Udstationerede rådgivere gav nye kollegaskaber: Rådgivningsenheden bistod med udbud af SU-systemet

Da Uddannelses- og Forskningsstyrelsen skulle opdatere det aldrende SU-system, kontaktede de Rådgivningsenheden. Her bistod Peter og Simon på projektet med alt fra juridisk rådgivning og videndeling til godt kollegaskab.

Peter Høeg-Larsen er taget ud for at holde et afrundende møde med projektleder Thomas Aagaard og chefkonsulent Anders Bøgebjerg Hansen fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen. Peters del af arbejdet på projektet er nemlig ved at være afsluttet, og Rådgivningsenheden vil gerne erfaringsopsamle, evaluere og dele viden om projektet. Allerede da han kommer ind af døren til receptionen, bliver han mødt med et venligt ”Er du tilbage? Jeg troede, du var færdig med at rende os på dørene,” af receptionisten. Peter har også købt kaffe fra den lille lokale butik og taget med til mødet.

Peter Høeg-Larsen og Simon Busch fra Rådgivningsenheden har været faste kollegaer med netop Thomas og Anders i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen siden 2020. Her har de bistået med juridisk bistand på udbuddet af det nye SU-system. En systemplatform, der siden 1980’erne har udbetalt SU til landets studerende. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen ønsker med det nye SU-system at styrke fokus på de studerendes behov, for det er jo ikke alle, der går den lige vej igennem systemet, og det skal systemet kunne tilpasse sig. SU-systemet er i dag baseret på både automatiserede og manuelle sagsbehandlinger, men med det nye SU-system vil automatiseringen blive øget, og det er målet at lette SU-håndteringen for de studerende.

En fast kerne af medarbejdere – den rette arbejdsgruppe

Det er to et halvt år siden, at Peter og Simon – midt under coronanedlukningen - blev tilknyttet projektet, og på dette tidspunkt havde styrelsen allerede været i gang med forarbejdet til udbuddet i et år. Projektgruppen var veletableret, da rådgiverne kom med ombord, og projektgruppen har været unik i den forstand, at der har været en fast kerne på cirka ti personer igennem hele processen. En projektgruppe der også har bestået af den rette kombination af yngre og meget erfarne medarbejdere, der kender alt til organisationen – og ikke mindst til, hvordan sagsbehandlerne rent faktisk arbejder i systemet.

Læs Rådgivningsenhedens anbefalinger til sammensætningen af den gode arbejdsgruppe

”Der er en klar bevidsthed om, at det at arbejde med SU-systemet – altså vi taler om et system der berører en halv million unge mennesker – at sørge for at det fungerer rigtigt og hensigtsmæssigt; det ligger i folks hjerter. Det betyder noget for nogle mennesker,” fortæller Anders Bøgebjerg Hansen.

”Din kollega i staten”

På grund af coronanedlukningen startede Rådgivningsenhedens bistand til projektet med at foregå virtuelt. For projektleder Thomas Aagaard har det dog hele tiden været mest hensigtsmæssigt, at rådgiverne befandt sig fysisk sammen med projektgruppen hos Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Thomas fortæller:

”Jeg anbefalede at Peter og Simon skulle være med på holdet herude, fordi det skaber bedre muligheder for samarbejde. De er vigtige projektdeltagere, der skal arbejde tæt sammen med dem, der skal definere krav. Udbudsrammer og krav for forretningen skal knyttes sammen så tidligt som muligt i min bog - så opnår vi det bedste resultat.”

Peter holder til daglig til i Økonomistyrelsen og Simon i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, men de endte begge i en periode med at have deres daglige gang i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

”Når du fysisk sidder hos kunden, bliver det nemmere også at give løbende rådgivning og komme mere ind over strategien for udbuddet. Du får mulighed for ikke bare at svare på de formelle spørgsmål, men også for at være med på de interne morgenmøder og blive en kollega frem blot en ekstern rådgiver,” forklarer Peter og fortsætter: ”Vi bliver dog også nemt brugt til alt andet, fordi ’nu er vi her jo lige’. Det er selvfølgelig en vigtig del af at skabe en god relation og det gode kollegaskab, men her bliver vores rolle også at sørge for få sat de rigtige rammer.”

