Den 16. maj samlede Rådgivningsenheden traditionen tro vores kollegaer i staten til Statens Indkøbskonference. I denne artikel giver vi et kort overblik over, hvad dagen bød på og hvad vi tager med os fra konferencens oplæg.
Hvordan kan kunstig intelligens understøtte udbudsprocessen? Hvad kræver det at arbejde med dynamiske indkøbssystemer? Hvordan tænker du bæredygtighed ind i den øgede digitalisering?
Disse og mange andre spørgsmål dannede omdrejningspunktet for Statens Indkøbskonference 2025, hvor 140 af vores kollegaer fra statslige myndigheder i hele landet mødtes for at blive klogere på de nyeste tendenser, værktøjer og udfordringer i det statslige indkøbslandskab. Konferencen bød på oplæg og praksisnære erfaringer – med et fælles fokus på, hvordan teknologisk udvikling kan understøtte mere effektive og værdiværdiskabende indkøbsprocesser i staten.
Dagens første oplæg blev holdt af Morten Yde fra Energinet, og omhandlede, hvordan kunstig intelligens konkret har bidraget til en forbedring af Energinets udbudsproces. Energinet har taget markante skridt mod at udnytte de muligheder, som kunstig intelligens giver med udviklingen af specialiserede AI-værktøjer, som fx Kriteriobot, som understøtter arbejdet med under- og delkriterier i udbud og Profile Prophet, som hjælper med evaluering af CV’er. Selvom værktøjerne fortsat er under udvikling og modning, er erfaringerne allerede nu værdifulde.
Ud over en stærk sans for navngivning, har implementering af disse værktøjer krævet en stor indsats. Ønsker din organisation at bruge konkrete AI værktøjer til at understøtte jeres indkøbsprocesser, var Mortens råd følgende:
Efter det første oplæg var der mulighed for at vælge mellem forskellige oplæg, som gav bedst mening for den enkeltes arbejde med indkøb og udbud.
Anna Pil Eithz Kromann og Lene Søgaard Gravesen fra Økonomistyrelsen præsenterede Statens Digitale Indkøb (SDI), som er den nye platform, der skal afløse IndFak og digitalisere hele indkøbsprocessen for over 240 statslige institutioner. Løsningen indeholder flere moduler, såsom et udvidet kontraktstyringsmodul, et indkøbsmodul og et fakturahåndteringsmodul, som alle deler en fælles brugergrænseflade, hvilket gør det lettere at navigere og genkende funktionaliteten.
SDI sikrer, at alle aftaler er korrekt mærket og kategoriseret i henhold til statens indkøbskaskade. Derudover giver løsningen mulighed for, at de enkelte institutioner kan lægge deres egne aftaler ind i systemet. Oplægsholderne anbefalede, at institutioner bruger 2025 som indfasningsår for denne funktionalitet. Fordelene herved tæller bl.a. bedre indkøbsdata, færre forsinkede betalinger og styrket kontraktopfølgning.
På et andet spor var det muligt at høre Susanne Andersson og Kenneth Skov Jensen fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen fortælle om dynamiske indkøbssystemer. Dynamiske indkøbssystemer er en indkøbsmetode, som kan give større fleksibilitet, og som især kan være en fordel i markeder med hyppige ændringer eller mange mindre leverandører.
Konferencens deltagere fik indblik i både de juridiske rammer og de praktiske overvejelser, du skal gøre dig ved etableringen og driften af et dynamisk system. Et gennemgående budskab var, at dynamisk indkøbssystem kræver grundig planlægning og fokus på løbende forvaltning, men kan sikre fleksible, hurtige og smidige indkøb i de rette situationer.
Senere på dagen var der, udover at møde SDI og Morten Yde fra Energinet, som havde holdt oplæg, også mulighed for at møde rådgiverne samt Rikke Dreyer fra Miljømærkning Danmark og flere sparringspartnere fra Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) på dialogpladsen. Pausen blev også flittigt brugt til at netværke, afklare konkrete problemstillinger og byde ind med ønsker til Rådgivningsenhedens kurser.
Efter frokostpausen gav Mette-Katrine Gade-Jacobsen og Lasse Bo Szuwalski Hansen fra Rådgivningsenheden svar på mange gængse spørgsmål om indkøb under tærskelværdierne, og de delte deres bedste råd til, hvordan disse indkøb kan foretages smidigt og effektivt.
De gjorde blandt andet opmærksom på, at du kan pulje vurderingen af, om lignende indkøb har klar grænseoverskridende interesse. Hvis du fx flere gange om året foretager flere af de samme indkøb, kan du overveje at vurdere klar grænseoverskridende interesse for disse ydelser for et år ad gangen.
