Annoncering: Regler og fremgangsmåde

Denne artikel er del 2 i Rådgivningsenhedens serie om indkøb under tærskelværdierne. I denne artikel kan du læse om, hvilke regler du skal følge, når du skal annoncere dit indkøb, det praktiske vedrørende annonceringsproceduren samt hvilke redskaber, du kan gøre brug af.

Læs del 1: Introduktion til indkøb under tærskelværdien: Hvordan foretager du dit indkøb?

Når du har vurderet, at dit indkøb er under tærskelværdien, og at det har en klar grænseoverskridende interesse, er du forpligtet til at annoncere indkøbet. Det betyder, at du skal offentliggøre en annonce med oplysninger om indkøbet, så alle interesserede virksomheder kan afgive et tilbud eller tilkendegive deres interesse for at deltage i processen. Ved en annoncering har du i modsætning til et EU-udbud stor frihed til at fastlægge selve proceduren for indkøbet. 

Hvilke regler gælder for annonceringen?

Når du som ordregiver skal indkøbe varer eller tjenesteydelser, som virksomheder i andre EU-medlemsstater har interesse i at levere, skal du sørge for at overholde de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet samt forbud mod nationalitetsdiskrimination. Den procedure, som du fastlægger, skal derfor være i overensstemmelse med disse principper. Det betyder, at du for eksempel ikke kan kræve, at kontrakten skal udføres af dansk arbejdskraft, da det vil være i strid med forbuddet mod nationalitetsdiskrimination. Du kan dog godt stille krav om dansktalende personale, hvis det er begrundet i dine saglige behov.

De nærmere regler om annoncering fremgår af udbudslovens afsnit IV. Derudover fastlægger Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse reglerne for, hvor du skal annoncere indkøbene.

Hvor skal annonceringen finde sted?

Værdien af dit indkøb er afgørende for, hvor du skal offentliggøre annoncen vedrørende indkøbet. Hvis indkøbets værdi overstiger 100.000 kr. (ekskl. moms), skal annoncering ske på udbud.dk.

Hvis indkøbets værdi er 100.000 kr. (ekskl. moms) eller lavere, har du ikke pligt til at annoncere på udbud.dk, men kan offentliggøre annoncen der, hvor du finder det relevant. Det kan for eksempel være på din institutions hjemmeside eller på udbud.dk. Du skal for sådanne annoncer sikre, at der er tilstrækkelig gennemsigtighed om annoncen, således at virksomheder i andre EU-medlemsstater kan få adgang hertil.

I modsætning til et udbud efter udbudslovens afsnit II, er du ikke forpligtet til at anvende elektroniske kommunikationsmidler, når du foretager en annoncering. Det betyder, at du ikke behøver at bruge et elektronisk udbudssystem, som for eksempel Ethics, EU-Supply eller iBinder, til din annonce. Du kan vælge at bruge et udbudssystem, som interagerer med udbud.dk, men du kan også vælge at offentliggøre annoncen inklusiv alt materiale direkte på udbud.dk, og kommunikere med tilbudsgiverne via for eksempel mail. Det gælder både for indkøb over og under 100.000 kr.

Hvad skal annonceringen indeholde?

Der er stor frihed til at tilrettelægge proceduren og fremgangsmåden for din annoncering. Du kan vælge at tilrettelægge proceduren i lighed med en af procedurerne for EU-udbud, som for eksempel offentligt udbud, hvor alle interesserede virksomheder har mulighed for at afgive et tilbud, eller et begrænset udbud, hvor kun udvalgte virksomheder kan afgive et tilbud. Det sidstnævnte kan være en fordel, hvis du forventer en stor interesse for indkøbet.

Du kan dog også fastlægge din egen procedure, som for eksempel minder om et offentligt udbud, men med mulighed for efterfølgende forhandlinger.

Husk, at du ikke kan foretage grundlæggende ændringer af din procedure, når du først har offentliggjort materialet. Hvis du for eksempel ønsker at kunne forhandle, skal denne mulighed fremgå fra starten.

Annonceringsmaterialet

Du skal udarbejde et annonceringsmateriale, som sætter potentielle tilbudsgivere i stand til at vurdere, om det annoncerede indkøb har interesse for dem, og hvorvidt de ønsker at afgive et tilbud. Det vil altid være en konkret vurdering, hvor detaljeret dit annonceringsmateriale skal være for at opnå dette formål.

