Introduktion til indkøb under tærskelværdien: Hvordan foretager du dit indkøb?

I denne artikel får du en introduktion til indkøb af varer og tjenesteydelser under tærskelværdien. Vi kommer ind på, hvordan du skal gøre brug af den statslige indkøbskaskade, hvordan du vurderer, om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse – og ikke mindst, hvor du kan søge hjælp, når ovenstående volder dig problemer. Denne artikel er første del i en serie om indkøb under tærskelværdien.

I Rådgivningsenheden oplever vi, at et af de områder, hvor statslige myndigheder har flest udfordringer og spørgsmål, vedrører indkøb med en værdi under grænserne for EU-udbud, også kaldet indkøb under tærskelværdien.

I denne artikelserie sætter vi derfor fokus på lige præcis de udfordringer og muligheder, der er i reglerne om indkøb under EU-tærskelværdierne.

Statens indkøbskaskade

Når du som statslig myndighed skal foretage et indkøb, skal du følge den statslige indkøbskaskade, som fremgår af cirkulære om indkøb i staten. Du skal bruge indkøbskaskaden for alle indkøb uanset værdi. Det betyder, at du som det første skal undersøge, om dit indkøb er dækket af en eksisterende aftale (i prioriteret rækkefølge):

1. Centralt koordinerede forpligtende aftaler. Det vil sige forpligtende aftaler under Statens Indkøbsprogram, herunder aftaler indgået af Økonomistyrelsen og SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S), samt andre aftaler efter aftale med Økonomistyrelsen, som statens Facility Management aftaler indgået af Bygningsstyrelsen.
2. Øvrige centralt koordinerede aftaler, der ikke er forpligtende, og frivillige aftaler indgået af SKI

Se aftalerne i Statens indkøbsprogram

Når dit indkøb er dækket af en centralt koordineret forpligtende aftale, skal du bruge aftalen til indkøbet. Du skal foretage dit indkøb på den måde, som er foreskrevet i aftalen.

Når dit indkøb er dækket af en af de øvrige centralt koordinerede aftaler, eller en frivillig aftale indgået af SKI, er udgangspunktet også, at du skal foretage indkøbet på aftalen. Du kan dog undtagelsesvist undlade at bruge aftalen, hvis du vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at bruge aftalen til det konkrete indkøb. Det kan for eksempel være, hvis den frivillige aftale ikke giver mulighed for en tilstrækkelig hurtig levering, eller hvis den frivillige aftale ikke giver dig mulighed for at vælge en leverandør på baggrund af hensyn, som er vigtige for dit konkrete indkøb. Det er dog vigtigt at bemærke, at du i videst muligt omfang skal anvende de eksisterende aftaler, så du bør altid starte med at undersøge, om de er egnet for dit indkøb.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit behov kan dækkes af et indkøb på en eksisterende aftaler, eller hvis du har yderligere spørgsmål til aftalen, har alle ministerområder mindst en koncernindkøber, der kan hjælpe. Er du selv koncernindkøber kan du også altid kontakte den myndighed, som har indgået den relevante aftale på vegne af staten. Det vil sige, at du kan kontakte Økonomistyrelsen for spørgsmål til aftaler under Statens Indkøbsprogram, Bygningsstyrelsen for spørgsmål til Facility Management aftalerne eller SKI for spørgsmål til deres aftaler.

Din koncernindkøber kan også svare på, om dit ministerområde har indgået en indkøbsaftale, som du skal anvende, inden du eventuelt foretager indkøbet på egen hånd.

Er indkøbet under tærskelværdien?

Hvis ikke du kan bruge en centralt koordineret aftale, har værdien af dit indkøb betydning for, hvordan du skal foretage dit indkøb.

Hvis du har vurderet, at den samlede værdi af dit indkøb er under den relevante tærskelværdi, er det næste skridt, at du skal vurdere om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse. Der findes ikke en nedre grænse for, hvornår du skal foretage denne vurdering. Det vil sige, at du skal foretage denne vurdering for alle indkøb under tærskelværdierne uanset deres værdi.

Hvis du vurderer, at værdien af dit indkøb er over tærskelværdierne, skal du i stedet sende indkøbet i EU-udbud.

Se gældende tærskelværdier

Har indkøbet en klar grænseoverskridende interesse?

At et indkøb har klar grænseoverskridende interesse betyder, at en potentiel leverandør i et andet EU-medlemsland har en reel interessere i at indgå en kontrakt omkring indkøbet. Dette er mere end blot den teoretiske mulighed for at der kunne være en udenlandsk leverandør. En udenlandsk leverandør, som allerede driver virksomhed i Danmark, eksempelvis igennem en filial, skal du ikke anse for at være en udenlandsk leverandør i denne henseende, og dette vil ikke medføre, at indkøbet har klar grænseoverskridende interesse.

I det øjeblik hvor du ønsker at anvende eller kender til en udenlandsk leverandør, vil dit indkøb have klar grænseoverskridende interesse, og du skal følge reglerne om denne type indkøb. Dette selvom indkøbet har en meget begrænset værdi, og det drejer sig om eksempelvis ganske få softwarelicenser eller engelske bøger.

