Hjælp til indkøb under tærskelværdierne

Rådgivningsenheden modtager løbende spørgsmål der går på, hvilke regler man som indkøber skal følge og hvor enkelt man egentlig kan tilrettelægge et indkøb under tærskelværdien. Denne artikel har fokus på, hvordan indkøb kan foretages inden for rammerne af de gældende regler, og hvordan Rådgivningsenhedens skabeloner kan understøtte din indkøbsproces.

Indkøb under tærskelværdien - hvordan griber jeg indkøbet an?

Når du som ordregiver står over for et indkøb, bør du altid starte med at orientere dig om, hvilke regler og retningslinjer du er underlagt af i din organisation. Ud over udbudslovens regler for offentlige indkøb findes der også cirkulærer, indkøbspolitikker mv., som du kan være forpligtet til at følge. Du kan ved at anvende skemaet Overvejelser om indkøb blive guidet gennem disse overvejelser.

Brugen af rammeaftaler

Står du og skal i gang med et indkøb, så undersøg altid, om dit indkøb er omfattet af en indkøbsaftale under Statens Indkøbsprogram. Disse aftaler er du forpligtet til at bruge. Du er også forpligtet til at bruge aftaler udbudt af Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), medmindre det ikke vurderes at være hensigtsmæssigt for dit indkøb. Skemaet Overvejelser om indkøb, indeholder de overvejelser du skal igennem, og du kan anvende det som dokumentation, hvis en aftale ikke vurderes hensigtsmæssig at anvende.

Din organisation kan også selv eller sammen med andre have udbudt rammeaftaler, som du skal eller kan benytte. Køber du ind på en eksisterende rammeaftale, der har været udbudt i overensstemmelse med udbudslovens regler, er din udbudsforpligtelse efter udbudsloven løftet, dvs. du skal ikke selv gennemføre et selvstændigt udbud. Det gælder uanset indkøbets værdi, dvs. uanset om den forventede værdi af din opgave er over eller under tærskelværdien.

Aftalerne skal anvendes efter de retningslinjer, der er for brugen af den konkrete aftale, fx om et indkøb kan foretages ved en direkte tildeling eller ved gennemførelse af et miniudbud. Når du anvender en rammeaftale, skal du derfor være opmærksom på, at det er dit ansvar, at du anvender aftalerne korrekt.

Indkøb efter udbudslovens regler

Når dit indkøb ikke sker i henhold til en allerede udbudt rammeaftale, og værdien er under tærskelværdien, skal du følge reglerne i udbudslovens afsnit IV og V. Her skal du altid starte med at vurdere, om kontrakten har en såkaldt klar grænseoverskridende interesse.

Vurdér om der er klar grænseoverskridende interesse

Et indkøb har klar grænseoverskridende interesse, hvis en virksomhed, som er etableret i og driver virksomhed i en anden EU-medlemsstat, kan være interesseret i at byde på opgaven. Du er altid forpligtet til at foretage en konkret vurdering af den enkelte kontrakts grænseoverskridende karakter – uanset værdien af dit indkøb. Skemaet Overvejelser om indkøb guider dig gennem de elementer du skal inddrage i vurderingen.

Vurderer du, at dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse, skal du følge reglerne i udbudslovens afsnit IV. For den type indkøb gælder, at du skal overholde de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet – og indkøbet skal annonceres på www.udbud.dk – uanset kontraktens værdi. Du har frihed til at tilrettelægge din procedure for indkøbet. Du skal blot udarbejde et materiale, som sætter potentielle tilbudsgivere i stand til at afgive tilbud. Der er ikke en pligt til at gennemføre et egentligt udbud i henhold til procedurereglerne for udbud over tærskelværdierne.

Ikke klar grænseoverskridende interesse – overholdelse af de forvaltningsretlige principper

Vurderer du, at dit indkøb ikke har klar grænseoverskridende interesse, skal dit indkøb følge reglerne i udbudslovens afsnit V, når indkøbet overstiger 500.000 kr. men er under tærskelværdierne. Som det fremgår af afsnit V, skal du som ordregiver sikre dig, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Når du skal indkøbe på markedsmæssige vilkår, skal du handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper.

Kontrakter under 500.000 kr. falder uden for udbudslovens område, men forvaltningsmyndigheder skal for opgaver under denne værdi fortsat sikre, at der indkøbes i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper. Disse principper om saglig forvaltning, herunder forbuddet mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet skal iagttages ved alle indkøb – også ved opgaver omfattet af udbudslovens øvrige regler.

Hvordan kan man indkøbe på markedsmæssige vilkår?

Du har som forvaltningsmyndighed en forpligtelse til at sikre, at du handler økonomisk forsvarligt i de dispositioner, du foretager. Det indebærer, at du skal sikre dig, at den leverandør, som du foretager dit indkøb hos, også kan levere det ønskede på en god og økonomisk fordelagtig måde. Du har med andre ord en pligt til at sikre, at indkøbet sker på markedsmæssige vilkår. Dette kan ske ved, at du som ordregiver fx

• Laver en markedsafdækning og på den baggrund indhenter ét tilbud

Metoden kan være relevant ved opgaver af begrænset værdi, og hvor du med dit markedskendskab kan vurdere, om et tilbud er konkurrencedygtigt.

• Indhenter 2 – 3 tilbud

Valget af virksomheder, du ønsker tilbud fra, skal ske efter en vurdering af markedet i forhold til, hvem der vil kunne levere en god kvalitet til de mest konkurrencedygtige priser.

Du kan lave et enkelt materiale, der er let at byde på. Der er ikke krav om, at du skal udarbejde et egentligt udbudsmateriale med detaljerede beskrivelser af indkøbet, men det skal være muligt at identificere de væsentligste dele af indkøbet.

• Laver en frivillig annoncering af opgaven

Der stilles ingen krav til, hvor en frivillig annoncering skal ske – det kan fx være på egen hjemmeside eller på udbud.dk. En sådan annoncering kan være en fordel, hvis du har et begrænset kendskab til det pågældende marked og fx ikke kender de bedst kvalificerede virksomheder på markedet, som du kan indhente tilbud fra.

Metoderne er blot eksempler. Hvis en anden metode i øvrigt er i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper, står det dig således frit for at vælge den fremgangsmåde, som bedst passer til det konkrete indkøb. Valget af metode vil i høj grad afhænge af karakteren og værdien af det konkrete indkøb, og ikke mindst af det marked, der er for opgaven. Uanset hvilken metode du vælger, skal du dog altid kunne dokumentere, at dit indkøb er foregået på markedsmæssige vilkår. Men der er ingen regler eller formkrav til denne dokumentation, men skemaet Overvejelser om indkøb kan bl.a. hjælpe dig med hvordan du kan dokumentere, at et indkøb er foretaget på markedsmæssige vilkår.

Tilgå skemaet "Overvejelser om indkøb”, der guider dig gennem overvejelser og valg omkring, hvordan dit indkøb skal foretages

Tilgå spørgeskema til brug ved udarbejdelse af dokumenter til en tilbudsindhentning eller en annoncering

Tilgå spørgeskema til aftaledokumenter

Har du behov for rådgivning eller sparring om dit konkrete indkøb, kan du kontakte Rådgivningsenhedens hotline på 3035 2818.