07-03-2023
Viden og værktøjer
Det er generelt ikke en god ide at gennemføre udbud, hvor for eksempel ansøgningsfasen eller tilbudsfasen ligger henover sommerferien/industriferien, da medarbejderne i de virksomheder, der skal afgive ansøgning eller tilbud, også holder ferie.
Når ordregiver offentliggør et udbud lige før ferien med frist for ansøgning eller tilbud umiddelbart efter ferien, skal ansøgning eller tilbud udarbejdes i ferieperioden. Det kan virke bekvemt og effektivt for ordregiveren, men det sender dels et dårligt signal samtidigt med, at der er en risiko for, at du som ordregiver får færre eller dårligere ansøgninger eller tilbud, da virksomhederne ikke har haft tid og kapacitet til at udarbejde et godt materiale.
Rådgivningsenheden har set flere eksempler på, at når ordregiver vælger at afholde udbud henover en længere ferieperiode, er konkurrencen blevet begrænset, og der er modtaget færre tilbud sammenlignet med opgaver, hvor der, på grund af manglende konkurrence, er foretaget genudbud kort efter ferieperiodens afslutning. Rådgivningsenheden har set et eksempel på et udbud, hvor antallet af tilbud blev femdoblet ved udelukkende at rykke tilbudsfristen, således at potentielle tilbudsgivere fik bedre mulighed for at udarbejde et godt tilbud.
Udbud i ferieperioden sender derfor ikke kun dårlige signaler til leverandørmarkedet, det begrænser konkurrencen om de offentlige kontrakter, og det kan for ordregiver ende med en dårligere opgaveløsning og højere priser.
Skal du gennemføre et udbud, hvor det er nødvendigt at enten ansøgnings- eller tilbudsfasen løber henover sommerferieperioden, så er det Rådgivningsenhedens anbefaling, at fristerne forlænges med minimum tre uger. De samme overvejelser gør sig gældende ved andre ferieperioder som for eksempel juleferien.