Hvornår er du forpligtet til undersøge et tilbud nærmere?

I de fleste tilfælde kan du som ordregiver lægge de oplysninger, som du modtager fra ansøgere og tilbudsgivere til grund uden at foretage en nærmere kontrol heraf. I visse situationer kan du dog være forpligtet til at kontrollere rigtigheden af oplysningerne. I denne artikel vil vi forklare når om, hvornår du skal kontrollere rigtigheden af de modtagne oplysninger i et tilbud eller en ansøgning samt hvordan du praktisk kan bære dig ad med denne kontrol.

Oplysninger afgivet i ESPD’et

Som udgangspunkt behøver du ikke kontrollere eller få dokumentation for de oplysninger, som de økonomiske aktører (dvs. ansøgere eller tilbudsgivere) har afgivet i ESPD'et vedrørende opfyldelsen af minimumskrav til egnethed og ikke-udelukkelse.  I relation til den vindende tilbudsgiver skal du dog altid sikre dig dokumentation herfor, inden du foretager den endelige tildeling af kontrakten, jf. udbudslovens § 152, stk. 1. Hvilken dokumentation du skal efterspørge vil afhænge af hvad du har efterspurgt af oplysninger i ESPD’et, men de overordnede rammer for dokumentation er beskrevet i udbudslovens §§ 152-155.

Der vil sjældent være behov for at foretage en effektiv kontrol af dokumentationen. Hvis du modtager en anden type dokumentation end den, du har krævet, kan du dog være forpligtet til at undersøge dokumentationen nærmere. Det samme kan være tilfældet, hvis en kendt type dokumentation pludseligt ser anderledes ud end den plejer, eksempelvis hvis en serviceattest ikke indeholder stempler fra alle de relevante myndigheder.

Du har ikke pligt til at indhente dokumentation for alle udelukkelsesgrundene, men kun for de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som fremgår af udbudsloven § 135, stk. 1 og stk. 3, og hvis de er brugt i dit udbud, for de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 2 om konkurs eller anden insolvensbehandling og nr. 6 om ubetalt forfalden gæld til det offentlige under 100.000 kr. For de øvrige udelukkelsesgrunde kan du som udgangspunkt lægge ansøgerens eller tilbudsgiverens egen-erklæring i ESPD’et til grund.

Det samme gælder i forhold til ansøgerens eller tilbudsgiverens opfyldelse af minimumskrav til egnethed, hvis du har beskrevet, at oplysningerne i ESPD’et udgør den endelige dokumentation. Det ses eksempelvis tit i relation til krav om referencer, hvor ordregiver sjældent beder om anden dokumentation end selve beskrivelsen af referencerne i ESPD’et.

Hvis du konkret kommer i tvivl om, hvorvidt de pågældende oplysninger er rigtige, har du en pligt til at undersøge oplysningerne nærmere.

Øvrige oplysninger i tilbud

Også for øvrige oplysninger i et tilbud kan du som udgangspunkt lægge tilbudsgiverens oplysninger til grund uden en nærmere undersøgelse heraf. Det gælder således også oplysninger om opfyldelse af mindstekravene til ydelsen og tilbudsgiverens besvarelse af evalueringskrav.

Hvis du har bedt om dokumentation for opfyldelse af et bestemt krav, skal du dog kontrollere, at den pågældende dokumentation er fremsendt. Hvis der er fremsendt en anden type dokumentation end den, du konkret bad om, skal du kontrollere, om den pågældende dokumentation er tilsvarende, dvs. om den dokumenterer de krævede egenskaber i tilstrækkelig grad.

Hvis du konkret kommer i tvivl om, hvorvidt en tilbudsgiver nu også kan opfylde de stillede krav, har du en pligt til at foretage en effektiv kontrol heraf.

Tvivlstilfælde, der udløser pligt til at kontrollere

Undersøgelsespligten indtræder i de situationer, hvor du som ordregiver på baggrund af oplysningerne i en ansøgning eller et tilbud konkret er i tvivl om, hvorvidt ansøgningen eller tilbuddet opfylder de stillede krav.

Tvivlen kan opstå som følge af den konkrete udformning af ansøgningen eller tilbuddet, eksempelvis hvis der indgår modsatrettede oplysninger, vage og upræcise formuleringer vedrørende opfyldelsen af krav m.v.