Dit annonceringsmateriale bør som minimum indeholde følgende:

• Ordregivers kontaktoplysninger
• Beskrivelse af ydelsen
• Beskrivelse af annonceringsproceduren
• Eventuelle egnethedskrav
• Kriterier for tildeling
• Frister
• Aftalegrundlag

Såfremt du vælger en procedure med en udvælgelse, skal dit materiale også indeholde de kriterier, som udvælgelsen vil ske på baggrund af.  Hvis du vælger en procedure med udvælgelse, behøver du ikke at offentliggøre det fulde annonceringsmateriale, men kan vælge at offentliggøre en kortfattet annonce på baggrund af hvilken, interesserede virksomheder kan tilkendegive sin interesse. Du kan så efterfølgende sende materiale til brug for tilbudsafgivelsen alene til de udvalgte virksomheder.

Beskrivelse af ydelsen

Det er ikke et krav, at du udarbejder en detaljeret beskrivelse af den vare eller ydelse, du ønsker at købe ved for eksempel at lave en detaljeret kravspecifikation. Din beskrivelse skal dog fastlægge indkøbets centrale elementer, herunder de centrale mindstekrav. Du kan også beskrive ydelsen ved at afholde en besigtigelse, vedlægge fotos eller lignende, så længe den valgte fremgangsmåde er tilstrækkelig til at identificere indkøbet. Hvis indkøbet for eksempel vedrører reparation af en maskine, kan besigtigelse af maskinen være tilstrækkelig beskrivelse af ydelsen. Det vil afhænge af den konkrete situation, om indkøbet bedst identificeres ved en skriftlig beskrivelse eller ved besigtigelse, fotos og lignende eller en kombination heraf.

Du kan frit fastlægge krav og ønsker til indkøbet ud fra jeres saglige behov. Du må dog ikke stille krav, som begrænser konkurrencen, uden at det er behørigt begrundet heri. Du kan for eksempel ikke stille krav, som favoriserer de lokale leverandører eller jeres tidligere leverandør, medmindre kravene er sagligt begrundet i jeres konkrete behov, og formålet med indkøbet ikke kan sikres med mere konkurrenceneutrale krav.

Egnethedskrav

Hvis du stiller generelle krav til tilbudsgiverne, skal det fremgå af dit udbudsmateriale. Du kan vælge at bruge de egnethedskrav, der gælder for EU-udbud, som krav til teknisk og faglig formåen eller til økonomisk og finansiel formåen hos tilbudsgiverne. Du kan således for eksempel stille krav om, at tilbudsgiverne skal fremlægge mindst én relevant reference. Du er dog ikke begrænset af udbudslovens egnethedskrav, men du kan selv fastlægge kravene, så længe de er objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende.

Udbudslovens udelukkelsesregler gælder ikke ved indkøb under tærskelværdierne. Du kan dog vælge at gøre brug af udelukkelsesgrundene eller af nogle af dem i din annoncering. Du kan for eksempel have en interesse i kun at modtage tilbud fra virksomheder, der ikke har gæld til det offentlige eller ikke har deltaget i en kriminel organisation. Hvis du ønsker at gøre brug af udelukkelsesgrundene, skal du beskrive dette i dit annonceringsmateriale.

Læs om udelukkelsesgrundene i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven, kapitel 9

Eventuel udvælgelse af ansøgere

Vælger du en procedure, hvor et begrænset antal ansøgere vil blive opfordret til at give tilbud (som ved proceduren begrænset udbud), skal det fremgå klart og tydeligt af dit annonceringsmateriale. Udvælgelsen skal ske på en gennemsigtig, ikke-diskriminerende og objektiv måde. Der er ikke nogen krav til, hvad du må lægge vægt på i din udvælgelse. Du kan derfor vælge at lægge vægt på referencer, kompetencer hos leverandørens medarbejdere eller andet.

Du har heller ikke pligt til at opfordre et bestemt antal ansøgere til at afgive tilbud, men du skal sikre, at der er tilstrækkelig konkurrence om kontrakten.

