Spørgsmål og svar: Hvordan sammensætter jeg den gode arbejdsgruppe til mit udbud?

Udbuddet skal have en projektleder

Den første vigtige rolle, der bør være tildelt, er en projektleder. At have en projektleder ved roret skal sikre, at udbuddet kommer godt fra start, sikre opfølgning på tidsplaner, løbende interessenthåndtering samt rapportering til en eventuel styregruppe. Projektlederens rolle bliver mere vigtigt, jo større udbuddet er eller jo flere interessenter, der er involveret – for eksempel hvis udbuddet bliver gennemført i samarbejde med flere ordregivere.

Rådgivningsenheden anbefaler, at du allerede ved planlægningen af udbudsprocessen, og dermed før den reelle opstart af udbuddet, fastlægger projektlederens rolle, hvilket vil sige, hvilke opgaver, ressourcer og hvilket beslutningsmandat projektlederen har. Hvis det ikke er klart for deltagerne, hvad projektlederens rolle er, kan det skabe unødvendig grobund for misforståelser, usmidige og langtrukne processer og overskridelse af tidsplanen. Hvis rollen derimod er tydelig defineret fra start, kan det sikre den gode proces, og at udbuddet internt bliver styret godt i mål.

Udbuddet skal have faglige deltagere

En anden vigtig del af den gode arbejdsgruppe er deltagere med faglige kompetencer, som har et kendskab til den udbudte kontrakts genstand. Denne type arbejdsgruppemedlemmer har til opgave at bidrage med deres tekniske og faglige viden. Det er relevant at have disse personer med, når udbudsmaterialet skal udarbejdes, da det er disse fagpersoner, som skal sikre, at der bliver stillet de rigtige krav til ydelsen. Desuden bør fagpersonerne være med til at evaluere de faglige og/eller tekniske dele af de indkomne tilbud. Da det kan være en omfattende proces at få stillet de rigtige tekniske krav og evaluere de indkomne tilbud, er det derfor helt afgørende, at de faglige deltagere har afsat den fornødne tid til at varetage deres opgaver i udbuddet, og at der er ledelsesmæssig opbakning til, at disse opgaver i en periode skal prioriteres over medarbejdernes sædvanlige opgaver. Sker det ikke, risikerer du i værste fald at få stillet forkerte eller uklare krav, at processen trækker uhensigtsmæssigt ud eller i sidste ende, at du får indkøbt en ydelse, som ikke kan tilgodese jeres behov. Med de rigtige faglige kompetencer, der har de tilstrækkelige tidsmæssige ressourcer afsat til projektet, sikrer du, at det materiale, du sender ud, har de rette tekniske specifikationer, samt sikrer, at den ydelse, der til sidst bliver købt, faktisk tilgodeser de behov og ønsker, som er fastlagt af en eventuel styregruppe.

Rådgivningsenheden anbefaler derfor, at du allerede i opstarten af dit udbud sikrer, at dine faglige deltagere ikke bare har de nødvendige faglige kompetencer, men at de også kan prioritere tiden til at deltage i udbuddet særligt omkring materialeudarbejdelse og evaluering.

Udbuddet skal have udbudsjurister eller –konsulenter tilknyttet

Sidst men ikke mindst er det en fordel, hvis der er tilknyttet mindst to udbudsjurister eller udbudskonsulenter til udbuddet. Du kan vælge, at der skal være en primær og sekundær udbudsjurist koblet til udbuddet, eller I kan opdele mere konkrete opgaver til hver af de tilknyttede personer.

Rådgivningsenheden anbefaler, at der skal være tilkoblet mindst to udbudsjurister, fordi der altid skal være en udbudsjurist klar til for eksempel at håndtere de juridiske aspekter i dokumenterne, spørgsmål fra tilbudsgivere eller andre tidssensitive ændringer i materialet. Risikoen ved kun at have én udbudsjurist tilknyttet dit udbud er, at hvis personen bliver syg eller skal på ferie, så kan det have betydning for, om du kan gennemføre udbuddet i henhold til tidsplanen, da andre i arbejdsgruppen ikke nødvendigvis har de rette kompetencer til at varetage udbudsjuristens eller -konsulentens opgaver. Det er samtidig vigtige, at begge udbudsjurister er tilkoblet udbuddet i jeres udbudssystem, så begge får notifikationer, når der sker nyt i sagen, eller der indkommer spørgsmål, der skal reageres rettidigt på.

Det er altså vigtig, at du fra begyndelsen af dit udbud får sammensat den rigtige arbejdsgruppe med både en projektleder, kompetente faglige deltagere samt nok udbudsjurister eller –konsulenter til at varetage udbuddet. På den måde kan du allerede fra udbuddets begyndelse være med til at sikre, at det vil være en god proces, hvor alle opgaver bliver løst med høj kvalitet og inden for tidsfristen.

Afhængigt af størrelsen af udbuddet og kompleksiteten, kan det godt være den samme person, der løser flere roller – eksempelvis at den ene udbudsjurist også er projektleder, men det afgørende er, at roller og ansvar er klart defineret så alle ved, hvad der bliver forventet af dem.

Se alle vores spørgsmål og svar her