I denne artikel kan du læse om, i hvilke situationer du kan foretage en markedsafdækning og alene indhente ét tilbud, samt om den praktiske fremgangsmåde for markedsafdækningen. Du kan også læse mere om de forvaltningsretlige principper samt hvordan du sikrer tilstrækkelig dokumentation af dit indkøb. Artiklen er del 3 i vores serie om indkøb under tærskelværdierne.
Når du har vurderet, at indkøbet af varer eller tjenesteydelser er under tærskelværdien og ikke har en klar grænseoverskridende interesse, er der forholdsvis frie rammer i forhold til, hvordan indkøbet skal foretages. Du skal dog sikre, at indkøbet foretages på markedsmæssige vilkår, ligesom du skal overholde de almindelige forvaltningsretlige principper. Det betyder, at du som ordregiver skal vurdere dit indkøbsbehov og have et tilstrækkeligt markedskendskab til at afgøre om den, som du tildeler kontrakten til, også er den, der kan levere den bedste vare eller ydelse til den bedste pris.
Udbudsloven beskriver i afsnit V tre metoder, hvorpå du kan foretage dit indkøb på markedsmæssige vilkår:
1. Ved at foretage en markedsafdækning og på baggrund af denne indhente ét tilbud,
2. Ved at indhente to eller flere tilbud, og
3. Ved at annoncere indkøbet på din organisations hjemmeside.
Denne liste er ikke udtømmende, men er forslag til, hvorledes du kan gennemføre et indkøb på markedsmæssige vilkår. Du kan derfor også selv tilrettelægge en indkøbsmetode, der på anden vis sikrer, at indkøbet foretages på markedsmæssige vilkår, f.eks. ved at bruge en fremgangsmåde med forhandling. Denne artikel handler om metoden markedsafdækning og indhentning af ét tilbud.
De forvaltningsretlige principper er regler, som gælder for alle forvaltningsmyndigheder. Principperne indebærer, at når du som en statslig ordregiver foretager indkøb, skal du iagttage principper om saglighed, herunder forbuddet mod varetagelsen af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet. Disse principper har til formål at sikre, at der ikke efter indkøbet og kontraktens indgåelse kan rejses tvivl om din organisations dispositioner som ordregiver. Pligten til at sikre, at indkøbet foretages på markedsmæssige vilkår udspringer netop af det forvaltningsretlige princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
De forvaltningsretlige principper gælder principielt ved alle dispositioner, som offentlige forvaltningsmyndigheder foretager, herunder også ved indkøb. De gælder uanset, om indkøbet sendes i EU-udbud eller ej. Når der er tale om et indkøb af varer og tjenesteydelser under tærskelværdierne og uden en klar grænseoverskridende interesse, får principperne imidlertid en mere selvstændig betydning, da de alene fastsætter rammerne for indkøbet. Så selvom udbudslovens regler i afsnit V om indkøb under tærskelværdierne uden en klar grænseoverskridende interesse formelt kun gælder for indkøb under tærskelværdierne, som overstiger 500.000 kr., gælder de forvaltningsretlige principper og den deraf udspringende pligt til at sikre, at indkøbet foretages på markedsmæssige vilkår, for alle indkøb, som forvaltningsmyndighederne foretager. Da statslige myndigheder er forvaltningsmyndigheder, skal du som en statslig ordregiver følge de forvaltningsretlige principper og reglerne i udbudslovens afsnit V også for indkøb under tærskelværdierne under 500.000 kr.
Formålet med markedsafdækningen er at give dig et godt indblik i markedet og priserne for den vare eller tjenesteydelse, som du skal indkøbe, så du er i stand til at indhente det bedste tilbud. Med dette formål in mente kan du foretage en markedsafdækning på mange måder, da udbudsloven ikke indeholder nogle formkrav for, hvordan du skal gennemføre markedsafdækningen. Omfanget af din markedsafdækning vil bero på en konkret vurdering, men skal stå mål med dit indkøbsbehov og eksisterende kendskab til markedet, som du skal købe ind på. Hvis du allerede kender markedet godt, behøver du altså ikke at foretage en ligeså omfattende markedsafdækning, som hvis du har et mindre eller slet intet kendskab til markedet.
En markedsafdækning kan f.eks. omfatte en benchmarkingundersøgelse, dvs. en undersøgelse af flere potentielle leverandørers produkter. Det kan eksempelvis ske via en internetsøgning efter de relevante produkter eller du kan tage mundtligt kontakt til udvalgte virksomheder eller invitere dem til dialogmøder. Du kan også basere din undersøgelse på dine erfaringer fra et tidligere indkøb.
