, om de pågældende supplerende oplysninger.