Thomas og Anders fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen fortæller også, at det, at Rådgivningsenheden var interne i staten indebar den fordel, at rådgivningen afregnes efter en mellemstatslig afregningsmodel på betingelser, som er mere attraktive end det, som private advokatvirksomheder tilbyder.

”Ordningen med Rådgivningsenheden er jo rigtig god, fordi det rent psykologisk virker anderledes, at I er en del af staten – I føles ikke som eksterne konsulenter på samme måde, som det gør at få advokater med ombord. Det har klart også betydet noget for stemningen omkring projektet – og så er har vi jo også været lidt mindre bekymrede for prisen,” siger Anders Bøgebjerg Hansen.

Rådgivningsenhedens rolle i projektet

SU-systemet blev udbudt ved udbud med forhandling, og Rådgivningsenheden bistod Uddannelses- og Forskningsstyrelsen i alle dele af udbudsprocessen og med at sætte de juridiske rammer om projektet.

”Det er klart, at udbudsmaterialet skal rumme kundens krav. Men det er ikke altid, at kunden har prøvet at lave et udbud som dette før, og der bliver vores rolle at hjælpe på vej. Et blankt ark kan være skræmmende og svært at kaste sig over, men der kan vi i Rådgivningsenheden være med til at sætte rammerne for, hvordan du for eksempel laver en kravspecifikation,” siger Peter og fortsætter: ”Andre gange kan vi dele de erfaringer, vi har fra andre lignende udbud – hvordan har vi set det gjort andre steder? Under alle omstændigheder kan vi være med til at sørge for at valg bliver dokumenteret, og at vi får skrevet de nødvendige notater.”

Hvis et blankt ark også skræmmer dig, så kan du måske finde hjælp i Rådgivningsenhedens skabeloner

Arbejdsgruppen havde allerede tidligt klarlagt, at gruppen ikke ønskede, at pris skulle vægte 50 procent i evalueringen. Fokus var på kvaliteten i systemet, og at løsningen kunne leve op til ambitionerne om et mere moderne og fleksibelt SU-system. Her bistod Rådgivningsenheden blandt andet med indstilling til styregruppen, der dokumenterede og sandsynliggjorde de valg, arbejdsgruppen ønskede at træffe med hensyn til evalueringsmodellen. Således var det kvalitet og ikke pris, som var den udslagsgivende faktor ved tildeling af kontrakten.

Peter fra Rådgivningsenheden husker især nogle interessante diskussioner omkring, hvornår boden skulle falde: ”Var det dag 1, 2 eller 3, hvis der ikke bliver udbetalt SU? Det er måske okay, at pengene ikke er der dag 1, dag 2 kan nok også gå. Dag 3 så er der altså nogen, der skal betale husleje. Dag 4 så brænder det, og dag 5 så har du altså en minister i røret. Den alvor skulle stigningen i boden jo afspejle.” Samtidig viser det også tydeligt, hvor kritisk systemet, der udbetaler den primære indkomst til mere end en halv million mennesker, er.

Vigtigt at fastholde Rådgivningsenhedens kvalitet

Det tætte kollegiale samarbejde, har dog også til tider gjort det mere udfordrende at holde øjnene direkte på bolden for Peter og Simon fra Rådgivningsenheden: ”Når vi arbejder tæt sammen som kollegaer i Rådgivningsenheden og udarbejder ting internt, så er der mulighed for en ret iterativ proces. Den mulighed skal vi huske, at vi ikke har, når det er kunder, vi samarbejder med – her skal materialet selvfølgelig stå helt skarpt, fordi de er kunder, der betaler for en ydelse,” fortæller Peter. Selvom Rådgivningsenheden indgår i projektet som en tæt kollega, så skal vi selvfølgelig altid sikre kvaliteten i det, vi udarbejder til vores kunder. Derfor har vi i Rådgivningsenheden altid kollegaer, som ikke har været en del af processen med at få udarbejdet udbudsmaterialet, som læser alt igennem med friske øjne og laver en kvalitetssikring, inden materialet bliver offentliggjort.

Har du brug for rådgivning eller sparring med dit udbud? Så er du velkommen til at kontakte os på telefon 30 35 28 18 eller via kontaktmodulet, som du finder i højre side.