Når du har opnået et tilfredsstillende kendskab til det pågældende marked og dets priser, skal du indhente et tilbud fra den leverandør, som du vurderer kan tilbyde det bedste produkt eller den bedste ydelse til prisen. Der findes ingen formkrav til en tilbudsindhentning, men Rådgivningsenheden anbefaler at indhente tilbuddet skriftligt ved en opfordringsskrivelse. Denne opfordringsskrivelse kan indeholde nærmere oplysninger om dine behov og krav til anskaffelsen samt oplysninger om de grundlæggende kontraktvilkår, som f.eks. leveringsbetingelser, betalingsbetingelser, kontraktens varighed mv. På den måde sikrer du, at leverandøren kan levere i rette kvalitet og på vilkår, som din myndighed kan acceptere. Du bør i den forbindelse være opmærksom på, at hvis indkøbet angår tjenesteydelser, som skal udføres i Danmark, skal kontrakten indeholde en arbejdsklausul.
Indhentelse af ét tilbud på baggrund af markedsafdækning er den mest simple form for tildeling. Tildeling ved denne fremgangsmåde er typisk også forbundet med lave transaktionsomkostninger, dvs. omkostninger forbundet med at foretage indkøbet. Omkostningerne kan ofte holdes nede, fordi det ikke kræver lang tid eller mange medarbejderressourcer at foretage indkøbet på denne måde frem for eksempelvis en annoncering. Ulemperne er på den anden side, at du risikerer at opnå en højere pris, fordi der alene indhentes ét tilbud, og leverandøren kan derfor prissætte produktet eller ydelserne lidt højere, end hvis denne skulle afgive tilbuddet i konkurrence med andre.
Fremgangsmåden med markedsafdækning og indhentelse af et tilbud kan være fordelagtig for dig, der skal gennemføre et indkøb af begrænset økonomisk værdi på et marked, som du allerede har et godt kendskab til. Det vil også være hensigtsmæssigt at anvende fremgangsmåden, hvis der kun findes én leverandør, som kan levere det ønskede, f.eks. fordi alene en bestemt leverandør vil have mulighed for at levere i rette kvalitet eller til tiden.
Du skal som ordregiver i fornødent omfang kunne dokumentere, at indkøbet er foregået på markedsmæssige vilkår. Det vil være tilstrækkeligt, hvis du udarbejder en kort, skriftlig begrundelse herfor. Rådgivningsenheden anbefaler, at du i et notat, som journaliseres på din sag om indkøbet, beskriver, hvordan du har foretaget din markedsafdækning med en begrundelse for, hvorfor du har valgt at indhente tilbuddet fra den valgte leverandør. Du kan f.eks. beskrive, hvordan du har foretaget markedsafdækningen, hvilke virksomheder, du har undersøgt eller kontaktet og hvorfor du har vurderet, at den valgte leverandør vil kunne levere bedst og billigst.
Rådgivningsenheden stiller skabeloner til rådighed, som du kan bruge til at dokumentere dine overvejelser i forbindelse med dit indkøb. Når du har udfyldt spørgeskemaet, får du et udkast til et notat, som du kan downloade og gemme på din sag. Notatet kan du bruge som dokumentation for de overvejelser, der ligger til grund for valg af indkøbsproces og leverandør. Selvom notatet ikke specifikt omhandler markedsafdækning, kan du til sidst i notatet indsætte et afsnit, som redegør for markedsafdækningen som nævnt ovenfor. Gem korrespondancen med leverandøren til dokumentationsformål på sagen sammen med dit færdige notat.
Gå til spørgeskemaet til overvejelser om indkøb
Opsummering
I denne artikel kom vi ind på reglerne for indkøb af varer og tjenesteydelser under udbudslovens tærskelværdier, der ikke har grænseoverskridende interesse, herunder navnlig hvornår og hvordan du kan gennemføre en markedsafdækning og derefter indhente ét tilbud hos en leverandør. I den forbindelse skal du sammenfattende huske følgende:
Har du spørgsmål til markedsafdækning og indhentning af ét tilbud eller andet, som vedrører dit næste indkøb, kan du få svar og sparring fra en af Rådgivningsenhedens rådgivere på vores hotline 30 35 28 18 eller gennem kontaktmodulet.
Få nyt fra Rådgivningsenheden.
Titel: Gratis rådgivning mandag til torsdag kl. 10.00-16.00. Fredag kl. 10.00-15.00.
Telefon: 30 35 28 18
