Spørgsmål og svar: Kan jeg i mit udbudsmateriale begrænse tilbudsgivers spørgeret?

Du har som ordregiver i medfør af forvaltningsloven pligt til at svare på henvendelser fra ansøgere eller tilbudsgivere. 

Det følger af udbudslovens § 134, at ordregiver senest seks dage før udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning eller tilbud skal meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og supplerende dokumenter. Denne frist skal sikre, at ansøgere eller tilbudsgivere som minimum får seks hele dage til at forholde sig til de supplerende oplysninger eller dokumenter, som ordregiveren meddeler forud for fristens udløb.

Hvordan beregner jeg 6-dages fristen for afgivelse af supplerende oplysninger?

Det følger af bestemmelsen, at ordregiver i de sidste seks hele dage inden udløbet af en frist, ikke må svare på spørgsmål, medmindre det er et spørgsmål, der ikke giver anledning til præciseringer, men som alene er henvisninger til tydelige dele af udbudsmaterialet., Dette vil nemlig ikke være supplerende oplysninger om udbudsmaterialet i henhold til denne bestemmelse.

Ordregiver fastsætter i udbudsmaterialet ofte en frist for, hvornår ansøgere eller tilbudsgivere kan stille spørgsmål. Denne frist er alene vejledende i forhold til, at ordregiver skal have mulighed for at kunne besvare spørgsmålene inden seks-dages-fristen.

Ordregivere kan altså ikke afkorte den periode, hvor virksomhederne kan stille spørgsmål, og må derfor acceptere, at der bliver stillet opklarende spørgsmål helt op til seks dage før ansøgnings- eller tilbudsfristen. Ordregiver kan dog undlade at svare på spørgsmålet, hvis det ikke er fremsendt i tide. Hvorvidt et spørgsmål er ankommet i tide, kommer an på omstændighederne og kan således variere fra situation til situation. Et meget simpelt spørgsmål kan tilbudsgiver forvente, at ordregiver kan besvare meget hurtigt, hvorimod mere komplicerede spørgsmål medfører, at ordregiveren må have spørgsmålet i bedre tid før seks-dages-fristen for meddelelse af supplerende oplysninger.

Ønsker ordregiver at meddele supplerende oplysninger eller dokumenter senere end seks dage inden fristen for afgivelse af tilbud, skal fristen for modtagelse af tilbud forlænges.

Hvornår skal du forlænge din frist, fordi du har besvaret et spørgsmål?