Hvornår er der brug for, at du forlænger din frist, når du skal besvare spørgsmål?

Ordregiver skal senest 6 dage før udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning eller tilbud meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og supplerende dokumenter, jf. udbudslovens § 134. Hvis dette sker mindre end 6 dage før fristen, skal du som ordregiver forlænge fristen, jf. udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.

Det fremgår imidlertid af forarbejderne til bestemmelserne, at forlængelse af fristen ikke gælder i tilfælde af enhver oplysning, der meddeles efter 6-dages fristen. For det første udgør enhver meddelelse ikke nødvendigvis supplerende oplysninger. En henvisning til hvor i materialet tilbudsgiver kan finde svar på deres spørgsmål, anses ikke for at være en supplerende oplysning. Eksempelvis kan du som ordregiver uden fristforlængelse besvare et spørgsmål om, hvor et tilbud skal afleveres, såfremt den relevante information fremgår tydeligt af udbudsmaterialet, og såfremt der ikke er behov for yderligere præciseringer.

Omvendt skal fristen altid forlænges, hvis supplerende oplysninger kan karakteriseres som væsentlige ændringer i udbudsmaterialet. Væsentlige ændringer i udbudsmaterialet skal i henhold til § 93, stk. 4, nr. 2, forstås som ændringer, der medfører, at ansøger eller tilbudsguver skal bruge yderligere tid til at forstå og svare tilstrækkeligt på udbudsmaterialet, hvorfor det vil tage længere tid at afgive en ansøgning eller et tilbud. Vær dog opmærksom på, at en fristforlængelse ikke altid er tilstrækkelig. Hvis supplerende oplysninger indebærer en ændring af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil det være nødvendigt at annullere udbuddet. En ændring angår grundlæggende elementer, hvis ændringen kan have påvirket potentielle ansøgeres eller tilbudsgiveres deltagelse i den omhandlede udbudsprocedure, eller fordrejet konkurrencen mellem ansøgere eller tilbudsgivere.