Spørgsmål og svar: Hvornår kan du overgå til udbud med forhandling?

Rådgivningsenheden har fået et spørgsmål om muligheden for at overgå til udbud med forhandling i en konkret situation, hvor et tilbud indeholdt et forbehold over for prissætningen, og et andet tilbud ikke levede op til nogle mindstekrav.

Spørgsmålet lød:

Vi har modtaget to tilbud, hvor det ene tilbud indeholdt et forbehold over for prissætningen, som ikke kan kapitaliseres, mens det andet tilbud ikke levede op til nogle mindstekrav. Begge tilbud levede op til de fastsatte kriterier for egnethed og udelukkelse og var afgivet i overensstemmelse med udbudsprocedurens formelle krav. Kan vi overgå til udbud med forhandling, og hvis ja, skal vi så offentliggøre en ny udbudsbekendtgørelse?

Det er i medfør af udbudslovens § 61 stk. 1, nr. 2 muligt at overgå til udbud med forhandling, når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud.

Ved ikkeforskriftsmæssige tilbud forstås tilbud, der enten:

• ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet
• er modtaget for sent
• er unormalt lave
• eller hvor der foreligger beviser for ulovlig samordning eller bestikkelse.

Ved uacceptable tilbud forstås tilbud, som er:

• indgivet af tilbudsgivere, som ikke lever op til de fastsatte minimumskrav til egnethed 
• overstiger det af ordregiveren på forhånd fastsatte budget.

Da de to tilbud indeholder forbehold eller ikke lever op til mindstekrav, er der tale om tilbud, der ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet. De kan dermed betegnes som ikkeforskriftsmæssige tilbud. I denne situation er betingelserne for at overgå til udbud med forhandling således opfyldt.

Spørger kan overgå til udbud med forhandling uden at offentliggøre en ny udbudsbekendtgørelse, jf. udbudslovens § 61, stk. 4, hvis spørger overgår til forhandlinger med alle tilbudsgivere under den forudgående procedure, som har afgivet tilbud i overensstemmelse med procedurens formelle krav, og som i henhold til udbudslovens § 159, stk. 2, 2. okt., nr. 1-3:

• ikke skal udelukkes,
• opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed og
• evt. er blevet udvalgt, hvis der har været tale om et begrænset udbud

Det er derimod ikke muligt at inddrage andre tilbudsgivere i forhandlingerne.

I den konkrete situation, hvor de to tilbud levede op til de fastsatte minimumskriterier for egnethed og udelukkelse og var afgivet i overensstemmelse med udbudsprocedurens formelle krav, kan spørger undlade at offentliggøre en ny udbudsbekendtgørelse, men kan fortsætte den oprindelige procedure med forhandlinger med de to tilbudsgivere.