Kontraktstyring: Gode råd fra Rådgivningsenheden

Selv den bedste aftale er ikke meget værd, hvis ikke du får det ud af den, der er aftalt. I denne artikel giver Rådgivningsenheden gode råd til, hvad du bør være særligt opmærksom på som kontraktstyrer.

Det er vigtigt at lave dit forarbejde godt, når du laver udbud. Du skal overholde gældende lovgivning og principper i udbudsprocessen, men når den del er overstået, begynder arbejdet med at sikre, at du opnår det, du ønskede med den udbudte kontrakt: At dække et konkret behov. Det er her, rollen som kontraktstyrer bliver afgørende. Det er kontraktstyreren, der skal følge op på, om det, der er aftalt også bliver leveret – og om behovet bliver dækket.

Rådgivningsenheden vil gerne hjælpe dig godt i gang, hvis du er kontraktstyrer for første gang, eller hvis du har brug for gode råd til, hvad du skal være opmærksom på i rollen som kontraktstyrer. I denne artikel vil vi komme ind på:

• hvorfor kontraktstyring er vigtigt i hele processen
• hvordan du bruger aftalen som et værktøj
• hvordan du kan opnå et godt samarbejde med din leverandør.

Hvornår i aftalens livscyklus bør kontraktstyreren have en rolle?

Vi kunne fristes til at sige, at kontraktstyreren bør have en rolle i hele processen. Den viden, du sidder inde med som kontraktstyrer, kan være afgørende for, om en aftale kommer til at opfylde sit formål.

Kontraktstyreren har en vigtig rolle allerede i forberedelserne til udbudsprocessen. Her er det væsentligt, at der bliver inddraget erfaring fra en eksisterende aftale. Viden fra tidligere aftaler eller lignende aftaleområder eller markeder kan understøtte, at der bliver stillet de rigtige spørgsmål i behovsafklaringen og markedsdialogen. Det kan sikre, at fejl fra sidste aftale ikke bliver gentaget, og at gode vilkår og mekanismer bliver videreført i en ny aftale. Det kan i en ny aftale tillige sikre, at aftalen bliver udformet, så aftalen kan styres, som der konkret er behov for. De fleste kontraktstyrere får hurtigt en fornemmelse for, hvilke styringsmekanismer der virker i hvilke situationer, og denne viden er vigtig for den udbudsansvarlige, herunder den, der skal skrive kontraktmaterialet. Et tæt parløb mellem kontraktstyrer, som har stor faglig indsigt om opgaven, og den udbudsansvarlige kan derfor give stor værdi.

Under selve udbuddet kan det tillige være relevant at inddrage viden fra kontraktstyringen, idet eksempelvis spørgsmål og svar, som giver fortolkningsbidrag til den senere forståelse af aftalen, kan være hensigtsmæssig at drøfte med kontraktstyreren. Både for at sikre, at du ved besvarelsen af spørgsmål ikke får skabt fortolkningsmæssige uhensigtsmæssigheder i kontraktstyringen og for at sikre, at kontraktstyreren viderefører den konkrete tolkning i den praktiske del af kontraktstyringen.

I forbindelse med implementeringen af aftalen bør der være et overlap mellem den udbudsansvarliges arbejde og kontraktstyringen med henblik på at sikre overdragelse af viden og den gode opstart. Rådgivningsenheden anbefaler at starte kontraktstyringen op med et fælles møde med vindende tilbudsgiver, udbudsansvarlig og kontraktstyrer, hvor kontrakten bliver gennemgået, og der bliver skabt en fælles forståelse af parternes forpligtelser og rettigheder.

Du bør således tænke kontraktstyring ind i hele aftalens livscyklus. I din organisation kan I gøre dette ved at skabe nogle gode processer for gennemførelse af et udbud. Her kan du med fordel gøre brug af Rådgivningsenhedens Udbudsprojektmodel, der guider dig igennem udbudsprocessen fra den indledende planlægning til kontrakten er underskrevet – samt sikrer en god inddragelse af kontraktstyrer i hele processen.

Find Udbudsprojektmodellen

Dine overvejelser omkring kontraktstyring bør omfatte alt fra planlægningen af udbuddet, over selve udbudsprocessen, til kontraktunderskrift og efterfølgende implementerings- og driftsfase og til slut overvejelser om nyt udbud. Prøv at markere tydeligt, hvor mange steder i processen, at viden fra og om kontraktstyring kunne give værdi – det er overraskende mange.