Kriterier for tildeling

Du skal i dit materiale beskrive kriterier for tildeling af kontrakten, herunder tildelingskriterium og eventuelle under- og delkriterier. I modsætning til ved et EU-udbud er du i en annoncering ikke begrænset til de i udbudsloven nævnte tildelingskriterier; laveste pris, laveste omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Du kan vælge at bruge et af disse tildelingskriterier, men du kan også frit vælge et andet tildelingskriterium, som for eksempel ”det mest CO₂ besparende tilbud”.

Såfremt tildelingskriteriet ikke udelukkende er pris eller omkostninger, skal du også fastlægge underkriterier, som for eksempel pris og kvalitet. Tildelingskriterier og eventuelle under- og delkriterier skal du beskrive klart og tydeligt i annonceringsmaterialet, men du er ikke forpligtet til at vægte under- eller delkriterier eller angive dem i en prioriteret rækkefølge. Det skal dog være muligt for tilbudsgiverne at gennemskue, hvordan evalueringen vil ske. Det betyder, at hvis du ønsker, at et bestemt underkriterium skal have en særlig vægt i vurderingen, skal du oplyse dette. Har du valgt tildelingskriteriet ”bedste kvalitet til prisen” og ønsker at lægge særlig vægt på kvaliteten, skal du oplyse dette.

Frister

Der gælder ingen specifikke minimumsfrister, når du foretager en annoncering. Du skal derfor fastsætte en passende tilbudsfrist og eventuel ansøgningsfrist, hvis du anvender procedure med udvælgelse.

Det vil altid være en konkret vurdering, hvad der kan anses for at være en passende frist. I vurderingen skal indgå ydelsens kompleksitet, tilbuddets forventede omfang og andre faktor, som kan påvirke tiden, som potentielle tilbudsgivere skal bruge for at udarbejdet et godt tilbud.

Husk at underrette tilbudsgiverne

Efter din evaluering af tilbuddene, skal du samtidigt og skriftligt underrette de tilbudsgivere, som har afgivet tilbud, om hvilken beslutning, du har truffet om tildelingen. Du er kun forpligtet til at give en begrundelse for tildelingen, hvis en tilbudsgiver anmoder herom. Du kan vælge at give begrundelsen fra start, men det ikke et lovkrav. Der er heller ikke pligt til at afholde standstill-periode eller udfærdige en bekendtgørelse om indgået kontrakt.

Hvis du har valgt at anvende en procedure med udvælgelse, skal du også underrette ansøgerne om din beslutning om udvælgelse. Også her er du forpligtet til at begrunde din beslutning, hvis en ansøger anmoder herom.

Skal du bruge hjælp til at udarbejde af annonceringsmaterialet?

Har du brug for hjælp til rammerne for din annoncering, kan du finde inspiration i Rådgivningsenhedens digitale skabeloner til brug for annoncering. Vores skabeloner indeholder et oplæg til rammerne for en annoncering, og tager dig blandt andet igennem overvejelser om tidsplan og evalueringsmodel.

Vi har også et spørgeskema til brug for udarbejdelse af aftaledokumenter, som kan være en kontrakt, en rammeaftale eller nogle korte standardbetingelser.

Find Rådgivningsenhedens skabeloner til udarbejdelsen af annonceringsmateriale

Opsummering

Udbudsloven indeholder ganske få regler om annoncering af kontrakter. I Rådgivningsenheden kan vi derfor godt forstå, hvis du synes, det er svært for dig som ordregiver at vide, hvordan du skal gribe opgaven an.

I denne artikel har vi givet dig et overblik over de krav, der er til dit materiale, din procedure og generelle fremgangsmåde, når du skal foretage en annoncering af en kontrakt med klar grænseoverskridende interesse. Overordnet skal du huske disse tre ting:

1. offentliggør en annonce vedrørende indkøbet på udbud.dk (for indkøb over 100.000 kr.) eller et andet passende sted (for indkøb af mindre værdi),
2. udarbejd et materiale, herunder fastsæt kriterier for tildeling, som sætter interesserede virksomheder i stand til at afgive tilbud og
3. orienter de deltagende virksomheder om de beslutninger, som du træffer i løbet af annonceringsproceduren samt giv en begrundelse, såfremt en virksomhed anmoder herom.

I næste artikel i vores serie om indkøb under tærskelværdierne, kan du se frem til læse mere om kontrakter uden klar grænseoverskridende interesse - mere specifikt muligheden for at indhente et tilbud på baggrund af en markedsafdækning.