Tvivlen kan også skyldes henvendelser fra tredjeparter. Særligt forbigåede ansøgere eller tilbudsgivere kan have en interesse i at påpege, at de prækvalificerede ansøgere eller den vindende tilbudsgiver ikke opfylder kravene. Sådanne henvendelser skal tages alvorligt og kan medføre en pligt til at kontrollere forholdet nærmere.

Undersøgelsespligten gælder imidlertid kun for oplysninger, som - hvis deres rigtighed bekræftes - vil føre til, at virksomheden skal udelukkes fra udbudsproceduren, ikke vil blive udvalgt eller kunne få tildelt kontrakten. Undersøgelsespligten gælder således ikke for generelle oplysninger om eventuelle uhensigtsmæssige eller problematiske forhold hos de prækvalificerede eller hos den vindende tilbudsgiver.

Derudover kan du som ordregiver af egen drift blive forpligtet til at undersøge forholdet nærmere, eksempelvis hvis du på grund af et eksisterende kontraktforhold med ansøgeren eller tilbudsgiveren er i tvivl om, hvorvidt vedkommende kan opfylde et stillet krav, eller bliver opmærksom på avisartikler m.v., som rejser tvivl om, hvorvidt ansøgeren eller tilbudsgiveren befinder sig i en situation, som skal føre til udelukkelse, ikke kan udvælges eller tildeles kontrakten.

Altid en ret til nærmere undersøgelser

Du har som ordregiver altid en ret til at kontrollere rigtigheden af oplysningerne i ansøgninger eller tilbud ved at bede en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge supplerende oplysninger eller ved selv at foretage en undersøgelse eller lignende. Du vil således ikke overtræde udbudsreglerne ved at foretage en kontrol, hvis du er i tvivl om, hvorvidt undersøgelsespligten er indtrådt.

Du skal ved en sådan kontrol blot være opmærksom på, at du overholder ligebehandlingsprincippet, således at du indhenter supplerende oplysninger fra alle de ansøgere eller tilbudsgivere, som befinder sig i samme situation. Endelig skal du også være opmærksom på at fremlæggelse af supplerende oplysninger ikke må føre til fremsættelse af en ny ansøgning eller et nyt tilbud, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

Vær opmærksom på, at såfremt du i dit udbudsmateriale har angivet, at en konkret fejl eller mangel vil medføre afvisning af ansøgning eller tilbud, vil du være forpligtet til at afvise en ansøgning eller tilbud, hvor der er en sådan fejl eller mangel.

Hvordan kan du opfylde en undersøgelsespligt?

Undersøgelsespligten vil være opfyldt, når du enten har påvist, at ansøgning eller tilbud ikke opfylder de stillede krav, eller når du får en vis form for sikkerhed for, at de fremsendte oplysninger eller dokumenter er korrekte i forhold til ansøgningens eller tilbuddets opfyldelse af de stillede krav. Det vil altid være en konkret vurdering, hvornår du har fået tilstrækkelig sikkerhed for opfyldelse af kravet.

 Til brug for undersøgelsen kan du i medfør af udbudslovens § 159, stk. 5 bede ansøgeren eller tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet. Du kan derfor eksempelvis bede om supplerende oplysninger om et kravs opfyldelse eller nærmere dokumentation herfor.

Hvis der er tale om oplysninger, som kan findes i et offentligt tilgængeligt register, kan du også opfylde undersøgelsespligten ved selv at undersøge det pågældende register. Hvis undersøgelsen eksempelvis vedrører en dansk ansøgers eller tilbudsgivers ejerforhold, kan du til en vis grad selv undersøge forholdet i CVR-registeret.

Det kan efter omstændighederne også være tilstrækkeligt, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren blot bekræfter opfyldelsen af et bestemt krav. Dette kan eksempelvis være tilfældet for mindstekrav, som først kan kræves opfyldt i kontraktperioden, hvilket blandt andet er slået fast i Klagenævnet for Udbuds kendelse af 7. december 2017, Maquet Danmark A/S mod Region Midtjylland med Simonsen & Weel A/S som intervenient.

Du kan læse mere om indhentelse af dokumentation for oplysninger i ESPD’et i Rådgivningsenheden – Statens indkøbs vejledning om dokumentation for ikke-udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Du kan finde vejledningen her

Har du behov for rådgivning eller sparring om dit konkrete indkøb, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 3035 2818 eller via vores kontaktmodul, som du finder på statensindkob.dk.