Når du skal foretage vurderingen af, om dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse vil det altid være en konkret vurdering af indholdet af den kontrakt, du ønsker at indgå, og du kan inddrage følgende forhold i vurderingen:

• Kontraktens genstand: Her skal du forholde dig til, om der er nogen særlige forhold ved indkøbet eller vilkårene herfor, der taler for eller imod, at opgaven vil kunne løses af udenlandske leverandører? Hvis leverandøren for eksempel skal kunne tale dansk for at løse opgaven eller skal have kendskab til særlige danske forhold, vil det tale imod en grænseoverskridende interesse.  
• Kontraktens anslåede værdi: Udgangspunkt er, at jo større værdien er, jo større interesse kan du forvente fra udenlandske leverandører. Værdien vil dog ikke i sig selv være det afgørende for, om du kan konstatere klar grænseoverskridende interesse eller ej, og du skal altså se værdien i sammenhæng med de andre vurderingsmomenter.
• Markedsforhold: Taler forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis for eller imod interesse fra udenlandske virksomheder? Er det for eksempel sædvanligt, at udenlandske aktører løser lignende opgaver i Danmark, vil det tale for klar grænseoverskridende interesse. Er der omvendt god konkurrence på det danske marked, vil det tale imod, at udenlandske leverandører vil finde markedet interessant.
• Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres: Hvis opgaven kræver fysisk tilstedeværelse i Danmark, for eksempel fordi du skal afholde et kursus, eller opgaven kræver montering i Danmark, kan afstanden til potentielle udenlandske leverandører tale for eller imod en klar grænseoverskridende interesse. Kontrakter, som du skal have udført tæt på grænsen til Tyskland eller Sverige vil nemmere have klar grænseoverskridende interesse end kontrakter, du skal have udført i Nordjylland.
• Andre relevante elementer: Det kan for eksempel være varigheden af den pågældende kontrakt samt andre forhold, som er relevante for at vurdere udenlandsk interesse.

Du skal foretage en samlet vurdering ud fra ovenstående elementer. Nogle forhold kan tale for og andre imod en klar grænseoverskridende interesse. Hvilke forhold, der vil have den tungeste vægt, vil afhænge af den konkrete situation. Du bør som ordregiver altid dokumentere din vurdering af, om indkøbet har en klar grænseoverskridende interesse eller ej. 

I Rådgivningsenheden har vi udarbejdet en skabelon, hvor du kan finde hjælp og vejledning samt blive guidet igennem alle trin om overvejelserne om et indkøb, herunder at du gør brug af statens indkøbskaskade og din vurdering af klar grænseoverskridende interesse. Når du har udfyldt spørgeskemaet, får du udarbejdet et notat, som du kan downloade og gemme på din sag som dokumentation for de overvejelser, der ligger til grund for dit valg.

Find skabelonen Overvejelser om indkøb 

Selvom der ikke findes nogle generelle regler for, hvilke indkøb der har klar grænseoverskridende interesse, så ser vi i Rådgivningsenheden at varekøb oftere vil have klar grænseoverskridende interesse end for eksempel tjenesteydelser. Det skyldes, at varer i dag nemt kan fragtes rundt i hele verden, og særligt inden for EU, hvor der ikke bliver pålagt told eller afgifter. Der skal derfor foreligge tungtvejende argumenter for en vurdering af, at et varekøb ikke har en klar grænseoverskridende interesse.

Det samme er tilfældet for IT-systemer, særligt hvis der er tale om indkøb af for eksempel licenser, som ikke kræver fragt eller fysiske installationer af hardware.  

Omvendt hvis du som en del af indkøb af et IT-system kræver, at leverandøren skal yde support på dansk og skal holde et kursus på dansk for at oplære en række superbrugere, kan det tale for, at indkøbet ikke har en klar grænseoverskridende interesse. Kravet om dansksproget personale skal dog være baseret på saglige behov i din organisation.

Generelt vil tjenesteydelser ofte have en mindre grad af grænseoverskridende interesse end varekøb. Det skyldes, at kravene til en tjeneste oftest er tættere knyttet til det land, hvori du skal have ydelsen leveret. For eksempel vil mange tjenesteydelser have krav om fysisk tilstedeværelse, personale, der taler dansk eller kendskab til særlovgivning i Danmark. Alle disse forhold vil som udgangspunkt tale imod grænseoverskridende interesse.

Hvad gør jeg så nu?

Hvis du efter at have foretaget din vurdering med brug af skabelonen ’Overvejelser om indkøb’, er kommet frem til den vurdering, at dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse, skal du annoncere indkøbet i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV. Vi går i dybden med reglerne for annoncering i vores næste artikel i denne serie om indkøb under tærskelværdien.  

Hvis du har vurderet, at dit indkøb ikke har klar grænseoverskridende interesse, er du ikke forpligtet til at annoncere indkøbet, men skal sikre, at du foretager indkøbet på markedsmæssige vilkår i overensstemmelse med reglerne i udbudslovens afsnit V. Reglerne i afsnit V, herunder regler for markedsafdækning, tilbudsindhentning og frivillig annoncering er også emner, vi går i dybden med i de følgende artikler i denne serie.

Hvis du har brug for mere hjælp, kan du benytte Rådgivningsenhedens skabelon og vejledning ’Overvejelser om indkøb’.

Gå til Overvejelser om indkøb

Husk, at du altid er velkommen til at kontakte os på vores hotline på telefonnummer 30 35 28 18, hvor vores rådgivere sidder klar til at hjælpe dig med dit indkøb under tærskelværdien. Du kan også kontakte os via kontaktmodulet.