Det skal være enkelt at afgive tilbud

Rådgivningsenheden har bistået Naturstyrelsen med juridisk rådgivning og udarbejdelse af udbudsmate-riale til gennemførelse af et udbud af rammeaftaler til en samlet værdi på op til 90 mio. kr. ’Et smidigt, effektivt og anbefalelsesværdigt samarbejde’ kalder Naturstyrelsen processen.

Naturstyrelsen har behov for både maskinskovning og udkørsel i hele Danmark. Selvom Naturstyrelsen gennem mange år har udbudt maskinskovnings- og udkørselskontrakter, er det første gang i form af rammeaftaler med efterfølgende miniudbud. Derfor var Rådgivningsenheden en oplagt samarbejdspartner i det udbudsstrategiske arbejde.

Gennemtænkt strategi udvider konkurrencefeltet

Som en del af udbudsstrategien blev det besluttet, at der skulle udbydes seks rammeaftaler ud fra geografi og de ydelser der skulle købes. Ved en sådan opdeling kunne rammeaftalerne både dække maskinskovning og udkørsel hver for sig, sammen og på tværs af Danmark, med den klare fordel, at konkurrencefeltet blev udvidet. Det betød eksempelvis at entreprenører, der har udkørselsmaskiner men ikke skovningsmaskiner, stadigvæk kunne byde ind på de rammeaftaler, der udelukkende dækkede indkøb af udkørsel.

På et marked præget af mange mindre virksomheder og enkeltmandsvirksomheder var det magtpåliggende, for Naturstyrelsen at indgå aftale med op til seks entreprenører på hver af de seks rammeaftaler for at sikre konkurrencen. I udbudsstrategien kom der derfor stort fokus på, hvordan tilbudsafgivelsen kunne gøres så enkel som mulig, og hvilke egnethedskrav, der skulle til for ikke at begrænse konkurrencen unødigt. På den baggrund lød Rådgivningsenhedens anbefaling, at en entreprenør skulle kunne byde på en opgave, hvis denne havde de relevante maskiner til den pågældende aftale. Mindre afgørende, for at kunne deltage i udbudsprocessen, var entreprenørernes økonomi, og hvem de tidligere havde løst opgaver for. 

Løsningen blev, at tildelingen alene skulle ske på baggrund af specifikke krav til udførelsen af opgaverne og bedste pris. Naturstyrelsen stillede altså ikke krav til entreprenørernes økonomiske, finansielle, tekniske eller faglige formåen. Det betød, at afgivelsen af et tilbud blot krævede en udfyldt tilbudsliste og en besvarelse af ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde.

Et møde der styrker forståelse og interesse  

Efter udbuddets offentliggørelse afholdt Naturstyrelsen og Rådgivningsenheden et informationsmøde. Her blev det gennemgået hvordan man som tilbudsgiver udfylder et ESPD, ligesom tidsplanen for udbuddet og rammeaftalernes opdeling og herunder efterfølgende træk på rammeaftalerne blev præsenteret. Derudover blev de tekniske opmærksomhedspunkter, som entreprenørerne skulle være opmærksomme på i forbindelse med fremsendelse af deres tilbud i udbudssystemet, gennemgået.

Informationsmødet var et centralt udbudsstrategisk tiltag, da det var Naturstyrelsens første udbud, hvor der blev indgået rammeaftaler med efterfølgende miniudbud inden for dette område. Entreprenørerne var derfor ikke så erfarne i afgivelse af tilbud på udbud af rammeaftaler.

Naturstyrelsen fortæller om informationsmødet:

”Mødet var godt besøgt, og spørgelysten var stor. Entreprenørerne fik en god introduktion til udfyldelsen af ESPD’et. Derudover er det indtrykket, at de fremmødte fik en større forståelse for den særlige udbudsproces i forbindelse rammeaftaler og de efterfølgende miniudbud samt for aftalernes indhold, og at de dermed blev bestyrkede i deres interesse for at byde ind på aftalerne.”

Til Naturstyrelsens store tilfredshed modtog styrelsen samlet set 37 tilbud fordelt på de seks rammeaftaler, hvoraf kun to tilbud var ukonditionsmæssige. Det er tilfredsstillende på et marked med tilbudsgivere, der er mindre erfarne med at afgive tilbud på bl.a. rammeaftaler.

Udbuddet blev afsluttet i august 2022, og derfor er Naturstyrelsen allerede godt i gang med at gennemføre miniudbud på rammeaftalerne. Rådgivningsenheden skulle ikke snydes for at opleve resultatet af udbuddet i den virkelige verden, så derfor blev vi inviteret en tur i skoven.