Det samme er tilfældet ved markedsafdækning: Hvis du løbende køber tilsvarende ydelser på et marked uden store udsving i hverken priserne eller leverandørfeltet, kan det være ressourcebesparende at lave en markedsafdækning for en periode ad gangen i stedet for hvert enkelte indkøb. Derudover er der ikke noget til hinder for, at du, som led i en markedsafdækning, indhenter ét tilbud og derefter laver en bredere undersøgelse af markedet.
Oplægsholdere fremhævede generelt betydningen af den fleksibilitet, som reglerne om indkøb under tærskelværdierne indeholder, og at ordregiver bør benytte denne fleksibilitet til at sikre gode indkøb, som bedst muligt udnytter de offentlige midler.
På det andet spor var det muligt at høre forsker fra Roskilde Universitet Maja Hanne Kirkeby, som gjorde os klogere på, hvordan vores valg af software kan ske mere bæredygtigt.
Når vi taler om grøn it, går tankerne ofte til store datacentre og deres strømforbrug. Men datacentrene står alene for en mindre del af det samlede strømforbrug ved brug af it, hvor det største forbrug sker hos brugerne selv. Derfor kan vi ikke nøjes med at stille krav til infrastrukturen. Softwaren selv – og hvordan den interagerer med brugernes udstyr – har også stor betydning for energiforbruget og dermed CO2-udledningen.
Maja opfordrede til, at ordregivere med fordel kan kigge på, hvordan deres it-løsninger påvirker energiforbruget hos brugerne. Fx er mobil- og tabletadgang til it-løsninger typisk mindre energikrævende end pc-adgang, så derfor kan der opnås besparelse på energiforbruget, hvis du som ordregiver stiller krav om, at it-løsningerne kan anvendes på forskelligt udstyr.
Maja præsenterede konferencedeltagerne for nogen af de konkrete værktøjer, som kan bruges til at sikre mere bæredygtig software:
På dagens sidste oplæg satte koncernindkøbschef i Region Sjælland Charlotte Vibe Seeberg fokus på, hvordan kravene til udbudsjurister og kontraktansvarlige har ændret sig markant over de seneste år. Hvor pris og kvalitet tidligere var i fokus, skal du som indkøber i dag i højere grad agere strategisk, risikobaseret og med blik for såvel nationale som geopolitiske strømninger.
Hun pegede bl.a. på vigtigheden af at være på forkant ved at analysere sine sårbarheder, lave forsyningsstrategi for forretningskritiske varer og ydelser og kende sine kritiske leverandører. Du bør også have planer for, hvis noget går galt – fx i tilfælde af forsyningskrise eller hybridkrig.
Kontraktstyring blev også fremhævet som et centralt redskab til at agere strategisk og leve op til de politiske krav til offentlige indkøb, fx ved aktiv styring af bæredygtighed og CSR i kontrakterne.
På det andet spor tog vicedirektør fra Økonomistyrelsen, Thomas Stoltenberg-Gloy, vicedirektør ved Økonomistyrelsen, skyen ned på jorden og præsenterede os for udfordringerne ved brug af amerikanske cloudbaserede services, samt hvilke løsninger og overvejelser, der kunne være ved disse udfordringer.
Der kan være mange fordele ved at bruge cloudbaserede løsninger. Cloudløsninger i tredjelande hænger dog dårligt sammen med reglerne på persondataområdet, hvorfor du som ordregiver bør foretage en klar vurdering af risici.
Thomas anbefalede, at du ved implementering af Microsoft 365 kan læne dig op ad de vurderinger og det materiale, som er lavet af Økonomistyrelsen. Microsoft har i den forbindelse erklæret, at Microsoft som udgangspunkt vil processere data lokalt i EU og vil følge EU-reglerne. Men selv med fælles løsninger og vejledninger skal de enkelte myndighed tage deres egne beslutninger. En risikobaseret tilgang er afgørende – både ift. GDPR og ift. forretningsmæssige hensyn, som fx leverandørafhængighed. En vis risiko må ofte accepteres, hvis din organisation vil opnå effektive, moderne løsninger.
Vi vil gerne her på bagkant af konferencen takke alle oplægsholdere og deltagere for en inspirerende dag med skarpe oplæg og vigtige perspektiver. Vi bevæger os i en virkelighed, hvor indkøb kræver både gode teknologiske løsninger, strategisk blik, risikoforståelse og grøn omtanke. Tak for engagementet – vi ser frem til at fortsætte samtalerne med vores kollegaer i staten og selvfølgelig også til næste års Statens Indkøbskonference.
Få nyt fra Rådgivningsenheden.
Titel: Gratis rådgivning mandag til torsdag kl. 10.00-16.00. Fredag kl. 10.00-15.00. I uge 30 og 31 vil telefontiden dog være forkortet fra 10.00-15.00
Telefon: 30 35 28 18