Aftalen som værktøj

Overtager du en aftale, hvor du ikke har haft mulighed for at være med i den indledende del af udbudsprocessen frem til aftalens indgåelse, vil din rolle som kontraktstyrer starte ved overtagelsen af kontraktstyringsopgaven. Her er det vigtigt, at du sætter dig grundigt ind i aftalens indhold og taler med dem, der var med til at udbyde aftalen, og som har kendskab til markedet for den pågældende ydelse, hvis du har mulighed for det. Det vil give dig de bedste forudsætninger for at anvende din aftale som et aktivt værktøj.

Som kontraktstyrer er der flere ting, du kan gøre for at sikre, at der bliver leveret i overensstemmelse med aftalen, og at behovet bliver dækket. Nogle af de vigtigste opgaver og handlinger, du kan udføre, er:

• At udarbejde en kontraktstyringsplan: Fastlæg aftalens aktiviteter i en kontraktstyringsplan samt udpeg, hvilke vilkår, der skal følges op på, hvornår og af hvem. Det vil sikre en tydelig ansvarsfordeling og derved forhindre forsinkelser. Din kontraktstyringsplan bør indeholde alle de dele af aftalen, som der proaktivt skal følges op på i aftalens levetid. Det kan være den indeholder kvantificerbare tiltag som milepæle, årlige tidspunkter for prisreguleringer eller salgsrapportering, antallet af statusmøder med leverandøren og lignende. På den måde har du som kontraktstyrer gjort dig klart, hvad du har af håndtag i aftalen, og hvornår du skal reagere.
• Kvalitetsstyring/løbende opfølgning: Du bør løbende (eller ved levering) kvalitetssikre leveringer fra leverandøren for at sikre, at det leverede opfylder de stillede krav i aftalen. Det vil oftest fremgå af aftalen, hvordan du kontrollerer, at kravene bliver opfyldt. Det kan for eksempel omfatte gennemgang af salgsrapporter, stikprøver eller egentlig kontrol af varen/ydelsen samt opfølgning på tidsplanen og kvaliteten af det udførte arbejde ved eksempelvis statusmøder.
• At følge op på afvigelser: Hvis der opstår afvigelser fra det aftalte, skal du som kontraktstyrer følge op og tage de nødvendige skridt for at håndtere uoverensstemmelsen. Det kan for eksempel være, hvis leverandøren har opkrævet en pris, som ikke er i overensstemmelse med den prisliste, som fremgår af aftalen. Her skal du som kontraktstyrer foretage de skridt, aftalen beskriver. Det kan eksempelvis være en høring af de involverede parter. Udfaldet kan blive opkrævning af bod, hvis det er en sanktion i aftalen. Læs aftalen nøje. Hvis der står du skal, og du ikke reagerer, er der tale om en ændring af kontrakten, hvor du ikke håndhæver sanktionerne indeholdt i aftalen. Det er blandt andet i et sådant tilfælde, at det er godt at have lavet en kontraktstyringsplan, hvor du har gjort dig helt klart, hvad du har af handlemuligheder og pligter ifølge aftalen.
• At evaluere såvel internt som med leverandøren: Når aftalen nærmer sig sit udløb, bør du evaluere, hvad der har fungeret godt, og hvad der har fungeret mindre godt i aftalen og i samarbejdet med leverandøren. Det kan hjælpe med at forbedre fremtidige aftaler eller samarbejdsrelationer. Gør det i så god tid, at erfaringerne kan anvendes i en eventuel ny aftale.

Alt i alt er det vigtigt at være opmærksom på aftalens indhold, så du faktisk får brugt den. På den måde sørger du for, at den kommer til at dække begge parters behov. For at få det fulde udbytte af aftalen, er det altså Rådgivningsenhedens klare anbefaling, at du gør en særlig indsats for at sætte dig ind i din aftale – og at du sørger for at bruge den som et aktivt værktøj i stedet for at lægge den i skuffen efter aftaleindgåelsen.

Hvordan opnår du det gode samarbejde?

Det er Rådgivningsenhedens oplevelse, at et godt og solidt samarbejde mellem kontraktstyren og leverandøren er afgørende for at opnå en vellykket gennemførelse af aftalen.

Du bør arbejde for, at forholdet til leverandøren er baseret på gensidig tillid og forståelse, så I kan kommunikere åbent og samarbejde om at opnå et fælles mål, hvor begge parter leverer det aftalte.  Der kommer nemlig sjældent noget godt ud af, at parterne har en meget konfrontatorisk stil eller søger at opnå egne fordele på bekostning af den anden part. Der kan være en tendens til at anse leverandøren som en modpart. Det er imidlertid ikke en værdiskabende tilgang og motiverer formentlig ikke ret mange til at kaste sig ind i leveringen på en aftale med en positiv indstilling. Betragt derfor leverandøren som en samarbejdspartner – ikke en modstander.

Kontraktstyring indebærer nemlig også, at du bør søge at løse eller lette uenigheder mellem parterne. Her er det vigtigt, at det står klart for begge parter, hvilket formål den anden part har med aftalen. I de fleste tilfælde er der kun ganske lidt kontakt mellem ordregiver og tilbudsgiverne frem til aftaleunderskrift. Derfor er det vigtigt, at du sørger for, at der er en fuldstændig klar forståelse mellem parterne om, hvilken ydelse der skal leveres, og hvilket formål I hver især har med aftalen.

Kommunikation mellem parterne bør ske på det rigtige niveau afhængigt af den konkrete situation. I den forbindelse bør der i aftalen være fastsat bestemmelser om hvorledes, og mellem hvilke personer, kommunikation mellem parterne skal ske, alt efter hvilken situation der opstår. Vær i denne forbindelse særdeles opmærksom på, hvor der er rum til fortolkning. Det kan virke som en optrapning af konflikten, hvis du fra start hiver øverste ledelse ind i sagen, hvis kontrakten giver mulighed for at starte på et lavere niveau. Tænk over, hvordan den anden part kan opfatte dine handlinger og tænk over, at de kun ser en brøkdel af det, der foregår af sagsbehandling i din organisation. Det samme gør sig gældende for din organisation i forhold til det, der sker hos leverandøren. Det er derfor vigtigt at forblive åben og at holde dialogen i gang og bruge denne som et konkret værktøj. En måde du kan gøre dette på, er ved altid at holde dig på din egen side af bordet og for eksempel spørge:

”Jeg oplever […] Forstår jeg det rigtigt?” Spørg også gerne ind til leverandørens opfattelse. Konkludér aldrig på forhånd, hvad andres intentioner har været eller, hvad de har ment, men hav gerne en plan for flere scenarier, så du er forberedt.

Når der opstår problemer, er det vigtigt, at de bliver håndteret med det samme. Du bør derfor, så snart du konstaterer, at der er problemer med ydelsen eller samarbejdet, gøre opmærksom på det over for parterne. Af hensyn til en eventuel efterfølgende tvist er det en god idé at sørge for, at kommunikation omkring større problemer bliver dokumenteret skriftligt og gerne på en måde, der gør det muligt efterfølgende at konstatere, hvad årsagen til problemerne var.

Hvor kan jeg få mere inspiration og/eller sparring?

Rådgivningsenheden faciliterer faglige netværksgrupper for kontraktstyrere blandt andet ved at arrangere netværksmøder både i København og resten af landet afhængigt af behovet. Har du således en god idé eller kendskab til noget, der virker rigtig godt, som du har lyst til at dele i et fagligt netværk på tværs af staten, er netværket relevant for netop dig.

Læs mere om Rådgivningsenhedens netværk for kontraktstyrere

Du kan også kontakte Rådgivningsenheden, hvis du har brug for råd til din rolle som kontraktstyrer. Du kan enten ringe til vores gratis hotline mandag til torsdag klokken 10.00 til klokken 16.00 eller fredag klokken 10.00 til 15.00 på telefon 30 35 28 18, eller du kan skrive til os via vores kontaktmodul.

Rådgivningsenheden tilbyder også kurser til ansatte i staten, således at de kan foretage indkøb og udbud på den bedste og mest hensigtsmæssige måde. Her er netop kontraktstyring et vigtigt modul på begge uddannelser.

Lær mere om Indkøb i staten i praksis

Lær mere om Udbud i staten i praksis